КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
15.12.2015 N 7/3
Про забезпечення взаємодії із ЗМІ та громадськими організаціями
та супровід галузевого веб-порталу "Архіви України"
Державної архівної служби та власних офіційних
веб-порталів спеціальних установ СФД,
державних архівних установ
(Рішення введено в дію Наказом
Державної архівної служби України
N 190 від 24.12.2015)
Заслухавши і обговоривши інформацію заступника директора департаменту - начальника відділу міжнародного співробітництва та зв'язків з іншими установами департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву Прилепішевої Ю. А. про забезпечення взаємодії із ЗМІ та громадськими організаціями та супровід галузевого веб-порталу "Архіви України" Державної архівної служби та власних офіційних веб-сайтів спеціальних установ СФД, державних архівних установ, колегія констатує, що питання забезпечення ефективності та прозорості діяльності Укрдержархіву, Державного департаменту СФД, державних архівних установ, спеціальних установ СФД за допомоги інформаційної відкритості перебуває під постійним контролем з боку керівництва Укрдержархіву та здійснюється відповідно до нормативно-правових актів та доручень Уряду в цій сфері.
У 2015 р. відбулося три спільних засідання громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві, організовано електронні консультації з громадськістю з обговорення проектів нормативно-правових актів, розроблених Укрдержархівом.
На спільних засіданнях члени громадської та науково-експертної рад розглянули 4 законопроекти, проект однієї постанови Кабінету Міністрів та проекти двох наказів Мін'юсту, проект річного плану заходів Укрдержархіву з реалізації у 2015 році Стратегії державної політики сприяння розвитку громадянського суспільства в Україні.
Рівень пропозицій, які надавалися громадською та науково-експертною радами при Державній архівній службі під час обговорення проектів нормативно-правових актів, є достатньо високим.
Усі протоколи спільних засідань громадської та науково-експертної рад, звітні матеріали про проведення консультацій з громадськістю оприлюднено на офіційному веб-порталі Державної архівної служби у рубриці "Громадянське суспільство і влада".
Керівництво та відповідальні працівники Укрдержархіву, державних архівних установ брали участь у заходах за участі громадськості: круглих столах "Імплементація Закону України "Про доступ до публічної інформації": міжнародні зобов'язання, поточні виклики та законодавчі ініціативи", "Відкриті архіви: законодавче регулювання доступу до документів з архівів комуністичних спецслужб", "Інформаційно-комунікативні ресурси просування українських цінностей в умовах інформаційної агресії", позачерговому VII з'їзді Спілки архівістів України, експертній зустрічі "Актуальні питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", інших заходах.
9 липня 2015 р. в Укрдержархіві відбулося повторне громадське обговорення проекту постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію" та відкрита зустріч зі студентами Київського Національного університету ім. Тараса Шевченка та громадськістю на тему: "Збережена пам'ять - відкрите суспільство".
28 квітня Голова Укрдержархіву відвідала Урядовий контактний центр, де ознайомилася з роботою Центру, поспілкувалася з фахівцями та відповіла на актуальні звернення громадян.
30 червня Голова Укрдержархіву та 22 вересня заступник Голови Укрдержархіву взяли участь у прямій телефонній лінії Кабінету Міністрів України та надали відповіді на звернення громадян.
До складу дорадчих органів НДІ мікрографії, ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДАМЛМ, ЦДНТА, ЦДАЗУ, ЦДЕА, держархівів Волинської, Дніпропетровської, Житомирської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей та м. Києва включено представників інститутів громадянського суспільства.
Взаємодія з засобами масової інформації та громадськістю відбувається відповідно до квартальних, місячних та тижневих планів найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації та участі у їх проведенні громадськості.
Для забезпечення оперативного реагування на інформацію, розміщену у ЗМІ про діяльність Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД, щотижня здійснюється відповідний моніторинг.
У 2015 р. до Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД інформаційні запити та скарги від представників засобів масової інформації на неналежний розгляд їх запитів не надходили.
У поточному році за участі Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД вийшло понад 230 телесюжетів та телепередач (на 50 % більше, ніж минулого року), 191 радіосюжет та радіопередача (на 37 % більше, ніж 2014 року), підготовлено 13 документальних фільмів, опубліковано у друкованих періодичних ЗМІ 391 статтю (на 40 % більше, ніж 2014 року), сталим є показник розміщення у стрічках новин інформаційних агентств та в електронних ЗМІ інформаційних повідомлень - понад 350.
