Облік періодичних видань у бюджетній установі
Відповідно до постанови КМУ "Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти" від 23.04.2014 р. № 117 розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів з 25.11.2015 р. можуть здійснювати попередню оплату періодичних видань на наступний рік.
снення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти" від 23.04.2014 р. № 117 розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів з 25.11.2015 р. можуть здійснювати попередню оплату періодичних видань на наступний рік.
Для того, щоб правильно відобразити в бухобліку оплату періодичних видань, треба з'ясувати, з якою метою проводить установа передплату періодики.
Відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, періодичні видання оплачують:
- за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» - у разі придбання періодичних видань для поточної діяльності;
- за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» - у разі поповнення бібліотечних фондів.
У разі проведення передплати періодичних видань для поповнення бібліотечних фондів їх обліковують у складі бібліотечних фондів на субрахунку 112, а якщо періодику придбали для поточної діяльності, то її вартість відносять на фактичні видатки (лист Мінфіну від 03.06.2015 р. № 31-11420-08-10/18126).
Нагадаємо, що для обліку сум здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню, на витрати в майбутніх звітних періодах призначено субрахунок 851 «Витрати майбутніх періодів». Витрати відносять систематично (щомісячно або щоквартально) до звітних періодів у порядку, визначеному обліковою політикою установи.
Розглянемо на прикладах відображення в бухобліку оплати періодики а рахунок загального фонду.
Таблиця
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| І | Ситуація 1. Бюджетна комунальна установа оплатила періодичне видання (журнал) на 2016 рік через Укрпошту, вартістю - 876 грн, оформлення передплати - 4 грн, доставка - 23 грн (суми умовні) | |||
| 1 | Перераховано оплату на періодичні видання на підставі договору й рахунку (876 грн + 4 грн + 23 грн) | 364 | 321 | 903,00 |
| 2 | На підставі одержаних квитанцій (абонементу) віднесено на витрати майбутніх періодів | 851 | 364 | 903,00 |
| 3 | Списано на фактичні видатки щоквартально вартості отриманої періодики | 802 | 851 | 225,75 |
| II | Ситуація 2. Бібліотека оплатила періодичне видання (газету) для бібліотечного фонду на 2016 рік вартістю -1875 грн, оформлення передплати - 4 грн, доставка - 23 грн (суми умовні) | |||
| 1 | Перераховано передплату за періодичні видання для поповнення бібліотечного фонду | 364 | 321 | 1 875,00 |
| 2 | Оплачено оформлення передплати та доставку (4 + 23) | 364 | 321 | 27,00 |
| 3 | Відображено витрати на придбання необоротних активів | 142 | 364 | 1 875,00 |
| Водночас відображаються фактичні видатки | 801,802 | 402 | 1 875,00 | |
| 4 | Відображено витрати на придбання необоротних активів | 142 | 364 | 27,00 |
| Водночас відображаються фактичні видатки | 801,802 | 402 | 27,00 | |
| 5 | Зарахування до складу бібліотечних фондів на підставі акта приймання-здавання видань в кінці 2016 року (1875 + 27) | 112 | 142 | 1 902,00 |
| Одночасно відображають зміни в капіталі | 402 | 401 | 1 902,00 | |
| * Бюджетною установою може бути передбачене щомісячне віднесення фактичних витрат на витрати поточного звітного періоду | ||||
Облік у бібліотеці. Основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її назва (п. 3.3 Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22, далі - Інструкція № 22).
Журнальні та газетні видання підлягають обліку в Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду. Записи до цієї книги про надходження газетних видань заносяться на підставі річного підсумкового акта приймання-здавання видань (без зазначення ціни). Записи про надходження журнальних видань заносяться щомісяця без зазначення ціни (п. 5.5 Інструкції № 22).
Надходження журнальних видань до бібліотеки фіксують у картках обліку журналів (додаток 6), а газетних видань - у картках обліку газет (додаток 7).