Передплата періодичних видань: оформлення, витрати, звітність
ПИТАННЯ: Бюджетна установа планує оформити передплату на періодичне видання журнал «Державний бухгалтер & аудитор» на 2 півріччя. Як оформити підписку і правильно відобразити її в обліку? Чи потрібно оприбутковувати екземпляри журналу, які ми будемо отримувати?
ВІДПОВІДЬ: Під час оформлення передплати слід дотримуватися вимог постанови КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 р. № 117, яка дозволяє здійснювати попередню оплату періодичних видань на строк не більше одного року. Така авансова оплата можлива тільки з дозволу головного розпорядника бюджетних коштів і тільки в межах коштів, запланованих у кошторисі.
Зверніть увагу! Здійснення попередньої оплати на строк не більше одного року при закупівлі періодичних видань можливе за умови їх поставки протягом поточного бюджетного періоду. На це вказує Мінфін у листі від 19.11.2014 р. № 31-04320-13-3-16/29312.
Якщо періодичні видання передплачуються для поточної діяльності (отримання актуальної інформації з метою використання в роботі), то оплата проводиться за КЕКВ 2210 КЕКВ «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар», а якщо для поповнення бібліотечних фондів у бібліотеці, то оплату здійснюють за 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування».
З 1 січня 2015 року бюджетні установи керуються НП(С)БОДС, а також оновленим Планом рахунків та Типовою кореспонденцією, затвердженими наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, які приведено у відповідність з НП(С)БОДС. Розглянемо випадок, коли бюджетна установа оплатила передплату журналу «Державний бухгалтер & аудитор» для використання в поточній роботі.
Для обліку витрат на передплату періодичних видань Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом МФУ від 26.06.2013 р. № 611, передбачено новий субрахунок 851 «Витрати майбутніх періодів». На субрахунку 851 відображають суму здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах. У дебет цього субрахунку спочатку відносять усю суму витрат на передплату, а потім поступово частину витрат відносять до витрат звітного періоду, списуючи на витрати звітного періоду.
Приклад. У березні бюджетна установа, що утримується з місцевого бюджету, оформила передплату на 1 примірник журналу «Державний бухгалтер & аудитор» на II півріччя 2015 року для використання в роботі бухгалтерією. Вартість передплати на півріччя - 240 грн (сума умовна).
У бухгалтерському обліку передплату видання відображають таким чином:
1. Перерахована авансова оплата за періодичне видання: Дт 364 Kт 321 суму 240 грн;
2. Відображено витрати майбутніх періодів: Дт 851 Kт 364 на суму 240 грн;
3. Віднесено до витрат у звітному місяці (у липні 2015 p.): Дт 802 Kт 851 на суму 40 грн (240 грн : 6) і так далі щомісяця.
Слід зазначити, що підставою для віднесення до витрат звітного періоду має бути відповідний первинний документ (приміром, акт наданих послуг).
Дехто з експертів дотримується думки, що віднесення витрат до звітного періоду можливе раз на квартал, але хотілося б знати думку Мінфіну з цього приводу.
У Порядку складання фінансової, бюджетної та іншої звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженому наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44, для відображення витрат майбутніх періодів відведено рядок 205 «Витрати майбутніх періодів» розділу II «Оборотні активи» Активу Балансу (форми № 1). Дебіторської заборгованості (за попередньою оплатою) у цьому випадку ні в Балансі, ні в формі № 7 за І півріччя не буде, оскільки відсутнє дебетове сальдо за субрахунком 364 на дату балансу.