Голова Укрдержархіву брала участь у передачі "Під контролем" УР 1, "Державні архіви" телепрограми "Уряд на зв'язку з громадянами" Першого національного телеканалу, у прямому ефірі програми "Громадська приймальня" ТК "Київ"; заступник Голови у церемонії відкриття в ЦДАГО виставок документів, присвячених 70-й річниці перемоги над нацизмом у Європі та 70-й річниці створення Організації Об'єднаних Націй.
Діяльність Укрдержархіву та державних архівних установ висвітлювалась в ефірі телеканалів "Перший національний", "Культура", "Київ", БТБ, УТР, "Еспресо.TV", ТСН, "Громадське ТБ", "1+1", ZIK, ОДТРК "Лтава", "ВТВ плюс".
Взаємодія спеціальних установ СФД із ЗМІ та громадськими організаціями носить обмежений характер, що пояснюється специфікою їхньої діяльності. Основна форма інформування про їх діяльність - розміщення відповідної інформації на власному веб-сайті та публікація фахових статей у науково-технічних журналах, збірниках матеріалів наукових конференцій певної тематики.
Питання забезпечення взаємодії із засобами масової інформації та громадськістю раз на рік розглядаються на засіданнях колегій державних архівних установ та НТР Державного департаменту СФД.
Прикладом організації взаємодії зі ЗМІ та громадськістю 2015 р. є ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ, держархіви Волинської, Закарпатської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Рівненської, Херсонської, Хмельницької та Чернігівської областей.
Тематика інформацій про діяльність Укрдержархіву, державних архівних установ та спеціальних установ СФД є досить різноманітною та цікавою, більшість інформацій підготовлено на достатньо високому професійному рівні.
Офіційний веб-портал Укрдержархіву, офіційні веб-сайти Державного департаменту СФД та державних архівних установ є ефективними інструментами для громадян та організацій в отриманні публічної та суспільно значущої інформації, у забезпеченні їхніх потреб на отримання електронних послуг, є ефективним майданчиком для комунікації архівістів з користувачами ретроспективної архівної інформації. Розміщення цієї інформації у мережі Інтернет суттєво знижує навантаження на працівників відповідних структурних підрозділів з надання відповідей на окремі інформаційні запити та створює умови для переходу до електронного урядування, забезпечує надання представникам громадськості інформаційних та інших послуг.
Офіційний веб-портал Укрдержархіву має україномовну, англомовну та російськомовну версії. Станом на грудень 2015 р. обсяг офіційного веб-порталу Укрдержархіву збільшився до 21 ГБ.
У порівнянні з 2014 роком кількість відвідувачів на добу збільшилась до 3 тис. Кількість відвідувань за рік становить близько 900 тис.
Цільовою аудиторією офіційного веб-порталу є громадяни України (60 % усіх відвідувачів порталу) та інших країн світу (понад 120 країн світу).
У 2015 р. на офіційному веб-порталі Укрдержархіву розміщено нові рубрики: "Очищення влади", "Захист інформації", "Україна у Другій світовій війні", "Незалежна, соборна! Держава, що об'єднує (архівні документи)".
Станом на грудень 2015 р. на офіційному веб-порталі Укрдержархіву функціонує 41 тематична рубрика. Інформація про основні іміджеві заходи, розміщена у рубриках "Новини", "Анонси" та "Прес-центр", супроводжується фотоматеріалами, прес-релізами, у разі потреби, афішами, буклетами, відео- та аудіоматеріалами.
Укрдержархівом проаналізовано рівень їх інформаційної відкритості веб-сайтів державних архівних установ та Державного департаменту СФД.
З 2011 р. за результатами перевірки державних архівних установ обласними управліннями Держспецзв'язку було призупинено інформаційне наповнення офіційних веб-сайтів ЦДІАЛ (має відновити роботу у січні 2016 р.) та Держархіву Вінницької області, тому при оцінюванні їх показники не враховувались. Також не враховувались показники інформаційної відкритості власних офіційних веб-сайтів держархівів території зони АТО Донецької та Луганської областей та тимчасово окупованої території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя.
