Использование корпоративной карточки
работниками предприятия: что в учете
На сегодняшний день платежные системы приобретают все больше популярности среди потребителей, поскольку они предоставляют им большое количество удобных и доступных платежных средств.
Большинство правоотношений в платежной системе имеют частноправовой характер и возникают на основании соответствующих договоров. Так, в частности, данные правовые отношения возникают: между эмитентом электронного платежного средства (банком) и/или эквайером1 и платежной организацией или между эмитентом и пользователем электронного платежного средства.
Все чаще эти частно-правовые отношения отягощены иностранным элементом, поскольку много платежных систем имеют международную и даже порой глобальную сеть. Дополнительно эти частноправовые отношения регулируются и контролируются Национальным банком Украины (НБУ).
Общие правила использования корпоративных карточек
Виды платежных карточек и правила пользования ими установлены Законом о платежных системах и Положением N 705.
Платежная карточка - электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, используемое для инициации перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления средств со своих счетов на счета других лиц, получения средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором (п. 1.27 ст. 1 Закона о платежных системах).
Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию платежных карточек (эмитент), имеет право предоставлять физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, личные платежные карточки, а субъектам хозяйствования - корпоративные платежные карточки (п. 2 разд. II Положения N 705).
Особенность корпоративной карточки заключается в том, что она является именной - эмитируется на доверенное лицо владельца картсчета и дает такому лицу возможность распоряжаться средствами, которые находятся на счете в банке, к которому эмитирована эта платежная карточка (так называемый корпоративный счет).
Статьей 1 Закона о платежных системах определено, что держатель электронного платежного средства - физическое лицо, которое на законных основаниях использует электронное платежное средство для инициирования перевода средств с соответствующего счета в банке или осуществляет другие операции с применением указанного электронного платежного средства.
Порядок открытия, использования и закрытия счетов, операции по которым могут осуществляться с помощью электронных платежных средств, определен Инструкцией N 492. Однако в этой Инструкции не установлен порядок назначения и смены держателя электронного платежного средства.
Но, Положением N 705 установлено, что эмиссия электронных платежных средств осуществляется банками на основании заключенного в письменной форме договора и правил пользования электронным платежным средством.
Таким образом, в условиях договора можно определить держателя корпоративной платежной карточки - доверенное лицо организации, на имя которого будет изготовлена корпоративная платежная карточка, и которое на законных основаниях сможет использовать платежную карточку для инициирования перевода денег с соответствующего счета в банке или осуществлять другие операции с ее применением.
Если в договоре держатель карточки явно указан, то передача корпоративной карточки другому лицу не допускается без внесения изменений в такой договор. В случае, когда держатель электронного платежного средства явным образом в договоре не прописан, такой держатель может быть назначен приказом по предприятию.
Если у предприятия несколько доверенных лиц, которым можно доверить использование средств через корпоративные платежные карточки, то банк выдает несколько корпоративных платежных карточек. При этом операции по нескольким карточкам могут отражаться на одном картсчете.
В случае увольнения держателя корпоративной карточки владелец карточного счета обязан в течение трех банковских дней предоставить в банк информацию о таком увольнении и оформить поручение на перечисление остатка средств с карточного субсчета держателя на свой текущий счет.
Также предприятию нужно самостоятельно урегулировать вопрос хранения корпоративных карточек в перерывах между ее использованием, так как в нормативных документах он не освещен. Как правило, корпоративные карточки хранятся на предприятии вместе с кассовыми документами и выдаются доверенным лицам (держателям) в случае необходимости, но могут и постоянно находится у доверенных лиц.
Общие правила документооборота по операциям с использованием платежных карточек установлены в разд. VII Положения N 705.
Так, операции пользователей электронных платежных средств должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников операции, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежной системы (п. 3 разд. VII Положения N 705).
Документы по операциям с использованием электронных платежных средств имеют статус первичного документа и могут быть использованы во время урегулирования спорных вопросов (п. 4 разд. VII Положения N 705).
Документы по операциям с использованием электронных платежных средств должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- идентификатор эквайра и торговца или другие реквизиты, позволяющие их идентифицировать;
- идентификатор платежного устройства;
- дату и время осуществления операции;
- сумму и валюту операции;
- сумму комиссионного вознаграждения;
- реквизиты электронного платежного средства, которые разрешены правилами безопасности платежной системы;
- вид операции;
- код авторизации или другой код, идентифицирующий операцию в платежной системе.
