Витрати на проїзд і проживання надав підприємець
Відряджені працівники користуються послугами підприємців й дуже часто виникають питання: які документи мають підтверджувати надання послуг підприємцем та чи виступає підприємство у цьому випадку податковим агентом в частині відображення у звітності сплачених підприємцю коштів за надані послуги?
Зверніть увагу! Без застосування РРО можуть здійснювати готівкові операції платниками єдиного податку II і III груп (фізособи-підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1 000 000 грн.
Оплата послуг з проживання. Якщо відряджений працівник скористався послугами підприємця з проживання, то слід врахувати таке:
- при оплаті готівкою за надані ним послуги з проживання підприємець не може виписувати прибутковий ордер і видавати його корінець як підтвердження проведених готівкових розрахунків;
- готельний рахунок, виписаний підприємцем, без розрахункового документа не може підтвердити понесені витрати у відрядженні;
- для підтвердження витрат, понесених працівником під час відрядження, він має надати, окрім рахунків готелів, проїзних квитків, видаткових накладних, інших первинних документів, також документи, що підтверджують здійснені готівкою чи за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: фіскальні касові чеки, розрахункові квитанції, спрощені розрахункові квитанції, чеки банкомата, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.
Такої позиції щодо підтвердження витрат на проживання у відрядженні, наданих підприємцем, дотримуються й суди (див. Ухвалу Житомирського апеляційного адміністративного суду від 03.07.2014 р. за справою № 806/604/14, Ухвалу ВАСУ від 17.02.2015 р. № К/800/40262/14 за справою № 806/604/14).
Окрім того, абз. 17 ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР називає розрахунковим документом товарний чек, але його форму не встановлено, хоча на практиці його використовують. З тим, що товарний чек (за наявності в ньому усіх обов'язкових реквізитів) може виступати в якості розрахункового документа погоджується й ДПАУ у листі від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515, але він має містити усі обов'язкові реквізити. Однак у роз'ясненні йдеться про товар, а не про послуги.
Послуги з перевезення. Оскільки підприємці надають такі послуги як на приміських маршрутах, так і на міжміських, то відряджені працівники досить часто користуються послугами підприємців-перевізників.
Для пасажира (відрядженого працівника) документом на підставі якого здійснюються регулярні пасажирські перевезення є квиток на проїзд в автобусі. Квиток па проїзд - це документ установленої форми, який підтверджує факт укладення договору перевезення (пп. 10 п. 2 Правила надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджені постановою КМУ від 18.02.1997 р. № 176).
Спеціалісти ДФС у категорії 109.02 «ЗІР» наголошують, що фізособи-підприємці (платники єдиного податку), які здійснюють перевезення пасажирів, не зобов'язані застосовувати розрахункові книжки та книги обліку розрахункових операцій, а повинні видавати відповідні документи за формою, затвердженою наказом Мінтрансзв'язку від 25.05.2006 р. № 503.
Отже, факт надання послуг з перевезення підприємцем-перевізником підтверджуються квитками на проїзд у пасажирському транспорті загального користування за формами, передбаченими Наказом № 503.
Чи потрібно підтверджувати підприємницький статус, якщо послуги з проживання чи перевезення відрядженому працівнику надавав підприємець?
ДФС в одному з останніх роз'яснень говорить про те, що у разі отримання послуг від підприємців-єдинників достатньо на дату виплати доходу перевірити інформацію про них у вищезгаданому реєстрі (категорія 107.12 «ЗІР»).
Коли ж установа лише компенсує витрати працівника на відрядження, податківці вважають, що у формі № 1ДФ не потрібно відображати суму, сплачену підприємцю відрядженим працівником категорії 103.25 «ЗІР»
Отже, установа, яка направила працівника у відрядження, фактично не має ніяких господарських відносин з підприємцем, послугами якого скористався відряджений працівник (він ними скористався як фізособа). Адже установа (юрособа) ніяких договорів з підприємцем не укладала і розрахунків з ним не проводила тобто фактичної виплати нею (нарахування) доходу підприємцю не відбувалося.