Як підтвердити понесені витрати при
придбанні електронного квитка
Витрати, понесені у відрядженні, мають підтверджуватися відповідними документами, перелік яких наводять на зворотному боці Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складеного за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. Зважаючи, що такі документи підтверджують витрати коштів, виданих під звіт, то вони повинні мати статус розрахункових документів.
Відповідно ст. 1 Закону України від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР розрахунковим документом є документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну. Які саме розрахункові документи можуть підтвердити оплату проїзду залізничним транспортом визначено розд. 13 Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614. Так згідно з п. 13.1 цього Положення розрахункові документи для залізничного транспорту - це проїзні та перевізні документи, бланки яких виготовлені друкарським, а окремі реквізити заповнюються з використанням автоматизованих систем керування або ручним способом при проведенні розрахункових операцій.
Форму та зміст електронних документів для проїзду й перевезення залізничним транспортом встановлено розд. V Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.13 р. № 331/137 (далі - Порядок № 331/337). Серед основних термінів, визначених цим Порядком:
- електронний проїзний (перевізний) документ - електронний документ, сформований відповідно до Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.03 р. № 851-IV за допомогою програмно-апаратного комплексу по оформлення електронних проїзних і перевізних документів (ПАК ЕПД ПП), який є договором на перевезення пасажира (багажу);
- посадочний документ, який і є візуальною, формою електронного проїзного документа, що роздруковується на паперовому носії або зберігається як сукупність електронних даних.
Посадочний документ, перевізний документ, документ на документ на послуги, документ на повернення, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками) згідно з п. 5.6 Порядку № 331/337. При цьому обов'язковим елементом візуальної форми електронного проїзного (перевізного) документа є його унікальний код.
Тому якщо працівник придбав через офіційний сайт Укрзалізниці електронний квиток на проїзд, оплативши його з використанням платіжної картки, то роздрукований ним посадочний документ і є підставою для проїзду (без звернення до каси) й одночасно розрахунковим документом. У разі використання електронного проїзного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (п. 12 розд. II. Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59).
Але Укрзалізниця пропонує ще один поширений варіант - замовлення транспортних квитків, що передбачено інструкцією з придбання електронних квитків, оприлюдненою на сайті Укрзалізниці. Він полягає в тому, що формується бланк замовлення, яке не дає права на проїзд, а підлягає обов'язковому обміну на проїзний документ (квиток) у залізничні касі. Такий бланк замовлення не є розрахунковим документом і не може підтвердити понесені витрати на оплату проїзду. У цьому випадку документом, що підтверджує витрати на проїзд є саме проїзний документ, який слід викупити у залізничній касі до встановленої дати.