Правила платежных систем и/или внутрибанковские правила могут предусматривать также другие дополнительные реквизиты документов по операциям с использованием электронных платежных средств.
Банки обязаны в порядке и сроки, установленные договором, предоставлять владельцам счетов выписки о движении средств на их счетах по операциям, которые выполнены пользователями электронных платежных средств.
Ежемесячная выписка о платежных операциях по договору должна предоставляться бесплатно. Более того, такие выписки могут присылаться по почте, по электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и прочее.
Зачисление и пополнение карточного счета осуществляется:
- для юридических лиц - с текущего счета и за счет предоставленного кредита; за счет наличных средств, которые вно^ сятся в установленном порядке в кассу банка
- для частных предпринимателей - со счетов других физических и юридических лиц по их поручению; за счет собственных средств.
В случае пополнения корпоративного счета наличными работник, который осуществил пополнение, обязан отчитаться за внесенные на счет денежные средства, как за собственные (чтобы получить компенсацию понесенных расходов), так и за полученные под отчет (как подотчетное лицо).
Использование корпоративных карточек в командировке
Учитывая специфику корпоративных карточек, активнее всего они используются для финансирования расходов на командировки. В частности, пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины к таким расходам относит расходы на:
- проезд (включая перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
- оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений;
- оплату телефонных разговоров;
- оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов;
- суточные расходы (на питание и финансирование других собственных нужд физического лица).
Все указанные расходы должны быть подтверждены документально (кроме суточных расходов) в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов (при наличии посадочного талона) и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и тому подобное.
Как было отмечено ранее, согласно разд. VII Положения N 705, операции пользователей корпоративных карт должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции Но такие документы могут быть оформлены и/или напечатаны на другом языке по договоренности сторон в соответствии с законодательством Украины или если платежное устройство дает пользователю техническую возможность выбора языка.
Бумажные документы по операциям с использованием корпоративных карт могут не оформляться по месту проведения, если расчеты за товары (услуги) осуществляются пользователем на небольшие суммы в транспорте и в других местах массового обслуживания физических лиц, требующих быстрого обслуживания (абзац 4 п. 3 разд. VII Положения N 705).
В случае оплаты расходов за проживание в гостинице нескольких командированных лиц одной корпоративной платежной карточкой, Минфин в Письме N 31-07250-06-29/19 рекомендует, чтобы оригиналы подтверждающих документов фактических затрат содержали конкретную информацию относительно каждого командированного работника, а именно: фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата, сроки проживания в гостинице указанных лиц, стоимость снятых ими номеров отеля; виды и стоимость включенных в квитанцию (счет) расходов. Оригинал квитанции (счета) по понесенным расходам без определения указанных реквизитов не может быть принят к отчету об использовании средств, выданных на командировку.
Учитывая такой подходом контролирующих органов к данному вопросу, рекомендуем перед командировкой издать приказ, в котором уполномочить работника - держателя карточки оплатить стоимость проживания в гостинице группы работников предприятия по списку, который прилагается к приказу.
Если применение корпоративной карточки осуществляется за границей, то большинство банков предоставляет возможность своим клиентам с гривневого картсчета осуществлять за рубежом расчеты в валюте и снимать наличную валюту.
В этом случае банк производит пересчет суммы операции в валюту картсчета по курсу, порядок установления которого определен в договоре между предприятием и банком-эмитентом.
Возврат неиспользованной наличности должен осуществляться в той валюте, которая была снята с корпоративной карточки (п. 17 разд. III Инструкции N 59, Письмо N 31-07250-06-29/19).
В соответствии с п. 8.4 Правил N 200 неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая была получена юридическим лицом - резидентом с текущего счета в иностранной валюте для обеспечения командировочных расходов работников за границей и/или на эксплуатационные расходы, связанные с обслуживанием транспортных средств за рубежом, подлежит зачислению непосредственно на текущий счет в иностранной валюте юридического лица - резидента в уполномоченном банке в течение 5 банковских дней с момента его оприходования в кассе юридического лица - резидента.
Однако, если у предприятия отсутствует валютный счет, возникает вопрос: как поступить с возвращенной работником валютой?