Спеціальну панель для користувачів з вадами зору з можливістю обрання шрифтів та кольорів сайту створено на офіційних веб-сайтах ЦДЕА, Одеської, Рівненської, Харківської, Чернівецької областей. Змінено дизайн та технічні параметри веб-сайту Держархіву Дніпропетровської області.
До кінця поточного року ЦДЕА планує забезпечити доступність інформації офіційного веб-сайту архіву для користувачів з вадами слуху.
Число відвідувань на добу власних офіційних веб-сайтів державних архівних установ у середньому збільшилося до 200 осіб на добу, обсяг розміщеної інформації на 50 - 80 %. За результатами проведеного аналізу, найчастішими відвідувачами цих сайтів є громадяни Росії, Білорусі, США, Ізраїлю, Канади, країн ЄС.
Англомовну версію веб-сайтів мають УНДІАСД, ЦДАГО, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДКФФА, ЦДАЗУ, ЦДЕА, держархіви Волинської, Дніпропетровської, Запорізької, Київської, Кіровоградської, Львівської, Одеської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської областей та м. Києва, російськомовну - УНДІАСД, ЦДАГО, ЦДКФФА, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДЕА, держархіви Волинської, Запорізької, Кіровоградської, Одеської, Полтавської, Сумської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської областей та м. Києва.
Результати оцінювання інформаційної відкритості показують, що на власних офіційних веб-сайтах державних архівних установ найбільш представлена інформація про їх основну діяльність, фонди та довідковий апарат, літературу про архів, архівні установи області, публікації на порталі, новини. Архівісти забезпечують постійний зв'язок з громадськістю шляхом розміщення на власних офіційних веб-сайтах держархівів оголошень про проведення інформаційних заходів та графіків роботи читальних залів, столів довідок, зразків заяв.
Практично всі держархіви мають на головній сторінці власних офіційних веб-сайтів рубрики "Архів новин", "Корисні посилання", "Карта порталу", "Інтернет приймальня", "Галузеві програми", "Регуляторні акти", "Інформуємо громадськість", "Архіви у ЗМІ", "Доступ до публічної інформації", "Інформуємо громадськість" або консультативну сторінку "Звернення громадян".
Електронні форми звітних документів та планів роботи (звіти та плани організаційної роботи, інше) розміщенні на власних офіційних веб-сайтах УНДІАСД, ЦДНТА, ЦДАЗУ, ЦДЕА, ЦДАЗУ, держархівів Волинської, Закарпатської, Запорізької, Львівської, Івано-Франківської, Кіровоградської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Сумської, Харківської, Херсонської Черкаської, Чернівецької областей.
Не розміщується звітна інформація на офіційному веб-сайті Держархіву Житомирської області.
"Зворотній зв'язок" мають власні офіційні веб-сайти УНДІАСД, ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДКФФА, ЦДНТА, ЦДЕА, держархіви Волинської, Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей та м. Києва.
У більшості офіційних веб-сайтів державних архівних установ наявний контекстний пошук по всій текстовій інформації, розміщеній на сайтах.
Власні сторінки в соціальних мережах для активного спілкування з представниками громадськості та інститутами громадянського суспільства, засобами масової інформації мають ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, ЦДНТА, ЦДЕА, держархіви Дніпропетровської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської областей.
Активно впроваджується у практику виконання звернень фізичних та юридичних осіб, що надійшли до держархівів електронною поштою, зокрема виконання запитів соціально-правового характеру, тематичних запитів, замовлення справ для роботи у читальних залах.
Слід відмітити, що потребують приведення до вимог законодавства "про декомунізацію" назви окремих рубрик та виставок он-лайн, розміщених на офіційних веб-сайтах державних архівів. Так, практично 50 % сайтів мають рубрику "Велика Вітчизняна Війна 1941 - 1945 років".
Обов'язковою законодавчою вимогою є розміщення на веб-сайтах інформації про боротьбу з корупцією, і ця вимога виконується, але досить формально. На всіх сайтах є розділи "Запобігання корупції" або з подібною назвою. На власних офіційних веб-сайтах рубрика "Очищення влади" представлена на веб-сайтах ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, ЦДЕА, держархівів Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Полтавської, Рівненської, Тернопільської, Харківської, Хмельницької, Черкаської областей.
