Уточнено порядок компенсації витрат у відрядженні
(коментар до наказу Мінфіну від 04.08.2015 р. № 694,
далі - Наказ № 694)
У Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі - Інструкція про відрядження), внесли кілька важливих коректив.
По-перше, із р. І Інструкції про відрядження вилучили п. 4, який зобов'язував вести Журнал реєстрації відряджень, у якому вказували: П.І.Б. працівника, якого направляють у відрядження; місце роботи та посаду; місце відрядження; дату й номер наказу (розпорядження); дату вибуття у відрядження; дату прибуття з відрядження. Виключили й саму форму журналу (додаток до Інструкції). Однак немає сумніву, що, як і у випадку зі скасуванням посвідчення про відрядження, багато установ продовжуватимуть вести такий журнал, особливо якщо це передбачено положенням про відрядження. І це можна зрозуміти.
Адже в установах, де багато відряджень, кадровим службам (бухгалтерії) доводиться відстежувати й відповідність періоду відрядження згідно із наказом його фактичній тривалості й дотримання строків звітування, вести нумерацію авансових звітів і контролювати повернення залишку невикористаного авансу. Тому незалежно від того, чи використовується форма зазначеного журналу, бухгалтерії все одно доведеться вести аналітичну відомість (реєстр або журнал) для реєстрації авансових звітів.
По-друге, п. 7 р. І Інструкції про відрядження доповнили новими абзацами, де прописали, якщо дата на транспортному квитку не збігається із датою прибуття працівника з відрядження то:
- за дозволом керівника береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні, святкові та неробочі дні;
- працівнику компенсують лише витрати на проїзд із місця відрядження до місця постійної роботи, але при цьому за дні затримки не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житла тощо;
- при цьому строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не може перевищувати строків відрядження, установлених постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98 (далі - Постанова № 98).
Тому установам варто внести відповідні корективи в діючі положення про відрядження, але затримка на вихідні береться до уваги тільки за дозволом керівника.
Нагадаємо. Раніше бюджетні установи не відшкодовували вартості таких квитків, оскільки дата транспортного квитка була пізнішою, аніж дата закінчення відрядження згідно із наказом про відрядження.
Але у підкатегорії 103.17 «ЗІР» є роз'яснення, де прописано: «...вартість квитка, в якому дата прибуття/вибуття не збігається з наказом про відрядження найманого працівника, але відшкодована роботодавцем, буде вважатися додатковим благом платника податку та включатися до складу його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу». При цьому аргументує ДФС свій підхід тим, що п. 8 р. І Інструкції про відрядження чітко визначає день вибуття у відрядження та дату прибуття з нього. Тож чекаємо чергового роз'яснення від ДФС.
По-третє, уточнено порядок відшкодування особистих витрат керівників підприємств й установ на найм житла (що перевищують граничні суми, установлені постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98), на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу. До них тепер додали витрати під час відряджень по Україні на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка.
А рішення про відшкодування перелічених витрат для керівників приймають для:
- керівників підприємств і установ - вони особисто самі для себе;
- міністрів і керівників інших центральних органів виконавчої влади - надають Перший віце-прем'єр-міністр і віце-прем'єр-міністри згідно з розподілом функціональних повноважень. Раніше його надавали, особи, які направили керівників у відрядження, і поширювалася ця норма на осіб керівного складу, визначених постановою КМУ від 11.12.1992 р. № 698