Сразу отметим, работник не вправе от имени предприятия производить обмен валют. Это может делать только уполномоченный банк по поручению предприятия (ч. 1 ст. 6 Декрета N 15-93). Таким образом, остаток наличной инвалюты работник возвращает в кассу предприятия, а бухгалтер подает в банк заявку на продажу инвалюты и затем зачисляет полученную сумму в гривнях на текущий счет предприятия.
Использование корпоративных карточек в электронной коммерции
Согласно ст. 13 Закона об электронной коммерции продавец (исполнитель, поставщик), оператор платежной системы или другое лицо, получившее оплату за товар, работу, услугу в соответствии с условиями электронного договора, должны предоставить покупателю (заказчику, потребителю) электронный документ, квитанцию, товарный или кассовый чек, билет, талон или другой документ, подтверждающий факт получения средств, с указанием даты осуществления расчета.
Согласно абзацу 5 п. 3 разд. VII Положения N 705, в случае осуществления операций с использованием корпоративных карточек в системах электронной коммерции и других системах дистанционного обслуживания допускается формирование в электронной форме документа о такой операции при условии доставки его пользователю.
Подводя итог законодательным нормам отметим, что приобретая товары/услуги через Интернет факт списания средств с корпоративной карточки подтверждаться электронными квитанциями платежной системы, которые работник может распечатать и приложить к авансовому отчету.
Особенности составления авансового отчета
по корпоративным карточкам
Денежные средства, находящиеся на текущем счете предприятия (предпринимателя), операции по которым могут осуществляться с использованием электронного платежного средства, не считаются выданными под отчет до того момента, пока держатель корпоративной карточки (доверенное лицо) не снимет их наличными или не рассчитается за определенные расходы безналичным расчетом.
Таким образом, моментом выдачи денежных средств под отчет с использованием корпоративной карточки считается дата списания , средств с банковского счета.
Вне зависимости от направления расходования средств с корпоративного счета, будь-то представительские расходы или расходы на командировку (в том числе приобретение товаров/услуг через Интернет), держатель корпоративной карточки обязан "отрапортовать" - подать авансовый отчет по форме, утвержденной Приказом N 841, со всеми подтверждающими документами о проведенных операциях с использованием электронного платежного средства.
В общем случае отчет об использовании денежных средств, выданных под отчет, подается не позднее пятого банковского дня, следующего за днем завершения выполнения гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет (пп. "б" пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины).
Если во время командировки работник получал наличные с применением корпоративной платежной карточки, то отчет подается не позднее третьего банковского дня после завершения командировки.
Если же работник в командировке расплачивался карточкой только по безналичному расчету, то предельный срок подачи отчета составляет 10 банковских дней и при- наличии уважительных причин может быть продлен до 20 банковских дней (до выяснения вопроса, если выявлено расхождение между соответствующими отчетными документами) (пп. "б" пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины).
Также важно помнить, что при заполнении авансового отчета:
- в графе "Одержано" указываются только использованные (снятые с картсчета) средства;
- неиспользованный остаток наличности в инвалюте указывается в валюте государства, в которое был командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте (ЕБНЗ подкатегория 109.19).
Ограничения использования корпоративных карточек
Положительным в использовании корпоративных карточек есть то, что нет никаких законодательных ограничений по сумме, которая вывозится за пределы Украины, так как деньги фактически находятся на текущем счете предприятия. Соответственно нет необходимости декларировать на таможне вывозимую наличность.
Согласно п. 2 разд. 2 Инструкции N 148 физическое лицо - резидент имеет право ввозить в Украину и вывозить за пределы Украины наличность в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 евро, при условии письменного декларирования в полном объеме и при наличии документов, подтверждающих снятие наличности со счетов в банках (финансовых учреждениях).
Подтверждающими документами могут быть справка банка о снятии средств со счета на основании заявления на выдачу наличности (Письмо N 13-123/4216-11974).
Однако, корпоративный карточный счет используется с учетом следующих ограничений, установленных действующим законодательством (п. 8.3 Инструкции N 492):
1) средства с текущего счета юридического лица и физического лица - предпринимателя не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства:
- для получения заработной платы и других выплат социального характера;
- расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам);
- осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы:
2) средства с текущего счета в иностранной валюте юридического лица и физического лица - предпринимателя могут быть использованы с помощью электронного платежного средства исключительно для:
- получения наличных за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;
- осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с затратами на командировку и затратами представительского характера;
- оплаты эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.