90 % власних офіційних веб-сайтів державних архівних установ мають дати оновлення рубрик.
Практикою стає розміщення іміджевих відео та фото до новин про проведені інформаційні заходи.
Спеціальні установи СФД власних офіційних веб-сайтів не мають. Інформація про спеціальні установи представлена на веб-сайті Державного департаменту СФД.
Протягом поточного року на власному офіційному веб-сайті Державного департаменту СФД розміщені нові рубрики "Очищення влади", "Прийняті нормативно-правові акти та нормативні документи".
Сайт Державного департаменту СФД має російсько- та англомовну версії. Обсяг сайту збільшився майже на 70 % і становить 194 МБ (2014 - 111 МБ). Рівень відвідування сайту у порівнянні з 2014 роком зріс практично на 50 %.
На власному офіційному веб-сайті Державного департаменту СФД діє рубрика "Інтернет-приймальня", яка виконує функцію зворотнього зв'язку. Для активного спілкування з громадянами заступник директора Департаменту має власну сторінку у соціальній мережі "Facebook". Проводяться відеоконференції зі спеціальними установами СФД.
Власний офіційний веб-сайт НДІ мікрографії має російську версію, обсяг його інформації збільшився у порівнянні з початком 2015 р. на 20 МБ, кількість відвідувань становить в середньому 9 відвідувань на добу.
Залишається відкритим питання запровадження автоматизованих систем з функцією пошуку та можливості отримання он-лайн послуг та сервісів для відвідувачів.
З метою підвищення рівня активності взаємодії із засобами масової інформації та громадськістю та інформаційної відкритості офіційних веб-сайтів Укрдержархіву, спеціальних установ СФД та державних архівних установ у 2016 році колегія вирішила:
1. Взяти до відома інформацію заступника директора департаменту - начальника відділу міжнародного співробітництва та зв'язків з іншими установами департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву Прилепішевої Ю. А. про забезпечення взаємодії із ЗМІ та громадськими організаціями та супровід галузевого веб-порталу "Архіви України" Державної архівної служби та власних офіційних веб-сайтів спеціальних установ СФД, державних архівних установ.
2. Відділу міжнародного співробітництва та зв'язків з іншими установами департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю. А.) забезпечити:
1) участь керівництва Укрдержархіву у роботі прямої телефонної лінії Кабінету Міністрів України, згідно з графіком, затвердженим Прем'єр-міністром України (2016 рік);
2) інформаційно-комунікаційне супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію із засобами масової інформації Укрдержархіву та надання методичної допомоги в цьому напрямку державним архівним установам та спеціальним установам СФД (постійно);
3) контроль за своєчасним оновленням інформації рубрик офіційного веб-порталу Укрдержархіву;
4) надання методичної допомоги спеціальним установам СФД та державним архівним установам щодо інформаційного наповнення та супроводу власних веб-сайтів;
5) спільно з ЦДЕА (Ковтанюк Ю. С.) вирішити питання щодо розміщення інформації офіційних веб-сайтів Державного департаменту СФД та НДІ мікрографії на офіційному веб-порталі Укрдержархіву (до кінця першого півріччя 2016 р.).
3. Державним архівним установам:
1) вжити заходів з модернізації сайтів та приведення їх у відповідність до сучасних технічних вимог, зробивши їх зручними для користування та пошуку інформації;
2) продовжити роботу зі створення особистих сторінок державних архівних установ або їх керівництва у соціальних мережах для забезпечення комунікаційного зв'язку з громадськістю;
3) привести у відповідність до вимог законодавства "про декомунізацію" назви окремих рубрик та виставок он-лайн, розміщених на офіційних веб-сайтах;
4) посилити контроль за виконанням вимог Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів Укрдержархіву із засобами масової інформації, затвердженого наказом Укрдержархіву від 27 травня 2014 р. N 63, у частині своєчасного подання відповідної інформації до Укрдержархіву;
5) забезпечити контроль за інформаційним наповнення змісту теле- та радіопередач, публікацій у друкованих та електронних ЗМІ, підготовлених за участі державних архівних установ.
Голова колегії, Голова Державної архівної служби Т. І. Баранова
Секретар колегії А. В. Кіслова