Оформлення результатів інвентаризації
Для відображення результатів інвентаризації бюджетні установи застосовують типові форми, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572. Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов'язань і даними бухгалтерського обліку, наведені в звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання відображаються у протоколі, що складається інвентаризаційною комісією після закінчення інвентаризації.
У протоколі відповідно до п. 1 р. IV Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі - Положення № 879) наводять:
- причини нестач, втрат, лишків;
- пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці;
- пропозиції щодо списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей;
- причини та вжиті заходи щодо запобігання таким втратам і нестачам;
- іншу інформацію, що є суттєвою для прийняття рішень щодо визнання і оцінки активів і зобов'язань та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.
Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.
Слід зазначити, що Інструкцією № 90 для бюджетних установ раніше не було передбачено можливості взаємозаліку лишків та недостач, що утворилися через пересоритицю. Тож тепер ці питання врегульовано.
Відповідно до п. 4 р. IV Положення № 879 виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов'язань і даними бухгалтерського обліку регулюються в такому порядку:
- виявлені лишки основних засобів, нематеріальних активів підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів майбутніх періодів (доходів спецфонду бюджетної установи);
- виявлені в лишках цінні папери, грошові кошти, їх еквіваленти та інші оборотні матеріальні цінності, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу звітного періоду підприємства (доходу спецфонду бюджетної установи);
- нестача запасів у межах установлених норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списується за розпорядженням керівника на витрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після взаємозаліку нестач цінностей і лишків внаслідок пересортиці (за відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму);
- нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства, у разі якщо винні особи не встановлені, вони зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.
Згідно з п. 5 р. IV Положення № 879 взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці допускається тільки щодо запасів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той самий період, що перевіряється, та в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи.
Слід зазначити, що міністерства та інші органи виконавчої влади для підвідомчих підприємств і установ можуть встановлювати порядок, за яким залік допускається тільки для однієї і тієї самої групи запасів, які схожі за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (у разі відпуску їх без розпаковки тари).
До речі, Інструкція № 90 не містила норми щодо заліку пересортиці.
Якщо вартість нестач і лишків запасів при взаємозаліку внаслідок пересортиці не співпадає, то:
- коли вартість нестачі запасів більше вартості надлишку запасів, різниця вартості повинна бути віднесена на винних осіб;
- якщо вартість лишку запасів більша порівняно з вартістю нестачі запасів, що утворилася внаслідок пересортиці, перевищення відноситься на збільшення даних обліку відповідних запасів та доходів.
Якщо особи, винні в пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу витрат у порядку, визначеному п. 4 р. IV Положення № 879. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії повинні зазначаються причин, з яких різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.
Про бухгалтерський облік операцій по урегулюванню інвентаризаційних різниць читайте в консультації "Нестача необоротних активів, виявлена при інвентаризації: відшкодування й облік".