Таким образом, с помощью корпоративной карточки (валюты, снятой с этой карточки) сотрудник, находясь за рубежом в командировке, не имеет права приобретать товарно-материальные ценности, оплачивать работы, услуги для целей предприятия за исключением приведенного выше.
Такое ограничение содержится и в ст. 7 Декрета N 15-93, согласно которой расчеты между резидентами и нерезидентами осуществляются только через уполномоченные банки или же согласно пп. 7.1 п. 7 Правил N 200 как средство платежа используется наличная инвалюта.
Также на расчеты корпоративной карточкой действуют ограничения, установленные п. 2.3 гл. 2 Положения N 637 в части предельной суммы на оплату товаров, приобретенных на производственные (хозяйственные) нужды за счет средств, полученных при помощи электронных платежных средств.
На сегодняшний день сумма такого ограничения в Украине между субъектами хозяйственной деятельности (предприятиями и предпринимателями) составляет 10 тыс. грн, а если стороной расчетов является физлицо, не имеющее статуса предпринимателя, -150 тыс. грн.
За указанное нарушение предусмотрены только административные санкции, но немалые. Так, согласно ст. 163-15 КУоАП нарушение порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги), в том числе превышение предельных сумм расчетов наличными, влечет за собой наложение штрафа на физлицо-предпринимателя, должностных лиц юрлица в размере от 1700 до 3400 грн. А в случае повторного нарушения в течение года - от 8500 до 17 000 грн.
Ограничение относительно предельной суммы наличного расчета не распространяется на наличные расчеты, связанные с командировкой работника предприятия. При этом, указанное ограничение "срабатывает" при приобретении таким работником в течение дня за счет средств, выданных на командировку товарно-материальных ценностей.
Налоговый учет расчетов по корпоративным карточкам
Налог на прибыль. Согласно новой редакции разд. III НК Украины, которая действует с 01.01.2015 г., объектом обложения налогом на прибыль является финансовый результат до налогообложения, рассчитанный по правилам П(С)БУ или МСФО.
Плательщики налога на прибыль, у которых сумма годовых доходов превышает 20 млн грн, обязаны корректировать такой финансовый результат на.разницы, установленные разд. III НК Украины.
Однако специальных разниц, установленных для расчетов корпоративными карточками, данный раздел НК Украины не содержит.
Таким образом, расходы, признанные в бухгалтерском учете, уменьшат объект налогообложения налогом на прибыль в налоговом учете.
НДС. Право на налоговый кредит по НДС без получения налоговой накладной в соответствии с п. 201.11 ст. 201 разд. V НК Украины, дают транспортные билеты, фискальные чеки (на сумму до 200 грн без учета НДС), счета гостиниц и т. п.
Следовательно, транспортный билет, кассовые чеки, которые содержат сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика) являются основанием для начисления сумм налога, относящихся к налоговому кредиту без получения налоговой накладной.
Поскольку вышеуказанные документы подаются вместе с отчетом об использованных средствах, выданных на командировку или под отчет, то датой формирования налогового кредита без получения налоговой накладной является дата подачи такого авансового отчета.
В остальных случаях право на налоговый кредит по НДС возникает на основании налоговой накладной/расчета корректировки, зарегистрированных в ЕРНН, но датой формирования налогового кредита также является дата подачи авансового отчета (ЕБНЗ подкатегрия 101.14).
НДФЛ и военный сбор. Как было отмечено выше, пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины устанавливает исчерпывающий перечень расходов, возмещение которых при наличии подтверждающих документов не относится к налогооблагаемому доходу.
Включаются в налогооблагаемый доход стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы "чаевых", за исключением случаев, когда суммы таких "чаевых" включаются в счета согласно законам страны пребывания, а также плата за зрелищные мероприятия.
Кроме того, удержание НДФЛ предусмотрено в случаях:
- несвоевременного возвращения средств, полученных с применением корпоративных карточек или же излишне израсходованных средств и не возвращенных в установленные законодательством сроки (сроки подачи авансового отчета и возврата остатка неиспользованных средств мы приводили выше);
- увеличения размера суточных расходов на командировку сверх установленных норм (в 2016 году размер суточных составляет для командировок в пределах Украины - 275,60 грн, за пределы Украины -1033,50 грн).
При этом, согласно п. 164.5 ст. 164 разд. IV НК Украины, к сумме невозвращенных денежных средств, излишне израсходованных И'невозвращенных, увеличения размера суточных расходов для удержания НДФЛ применяется повышающий коэффициент (ЕБНЗ подкатегория 103.02,103.17).
