Видача коштів під звіт: основні правила
Правило 1. Готівкові кошти згідно з п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Положення № 637) надають під звіт на:
- закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, - на строк не більше 10 робочих днів;
- інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше 2 робочих днів (включаючи день видачі готівки);
- витрати у відрядженні, граничні терміни звітування за якими визначено пп. 170.9.2 і пп. 170.9.3 ПКУ.
Якщо підзвітній особі одночасно видали готівку як на відрядження, так і для вирішення в ньому виробничих (господарських) питань то строк, на який видана готівка під звіт, може бути продовжено до завершення терміну відрядження (абз. 3 п. 2.11 Положення № 637). Детальніше про строки звітування див. в консультації "Строки звітування за видані під звіт кошти".
Правило 2. Готівкові кошти видаються під звіт для:
- витрат у відрядженні - працівникам установи;
- виконання окремих цивільно-правових дій за дорученням керівника установи - працівникам установи чи іншим фізособам.
З п. 3.5 Положення № 637 випливає, що фізособам (не працівникам) теж можуть видаватися кошти для виконання окремих цивільно-правових дій за дорученням, але в цих випадках готівку краще видавати за видатковим касовим ордером і перед видачею коштів під звіт - оформити договір-доручення на виконання таких дій.
Правило 3. Видавати готівку під звіт відповідній особі дозволено - за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми (абз. 4 п. 2.11 Положення № 637).
Правило 4. Для готівкових кошти, що видаються під звіт, або компенсуються на підставі авансового звіту постановою Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 р. № 210 (далі - Постанова № 210) передбачені обмеження, які:
- не поширюються у разі використання коштів, виданих під звіт на витрати у відрядженні (абз. 3 п. 2.3 Положення № 637);
- поширюються на випадки придбання працівником чи фізособою (за дорученням установи) товарно-матеріальних цінностей у іншого підприємства (підприємця) за готівку (у т. ч. за власні кошти), які діяли від імені підприємства (фірми) й з метою забезпечення його потреб, що підтверджують документи виписані на ім'я підприємства-доручителя. Така операція може бути здійснена готівкою у межах 10 000 грн (див. лист НБУ від 30.01.2014 р. № 27-011/3958).
Правило 5. Особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані надати авансовий звіт в строки встановлений пп.пп. 170.9.2-170.9.3 ПКУ з урахуванням термінів, на які видали готівку відповідно до п. 2.11 Положення № 637.
Правило 6. До авансового звіту додають підтвердні документи. Витрати у відрядженні можуть підтвердити тільки розрахункові документи.
Правило 7. Надміру витрачені кошти та суми понаднормових добових (у сумі, що перевищує граничні розміри, визначені пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ) підлягають оподаткуванню ПДФО (з застосуванням негрошового коефіцієнта з пп. 164.5 ПКУ) і військовим збором.
Особливості використання коштів з особистої картки і КПК
Готівку, зняту з застосуванням ОПК чи КПК, використовують за призначенням без оприбуткування в касі. Особи, що отримали готівку з застосуванням ОПК чи КПК повинні в установлені строки до бухгалтерії підприємства:
- подати авансовий звіт разом із підтвердними документами в порядку, передбаченому для підзвітних осіб;
- надати до нього документи про одержання готівки з застосуванням ОПК чи КПК: чек банкомата, копія видаткового ордера, довідка за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо;
- повернути залишок невикористаної готівки, виданої під звіт, - до подання авансового звіту чи разом з ним.
Якщо особа, яка отримала готівку з застосуванням ОПК чи КПК, не надала до звіту документ, що підтверджує зняття готівки, то Міндоходів вважає, що посадова особа підприємства (бухгалтер) зобов'язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку.