ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З УПРАВЛІННЯ ЗОНОЮ ВІДЧУЖЕННЯ
НАКАЗ
01.04.2016 N 37
Про затвердження Положення про порядок ведення
договірної роботи в Державному агентстві України
з управління зоною відчуження
З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи в Державному агентстві України з управління зоною відчуження та цільового використання бюджетних коштів, відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 N 1040, наказую:
1. Затвердити та ввести в дію з 01.04.2016 Положення про порядок ведення договірної роботи в Державному агентстві України з управління зоною відчуження, що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів Державного агентства України з управління зоною відчуження, які ведуть договірну роботу, забезпечити виконання вимог цього Положення.
3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Голова В. Петрук
Затверджено
Наказ Державного агентства України
з управління зоною відчуження
01.04.2016 N 37
Положення
про порядок ведення договірної роботи в Державному
агентстві України з управління зоною відчуження
1. Загальні положення
1.1. Положення про порядок ведення договірної роботи в Державному агентстві України з управління зоною відчуження (далі - Положення) визначає загальні засади з питань організації договірної роботи в Державному агентстві України з управління зоною відчуження (далі - ДАЗВ) і механізм взаємодії окремих структурних підрозділів при укладанні договорів, їх реєстрації та виконанні, крім контрактів, що укладаються відповідно до законодавства про працю.
1.2. Це Положення розроблене відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Положення про Державне агентство України з управління зоною відчуження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.10.2014 N 564, інших законодавчих та нормативно-правових актів.
1.3. До договірної роботи належить:
- підготовка та оформлення документів, потрібних для укладання договорів;
- підготовка проектів договорів;
- урегулювання розбіжностей, що виникають при укладанні договорів;
- розгляд договорів у частині дотримання вимог законодавства України;
- робота з укладання договорів;
- реєстрація та облік договорів;
- контроль за виконанням договорів;
- виконання договірних зобов'язань;
- аналіз і узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків та пропозицій щодо вдосконалення договірної роботи.
Підготовка проектів договорів включає проведення переговорів між керівником структурного підрозділу ДАЗВ, що є ініціатором укладення договору з контрагентом, а у разі його відсутності - особи, яка виконує його обов'язки, безпосередня підготовка проекту договору або отримання такого проекту від іншої сторони за договором.
Підготовку проекту договору здійснює структурний підрозділ - ініціатор укладення договору, який є відповідальним за його укладення та відповідальним за своєчасне і повне виконання договору.
1.4. Відповідно до законодавства України під договором слід розуміти домовленість двох або більше сторін, спрямовану на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.
1.5. Зміст договору становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними та умови, які є обов'язковими відповідно до законодавства України.
1.6. За загальним правилом, підписання включає в себе власноручний підпис уповноваженого представника ДАЗВ, фізичної особи (представника юридичної особи) з якою укладається договір, а також оригінальний відбиток печатки (за наявності).
Повноваження на підписання договорів від імені ДАЗВ має Голова ДАЗВ.
Голова ДАЗВ може надати право підписання договорів заступникам Голови ДАЗВ відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Повноваження представника контрагента на підписання договору можуть бути надані установчими документами або належним чином оформленою довіреністю.
1.7. Відповідний договір може укладатись лише в разі необхідності його укладання та за наявності і в межах коштів, передбачених відповідними статтями витрат державного бюджету на поточний рік.
2. Структура договору та його основні умови
2.1. Преамбула.
Ця частина містить такі основні положення:
а) назва договору (купівлі-продажу, оренди, поставки, надання послуг тощо);
б) дата підписання договору.
Якщо сторони підписують договір в різний час, то він вважається укладеним з моменту підписання його стороною, яка підписує останньою.
в) місце підписання договору (місто або населений пункт);
г) повна назва сторін договору (має відповідати свідоцтву про державну реєстрацію (виписці або витягу з ЄДРПОУ), довідці про включення до єдиного державного реєстру підприємств, організацій, установ, ІПН фізичної особи).
д) назва сторони за договором ("підрядник", "орендар", "виконавець", "замовник" тощо).
ж) П. І. Б. фізичної особи, яка підписує договір, а також назва документу, яким передбачено її повноваження на підписання/укладення договору (положення, статут, тощо), у разі підписання за довіреністю - номер та дата довіреності.
У разі підписання договору особою за довіреністю необхідно перевірити її чинність, а саме: належне оформлення, наявність підпису керівника, дати видачі, строку дії, обсягу повноважень.
2.2. Предмет договору, права та обов'язки сторін.
Ця частина договору містить:
а) предмет договору;
б) обов'язки та права сторін за договором;
в) місце виконання зобов'язань кожної із сторін;
г) спосіб виконання зобов'язань кожної із сторін (порядок дій, послідовність, строки);
д) строк виконання своїх зобов'язань сторонами;
е) ціна договору.
Конкретний зміст цих умов залежить від виду договору.
2.3. Додаткові умови договору:
а) строк дії договору (вказується навіть тоді коли вказані строки виконання зобов'язань сторонами, що дає можливість визначення терміну можливого звернення до суду в разі невиконання стороною взятих зобов'язань);
б) відповідальність сторін (ця умова забезпечує відповідальність сторонами на випадок порушення однією з них умов договору. Вона містить різного роду санкції у вигляді неустойки: пені, штрафу, що сплачується тією стороною, яка не виконала своїх зобов'язань по відношенню до іншої сторони).
Законодавством щодо окремих видів зобов'язань може бути визначений розмір штрафних санкцій, зміна якого за погодженням сторін не допускається.
У випадку, якщо порушено господарське зобов'язання, в якому хоча б одна сторона є суб'єктом господарювання, що:
- належить до державного сектору економіки;
- порушення пов'язане з виконанням державного контракту;
- виконання зобов'язання фінансується за рахунок державних коштів, то, якщо інше не передбачено законом чи договором, штрафні санкції застосовуються у розмірах визначених законодавством України.
Відповідно до законодавства України, платники грошових коштів сплачують на користь одержувачів цих коштів за прострочення платежу пеню в розмірі, що встановлюється за згодою сторін, при цьому розмір пені обчислюється від суми простроченого платежу та не може перевищувати подвійної облікової ставки Національного банку України, що діяла у період, за який сплачується пеня.
в) способи забезпечення зобов'язань.
Передбачаються додаткові заходи майнового впливу на винну сторону.
Виконання зобов'язань може забезпечуватися наступними способами забезпечення зобов'язань: неустойка, застава, порука, гарантія, завдаток, притримання тощо.
Договором або законом можуть бути встановлені інші види забезпечення виконання зобов'язань.
Забезпечення виконання договору про закупівлю товарів (робіт, послуг) за державні кошти не може перевищувати розмірів, встановлених законом.
г) підстави дострокового розірвання договору в односторонньому порядку і порядок дії сторін при односторонньому розірванні договору.
В даному випадку спори виникають з приводу повернення авансових платежів та передоплати. Умовами договору може бути передбачено, що у випадку одностороннього розірвання договору авансові платежі повертаються протягом визначеного часу.
д) умови про конфіденційність інформації по договору. У цьому пункті передбачається, які умови договору є конфіденційними і не піддягають розголошенню та відповідальність за розголошення конфіденційної та таємної інформації відповідно до законодавства України.
е) порядок вирішення спорів між сторонами по договору.
Усі спори між сторонами вирішуються у відповідності до законодавства України в порядку господарського судочинства, незалежно від того, чи передбачена дана умова в договорі. Сторони можуть передбачити в договорі досудовий порядок врегулювання спорів.
2.4. Інші умови договору.
а) у випадку необхідності в договорі зазначаються умови згідно яких на договірні правовідносини поширюється дія конкретних нормативно-правових актів, якими сторони погодились керуватися при виконанні договору;
б) умови про узгодження зв'язку між сторонами. У даному пункті для кожної сторони зазначаються особи, повноважні надавати інформацію, виконувати роботу, вирішувати питання тощо.
Ця умова може формулюватися двома способами: з персональним визначенням особи (осіб) або із зазначенням посад, способу зв'язку (телефон, факс тощо) із зазначенням номерів та інших даних.
в) пропозиції щодо укладання договорів та результатів попередніх переговорів.
Даний пункт містить положення, у відповідності до якого сторони визначають, що з укладанням договору всі попередні переговори, листування, угоди, протоколи про наміри, втрачають силу.
г) реквізити сторін:
- поштові реквізити;
- банківські реквізити (номер розрахункового (поточного) рахунку, установа банку, МФО, код ЄДРПОУ та інше).
В договорі необхідно передбачити для сторін зобов'язання щодо негайного повідомлення зміни своїх реквізитів.
д) кількість примірників договору.
В договорі повинно бути зазначено, що всі виправлення за текстом договору мають юридичну силу лише в тому випадку, коли вони засвідчені підписами та печаткою сторін в кожному окремому випадку.
е) підписи представників сторін. Кожний договір повинен бути підписаний уповноваженою особою або повноважним представником власноручно.
3. Порядок укладання договорів
3.1. Цивільно-правові договори укладаються за правилами установленими Цивільним кодексом України, господарські договори - за правилами установленими Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, викладених у Господарському кодексі України, міжнародні договори - за правилами встановленими як законодавством України, так і міжнародним законодавством.
3.2. При укладенні договорів, складання додатків до них, кожна сторінка має візуватись керівником структурного підрозділу, який є Ініціатором укладення договору та на якого покладено контроль за його виконанням. Віза повинна містити на останній сторінці документу, прізвище зазначеної особи та її власноручний підпис, виконаний кульковою або чорнильною ручкою.
Проект договору готується структурним підрозділом ДАЗВ, який є ініціатором укладання договору, при цьому обов'язковим є його погодження в порядку, визначеному у пункті 5.1 цього Положення.
Істотні умови типових проектів договорів можуть змінюватися (доповнюватися) з урахуванням позицій, з якими укладається один з видів вищенаведених договорів.
3.3. Керівник підрозділу, а у разі його відсутності - особа, яка виконує його обов'язки, подає проект на підписання уповноваженій посадовій особі ДАЗВ, перевіряє його відповідність примірному договору (при наявності) та умовам, викладеним у розділах 1 та 2 цього Положення, і узгоджує його у відповідних підрозділах.
3.4. За наявності заперечень щодо окремих умов договору, сторона, яка одержала проект договору, складає протокол розбіжностей та надсилає його іншій стороні. Сторони вживають заходів для врегулювання розбіжностей в порядку визначеному господарським законодавством України.
При цьому структурний підрозділ, який є ініціатором укладання договору за узгодженням з сектором правового забезпечення, сектором бухгалтерського обліку та звітності, відділом економіки та фінансів складає протокол розбіжностей та спільно здійснює інші заходи по врегулюванню розбіжностей.
У випадку, якщо сторони не досягли згоди з усіх істотних умов господарського договору, такий договір вважається неукладеним.
3.5. Проект договору готується структурним підрозділом ДАЗВ, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору.
Проект договору може розроблятися будь-якою зі сторін, що домовляються, крім типових договорів, затверджених Кабінетом Міністрів України, чи у випадках, передбачених законом, іншим органом державної влади, коли сторони не можуть відступати від змісту типового договору, але мають право конкретизувати його умови.
3.6. Підготовка проекту договору здійснюється за наявністю документу, в якому зазначається про необхідність укладання договору з резолюцією Голови ДАЗВ, а у разі його відсутності - особи, яка виконує його обов'язки.
4. Особливості укладання договорів
4.1. При укладанні договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, застосовуються положення статті 75 та частин 2 - 8 статті 181 Господарського кодексу України.
Особливості укладання та виконання окремих договорів здійснюється з урахуванням вимог законодавства України.
4.2. Договори, що містять фінансові зобов'язання ДАЗВ укладаються на строк до кінця бюджетного року але у будь-якому разі до повного виконання взятих стороною за договором зобов'язань у частині проведення розрахунків за поставлений/отриманий товар (здійснені/виконані роботи, отримані/надані послуги).
У випадках, передбачених законодавством, договори можуть укладатися на строк, що перевищує тривалість бюджетного року. При цьому обсяги робіт, терміни їх виконання, порядок розрахунків тощо, можуть коригуватися шляхом укладання відповідних додаткових угод.
4.3. Відповідальний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), копій документів наданих стороною договору та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, у якому мають бути відображені підстави необхідності укладення та істотні умови договору.
4.4. Під час укладання договору відповідальний підрозділ перевіряє наявність у виконавця за договором відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг (у разі необхідності).
4.5. До проекту договору також додаються такі документи:
- копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності (витяг або виписка з ЄДР);
- витяг із Статуту щодо юридичного статусу підприємства та його фактичного місцезнаходження і юридична адреса реєстрації;
- копія свідоцтва про реєстрацію платника податків;
- копія довідки платника податку на додану вартість.
4.6. Зміни та доповнення до договору можуть вноситись шляхом укладення додаткових угод як за ініціативою ДАЗВ так і другої сторони за договором.
Погодження та підписання додаткової угоди здійснюється в тому самому порядку, що передбачений для основного договору.
4.7. До проекту договору можуть бути доданими додатки до договору, які є невід'ємною частиною договору (розрахунки, кошториси тощо).
5. Порядок опрацювання, узгодження
та реєстрації договорів
5.1. Опрацювання та погодження проектів договорів проводиться в такому порядку:
а) Структурним підрозділом ДАЗВ, що вносить проект договору:
- у частині відповідності істотнім умовам;
- при укладенні договору, пов'язаного з ремонтом, будівництвом - у частині відповідності будівельним та іншим технічним нормам і умовам проведення спеціалізованих робіт та пов'язаного з матеріально-технічним постачанням;
- у частині повноти та правильності поданих іншою стороною документів, достатніх для укладання договору та наявності повноважень у особи, яка підписує договір.
б) Сектором бухгалтерського обліку та звітності:
- у частині відповідності нормативним актам щодо порядку розрахунків за договором і правильності проведення розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, тарифах, специфікації, калькуляції вартості товарів (послуг), реквізити тощо).
в) Відділом економіки та фінансів:
- у частині відповідності видатків фінансовому плану;
- у частині обсягів бюджетного фінансування.
г) Секретарем тендерного комітету ДАЗВ:
- у частині відповідності дотримання вимог Закону України "Про публічні закупівлі";
- у частині відповідності умов договору документації торгів;
- у частині необхідності укладання договору.
ґ) Сектором правового забезпечення:
- у частині відповідності договору законодавству України.
5.2. Проект договору з додатками до нього після його опрацювання структурним підрозділом ДАЗВ, що вносить проект договору, сектором бухгалтерського обліку та звітності, відділом економіки та фінансів та секретарем тендерного комітету ДАЗВ опрацьовується сектором правового забезпечення і за відсутності заперечень до нього та наявності віз керівників відповідних структурних підрозділів візується завідувачем сектору правового забезпечення.
У випадку непогодження сектором правового забезпечення, проект договору повертається для доопрацювання структурному підрозділу, що вносив проект договору.
Після внесення зроблених сектором правового забезпечення зауважень та врахування пропозицій проект договору візується завідувачем сектору правового забезпечення.
У випадку неврахування зауважень, зроблених сектором правового забезпечення, завідувач сектору правового забезпечення візує проект договору із зауваженнями, які додаються до проекту договору.
5.3. У ході опрацювання (розгляду) проекту договору сектор правового забезпечення має право в установленому порядку отримувати від інших структурних підрозділів додаткові матеріали й консультації, що стосуються предмета договору та інших його умов.
5.4. Строк узгодження проекту договору не повинен перевищувати п'яти робочих днів з дня його отримання відповідним структурним підрозділом.
5.5. У разі нагальної потреби укладання договору за дорученням Голови ДАЗВ, а у разі його відсутності - особи, яка виконує його обов'язки, строк погодження проекту договору може бути зменшений до одного робочого дня.
5.6. Окремий структурний підрозділ ДАЗВ, який є ініціатором укладання договору, при укладенні договору зобов'язаний перевірити наявність відповідних повноважень у особи, яка від імені контрагента буде підписувати договір.
5.7. У разі надходження поштою проекту договору, запропонованого іншою стороною, головний спеціаліст з документального забезпечення та контролю виконання доручень направляє проект договору по реєстру зацікавленому підрозділу.
5.8. Завізований керівником відповідального структурного підрозділу, керівниками відповідних структурних підрозділів (сектором бухгалтерського обліку та звітності, відділом економіки та фінансів, секретарем тендерного комітету ДАЗВ, сектором правового забезпечення) договір підписується в порядку, визначеному в п. 1.6 Положення.
6. Порядок реєстрації договорів
6.1. Після підписання договору уповноваженою особою ДАЗВ, договір реєструється відповідальним структурним підрозділом ДАЗВ в секторі бухгалтерського обліку та звітності.
6.2. Реєстрація договорів здійснюється у журналі реєстрації договорів.
6.3. Журнал обліку договорів ведеться сектором бухгалтерського обліку та звітності.
6.4. В журналі обліку договорів повинна міститися така інформація:
- порядковий номер договору;
- дата укладення;
- предмет договору;
- вартість договору;
- сторони у договорі;
- строк дії договору;
- примітки.
6.5. Оригінали договорів зберігаються в секторі бухгалтерського обліку та звітності.
7. Виконання умов договорів і контроль за їх виконанням
7.1. Виконання договору полягає в наданні виконаного однією стороною й прийнятті предмета виконання іншою стороною. При цьому виконана робота перевіряється та документально підтверджується за якістю та кількістю. Особа, що приймає виконання, зобов'язана документально оформити таке приймання, в іншому разі вважається, що своїх зобов'язань сторона не виконала й залишається боржником.
7.2. Оплата проводиться після підписання договорів у термін і на умовах, зазначених у них, на підставі наданих рахунків (рахунків-фактур), завізованих (погоджених) ініціаторами укладання таких договорів та службової записки.
7.3. Контроль за виконанням умов договору згідно з цим Положенням та у відповідності до організаційно-розпорядчих документів ДАЗВ здійснює Голова ДАЗВ або його заступник відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Безпосереднє забезпечення контролю за виконанням договору покладається на керівника структурного підрозділу, який є ініціатором укладання договору.
7.4. Після виконання сторонами зобов'язань за договором відповідальний за виконання умов укладеного договору структурний підрозділ ДАЗВ проводить взаємне звіряння розрахунків з постачальником товарів (виконавцем робіт, послуг тощо) зі складанням акту звіряння, або інших форм, передбачених законодавством України.
8. Застосування заходів за невиконання
або неналежне виконання договорів
8.1. У разі невиконання або неналежного виконання виконавцем зобов'язань за договором відповідний структурний підрозділ ДАЗВ, на який покладено контроль за виконанням умов договору, направляє Голові ДАЗВ або його заступнику відповідно до розподілу функціональних обов'язків доповідну записку разом з усіма документами про необхідність пред'явлення претензії до контрагента за договором і розрахунок штрафних санкцій, а також підстави для такого пред'явлення.
За відповідним рішенням Голови ДАЗВ або його заступника відповідно до розподілу функціональних обов'язків до роботи з підготовки претензії (щодо сплати заборгованості, штрафних санкцій, передбачених умовами договору, тощо) залучається структурний підрозділ ДАЗВ, який є ініціатором укладання договору, сектор бухгалтерського обліку та звітності, відділ економіки та фінансів та сектор правового забезпечення.
8.2. У разі відхилення контрагентом повністю або частково пред'явленої ДАЗВ претензії структурний підрозділ ДАЗВ, який є ініціатором укладання договору, виносить це питання на розгляд Голови ДАЗВ або його заступника відповідно до розподілу функціональних обов'язків для прийняття відповідного рішення.
8.3. Після прийняття Головою ДАЗВ або його заступником рішення щодо стягнення суми боргу структурний підрозділ ДАЗВ, який є ініціатором укладання договору, збирає повний пакет документів та передає їх до сектору правового забезпечення для подальшої подачі позовної заяви до суду щодо стягнення заборгованості, штрафних санкцій тощо та здійснює супроводження.
9. Заключні положення
9.1. При виникненні спірних питань, в разі зміни обставин, що перешкоджають виконанню договору, або додержанню його окремих положень, за письмовим поданням підрозділу, що відповідає за виконання умов договору, такі питання розглядаються Сектором правового забезпечення ДАЗВ разом з Відділом економіки та фінансів ДАЗВ та структурним підрозділом ДАЗВ, що відповідає за виконання умов договору. У результаті, такого розгляду може бути внесена пропозиція Голові або його заступнику у відповідності до розподілу обов'язків щодо розірвання договору або внесення до нього змін чи доповнень.
9.2. При внесенні змін та доповнень до діючого договору (в тому числі за ініціативою контрагента) відповідальний підрозділ ДАЗВ заносить інформацію про зміни до аркушу фіксації змін. Зазначений аркуш приєднується до оригіналу договору, що зберігається у ДАЗВ. При проходженні процедури погодження підрозділами ДАЗВ змін та доповнень до діючого договору, ініціюючий підрозділ подає на розгляд відповідним підрозділам проект доповнень та змін до договору та оригінал діючого договору з доданим до нього аркушем фіксації змін та всіма наявними додатками, що змінюють договір.
В. о. завідувача Сектору правового забезпечення Є. С. Коптєв