Из вышеприведенного следует, что если сумма излишне израсходованных средств составляет, допустим, 100 грн, то начисленный на нее НДФЛ будет равен не 18 грн (100 грн х 18 %), как следует из формы авансового отчета, а 21,95 грн [(100 грн: 0,82) х 18%].
Сумма налога удерживается лицом, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.
В налоговом расчете по форме N 1ДФ средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет, которые излишне израсходованы и не возвращены в установленные законодательством сроки, отражаются с признаком дохода "118".
Из суммы такого дохода рассчитывается и удерживается военный сбор по ставке 1,5 %, но без применения "натурального" коэффициента (ЕБНЗ подкатегория 132.05).
К примеру, из 100 грн излишне израсходованных и невозвращенных средств военный сбор удерживается в сумме 1,50 грн (100 грн х 1,5%).
ЕСВ. В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ базой начисления единого взноса для работодателей - предприятий, учреждений и организаций, которые используют труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, является сумма начисленной каждому застрахованному лицу заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, и сумма вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам. Составляющие фонда оплаты труда определены Инструкцией N 5, а перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос определен Постановлением N 1170. Согласно п. 3.15 разд. III Инструкции N 5 и п. б разд. I Перечня N 1170 расходы на командировку: суточные (в полном объеме), стоимость проезда, расходы на наем жилого помещения, компенсационные выплаты и суточные, которые выплачиваются при переезде на работу в другую местность согласно действующему законодательству, не относятся к фонду оплаты труда и не являются базой для начисления единого взноса.
Таким образом, под начисление единого взноса не подпадают, как средства, выданные под отчет и на командировку, так и суммы средств, не возвращенных в установленные сроки или же израсходованных сверх установленных законодательством норм.
Бухгалтерский учет расчетов по корпоративным карточкам
Корпоративная карточка является собственностью банка, поэтому полученная карточка учитывается не в составе активов предприятия, а на забалансовом счете 08 "Бланки строгой отчетности". Для удобства можно открыть и отдельный субсчет - например, 081 "Корпоративные платежные средства", с определением ее стоимости в сумме, уплаченной банку за ее эмиссию. В случае если стоимость карточки отдельно определить невозможно, то в принципе и показывать за балансом будет нечего. Но все же в аналитическом учете такую карточку следует показывать.
Движение денежных средств по корпоративным карточкам при желании можно отражать в самостоятельно разработанном Журнале выдачи корпоративных карточек с указанием даты ее получения и возврата, номера карточки, Ф.И.О. подотчетного лица, наличия и остатка средств согласно банковской выписке.
В случае открытия специального отдельного счета (корпоративного счета), учет размещения, снятия средств с корпоративной карточки ведется на субсчете 313 "Прочие счета в банке в национальной валюте" или 314 "Прочие счета в банке в иностранной валюте". Если же корпоративная карточка "привязана" к основному счету, то учет средств на карточке ведется на общем субсчете 311 "Текущие счета в национальной валюте".
Все понесенные расходы, связанные с получением корпоративных карточек, а в дальнейшем и с ее обслуживаем банком, относятся в состав расходов и учитываются на счете 92 "Административные расходы".
При этом, документом, подтверждающим сумму расходов на оплату банковских услуг по расчетно-кассовому обслуживанию является выписка из лицевого счета клиента банка, при условии указания в ней информации о предоставлении банком таких услуг, сумм операций и заполнения обязательных реквизитов (ЕБНЗ подкатегория 102.21). Аналогичная позиция по этому вопросу изложена в Обобщающей консультации N 583.
Также учет всех расходов, понесенных при помощи корпоративной карточки, осуществляется на основании первичных документов, предоставленных ее держателем - подотчетным лицом, и авансового отчета. Снятие средств со счета при помощи карточки отражается по кредиту субсчета 313 или 314 и по дебету субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами".
Только помним, что пока денежные средства находятся на карточном счете предприятия, они - собственность предприятия и выданными под отчет считаться не могут. При этом, даты проведения операции и списания средств с картсчета предприятия могут не совпадать. Наиболее часто такая ситуация возникает при использовании корпоративных карт за границей.
Бухгалтерский учет расходов на командировку за границу имеет определенные особенности в части пересчета использованной инвалюты в гривни, как того требует ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете, П(С)БУ 21:
Сразу отметим, карточные счета могут открываться в гривне, инвалюте или нескольких валютах.
На сегодняшний день все платежные карточки являются международными, поэтому их можно использовать для получения наличных и оплатыдоваров и услуг в любых пунктах, где присутствуют логотипы Международных платёжных систем (МПС) VISA и MasterCard. В случае проведения расчета корпоративной карточкой по текущему счету, валюта которого отличается от валюты расчета, банк предоставляет дополнительную услугу в отношении операций по конвертации (купли-продажи) необходимой иностранной валюты.
То есть, при осуществлении расчетов за рубежом, снятии средств в банкоматах за границей или расчетов в сети Интернет в валюте, отличной от валюты счета, происходит конвертация по следующим правилам:
- в момент совершения операции на счете блокируется необходимая сумма в валюте расчета, рассчитанная по курсу на день совершения операции, установленному платежной системой самостоятельно. Зачастую мгновенно конвертировать валюту (Dynamic Currency Conversio (DCC)) предлагают банкоматы, выводя на экран сообщение о конвертации по указанному курсу, иностранные интернет-магазины2, продавцы в торговой сети при расчете картами;
- списание средств с карточного счета происходит в течение 2-30 дней после совершения операции (блокировки) по расчетному курсу, действующему на день списания средств с карточного счета по правилам конвертации валюты.
Таким образом, фактически происходит несколько этапов конвертации. Это вызывает существенную разницу между суммой операции, отражаемой в банкомате, кассе или в Интернет-магазине (а значит и в чеке о проведенной операции), и фактической суммой блокировки и дальнейшего списания со счета.
Так на какую ж дату ориентироваться? Учитывая то, что только списанные средства с карточного счета считаются, выданными под отчет, то именно на дату списания денежных средств с карточного счета и следует применять курс НБУ для перерасчета выданных под отчет командировочных средств в гривни. В подтверждение этому и норма п. 5 П(С)БУ 21.
Напомним, что согласно п. 5 П(С)БУ 21 операции в иностранной валюте во время первоначального признания отражаются в валюте отчетности путем пересчета суммы в иностранной валюте с применением валютного курса на начало дня, даты осуществления операции (дата признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов).
Также предприятие может операции по безналичным расчетам в иностранной валюте отражать в валюте отчетности в сумме, определенной в документах банка, с учетом особенностей применения банком валютного курса на дату осуществления операции, в случае если это не противоречит требованиям налогового и таможенного законодательства в части применения валютного курса.
Обратим внимание, выписки из банка содержат следующую информацию:
- дату операции по снятию инвалюты работником, которая должна совпадать с банковскими чеками, предоставленными работником;
- дату отражения операции по счету, то есть фактическую дату снятия средств с банковского счета;
- сумму в инвалюте по операции и сумму в валюте счета.
Таким образом, в случае, когда работник тратит средства с помощью корпоративной валютной карточки (открыт валютный счет), для перерасчета выданных под отчет командировочных средств в гривни необходимо применять курс НБУ, который действовал на дату списания средств с карточного счета согласно банковской выписке, вне зависимости от предоставленных чеков о снятии инвалютной наличности к авансовым отчетам работником, где отражена только лишь дата операции по снятию инвалюты и эта же дата присутствует в банковской выписке.
Отрицательную разницу от перерасчета соответственно отражаем на счете 945 "Расходы от операционной курсовой разницы", а положительную - на счете 714 "Доход от операционной курсовой разницы" в корреспонденции с субсчетом 372 "Расчеты с подотчетными лицами".
Если работнику для загранкомандировки выдана корпоративная карточка в гривне (счет открыт в гривне), то и движение средств по карточному счету будет происходить в гривне.
Поэтому в таком случае пересчитывать понесенные расходы по курсу НБУ не нужно - расчеты с подотчетным лицом производятся в сумме гривень, потраченных на покупку валюты для оплаты расходов и отраженных в выписке банка на дату списания средств с карточного счета.
Но в зависимости от осуществленных операций с такой карточкой у предприятия будут возникать положительные или отрицательные разницы, связанные с покупкой валюты.
Отрицательную разницу от перерасчета валюты соответственно отражаем на субсчете 942 "Расходы на покупку-продажу иностранной валюты", а положительную - на субсчете 711 "Доход от купли-продажи иностранной валюты" в корреспонденции с субсчетом 372 "Расчеты с подотчетными лицами".
Заметим, что возникающие разницы не считаются курсовыми, так как разница в этом случае возникает не между двумя официальными курсами НБУ, а между коммерческим и официальным курсом НБУ.
Например, командированный работник отдела сбыта с гривневой корпоративной платежной карточки оплатил услуги гостиницы в сумме $ 250. Банк списал валюту с карточного счета по курсу 26,60 грн за $ 1 (6650 грн). Официальный курс НБУ 26,07 грн за $ 1. В этом случае в дебет счета 93 "Расходы на сбыт" относится стоимость проживания в сумме 6517,50 грн ($ 250 х 26,07 грн за $ 1), а разница между коммерческим и официальным курсом НБУ при покупке $ 250 относится в дебет субсчета 942 в сумме 132,50 грн [(26,60 грн-26,07 грн) х $ 250].
Если же расходы в командировке уже понесены (к примеру, срок загранкомандировки составлял всего 2 дня), а сумма израсходованных средств еще не списана с карточного счета, то расходы в этом случае необходимо признать по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета, не дожидаясь получения выписки банка, так как необходимо "вложится" в установленные сроки для утверждению авансового отчета. А валюту, использованную работником за границей, пересчитать в гривни по курсу НБУ на каждую дату осуществления безналичных расчетов и/или на дату получения инвалюты через банкомат, указанную в расчетных документах.
После получения выписки необходимо провести сверку полученных банковских данных с ранее отраженными суммами расходов, в том числе и по суммам комиссии банка за расчетное обслуживание операций с платежной карточкой. Эти данные, как правило, будут отличаться из-за разницы между стоимостью валюты по курсу НБУ и стоимостью валюты по курсу платежной системы.
_____________________
1 Юридическое лицо (если быть точнее - финансовое учреждение, не являющиеся банком), осуществляющее эквайринг, то есть предоставляющее услуги технологического, информационного обслуживания расчетов по операциям, совершаемым с использованием электронных платежных средств в платежной системе.
2 Примеры популярных иностранных сайтов, использующих технологию DCC: Google Adwords, PayPal, Wargaming, сайты покупки авиабилетов, аренды автомобилей и другие иностранные сайты, предлагающие стоимость товаров или услуг в UAH.
Список использованных документов
КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях
НК Украины - Налоговый кодекс Украины
Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.1999 г. N 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине"
Закон о ЕСВ - Закон Украины от 08.07.2010 г. N 2464-VI "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование"
Закон о платежных системах - Закон Украины от 05.04.2001 г. N 2346-III "О платежных системах и переводе средств в Украине"
Закона об электронной коммерции - Закон Украины 03.09.2015 г. N 675-VIII "Об электронной коммерции"
Декрет N 15-93 - Декрет КМ Украины от 19.02.1993 г. N 15-93 "О системе валютного регулирования и валютного контроля"
Инструкция N 5 - Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомста Украины от 13.01.2004 г. N5
Инструкция N 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. N 59
Инструкция N 148 - Инструкция о перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 27.05.2008 г. N 148
Инструкция N 492 - Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. N 492
Обобщающая консультация N 583 - Приказ ГНАУ от 05.07.2012 г. N 583 "Об утверждении Обобщающей налоговой консультации относительно использования банковских выписок как первичных документов"
Перечень N 1170 - Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которь не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденны Постановлением КМУ от 22.12.2010 г. N 1170
Положение N 637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украйні утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. N 637
Положение N 705 - Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществлени операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. N 705
Постановление N 1170 - Постановлением КМУ от 22.12.2010 г. N 1170 "Об утверждении Перечн. видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос н; общеобязательное государственное социальное страхование"
Правила N 200 - Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. N 200
Приказ N 841 - Приказ Минфина Украины от 28.09.2015 г. N 841 "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления"
П(С)БУ 21 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов" утвержденное приказом Минфина Украины от 10.08.2000 г. N 193
Письмо N 31-07250-06-29/19 - Письмо Минфина Украины от 08.01.2014 г. N 31-07250-06-29/19 "Относительно применения законодательства при возмещении осуществленных во время заграничной командиров расходов"
Письмо N 13-123/4216-11974 - Письмо НБУ от 23.06.2009 г. N 13-123/4216-11974 "О вывозе наличности за.пределы Украины"
"Консультант бухгалтера" N 6 (802) 21 березня 2016 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)