КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
01.06.2016 N 221
Про затвердження Положення про організаційний відділ
апарату Київської обласної державної адміністрації
Відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації", Регламенту Київської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 19 березня 2014 року N 59, Положення про апарат Київської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 16 лютого 2015 року N 41:
1. Затвердити Положення про організаційний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації, що додається.
2. Визнати такими, що втратили чинність, розпорядження голови Київської облдержадміністрації:
від 08 серпня 2005 року N 460 "Про затвердження Положення про організаційний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації";
від 21 листопада 2006 року N 952 "Про внесення змін до Положення про організаційний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації".
Голова адміністрації М. Д. Мельничук
Затверджено
Розпорядження Київської обласної державної адміністрації
01 червня 2016 року N 221
Положення
про організаційний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації
1. Загальні засади
1.1. Організаційний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації (далі - відділ) є структурним підрозділом цього апарату, утворюється головою Київської обласної державної адміністрації, забезпечує виконання покладених на відділ завдань.
1.2. Відділ підпорядковується безпосередньо заступнику голови - керівникові апарату обласної державної адміністрації, який контролює його діяльність.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України "Про місцеві державні адміністрації", "Про звернення громадян", "Про запобігання корупції", іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, наказами заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації, Регламентом Київської обласної державної адміністрації, Інструкцією з діловодства в апараті та структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, цим Положенням.
1.4. Відділ при вирішенні питань, що належать до його компетенції, взаємодіє з структурними підрозділами апарату облдержадміністрації, структурними підрозділами облдержадміністрації, обласними установами та організаціями, райдержадміністраціями, органами місцевого самоврядування, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в області, а також з підприємствами, організаціями, установами, об'єднаннями громадян.
1.5. Положення про відділ затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації за поданням заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації.
1.6. Структура, чисельність відділу визначаються головою облдержадміністрації.
2. Основними завданнями відділу є:
2.1. Організаційне забезпечення діяльності облдержадміністрації.
2.2. Забезпечення взаємодії обласної державної адміністрації з Адміністрацією Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, Київською обласною радою, її структурними підрозділами, районними державними адміністраціями та органами місцевого самоврядування у процесі своєї діяльності.
2.3. Опрацювання і подання голові обласної державної адміністрації проектів планів роботи обласної державної адміністрації, забезпечення контролю за їх виконанням.
2.4. Підготовка аналітичних, інформаційних та інших матеріалів з організаційних питань.
2.5. Проведення разом із структурними підрозділами облдержадміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в області аналізу соціально-економічного і суспільно-політичного становища на території області, розробка та внесення голові облдержадміністрації пропозицій щодо його поліпшення.
2.6. За дорученням голови облдержадміністрації проведення аналізу роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надання методичної та іншої практичної допомоги з удосконалення організації їх роботи, підготовка пропозиції щодо поглиблення взаємодії облдержадміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій.
2.7. Організація забезпечення, у встановленому порядку, контролю облдержадміністрації за здійсненням органами місцевого самоврядування області делегованих повноважень органів виконавчої влади.
2.8. Підготовка, організація та координація:
робочих поїздок Президента України, Прем'єр - міністра України, голови Київської обласної державної адміністрації до міст, районів області;
нарад, зустрічей, семінарів, селекторних нарад з головами районних державних адміністрацій, міськими головами, керівниками територіальних органів центральних органів виконавчої влади.
2.9. Забезпечення прийому офіційних делегацій до Київської області.
2.10. Організаційна підготовка спільно з іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації урочистих заходів з нагоди державних і професійних свят, інших масових заходів.
2.11. Розгляд запитів народних депутатів України, депутатів місцевих рад, що надходять до облдержадміністрації, з питань, віднесених до компетенції відділу.
2.12. Участь у сприянні у межах, визначених чинним законодавством, з боку облдержадміністрації виборчим комісіям у реалізації їх повноважень, матеріально-технічному забезпеченні підготовки і проведення виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, сільських, селищних, міських голів.
2.13. Підготовка проектів розпоряджень, доручень голови облдержадміністрації, відповідей на листи, що належать до компетенції відділу.
3. Функції відділу відповідно до покладених на нього завдань
3.1. Готує проекти перспективних (річних), поточних (квартальних), оперативних (місячних) планів роботи, тижневих календарних планів-заходів обласної державної адміністрації відповідно до вимог Регламенту Київської обласної державної адміністрації.
3.2. Спільно з іншими структурними підрозділами апарату облдержадміністрації та структурними підрозділами облдержадміністрації здійснює організаційне забезпечення проведення колегії облдержадміністрації, нарад у голови облдержадміністрації, семінарів. Готує на розгляд голови облдержадміністрації матеріали (інформації, записки, проекти протоколів нарад у голови облдержадміністрації, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації, селекторних нарад, доручень голови облдержадміністрації).
3.3. Бере участь у підготовці та проведенні урочистих і святкових заходів, забезпечує участь в них делегацій від районів та міст обласного значення.
3.4. Забезпечує постійний оперативних зв'язок з райдержадміністраціями та міськвиконкомами (міст обласного значення). Проводить моніторинг строків виконання ними листів, телефонограм, інших документів, що направлені відділом.
3.5. Надає апаратам райдержадміністрацій та міськвиконкомам (міст обласного значення) консультативну, методичну і практичну допомогу в організації їх роботи, готує пропозиції щодо вдосконалення форм і методів їх діяльності.
3.6. Бере участь у підготовці та проведенні нарад, семінарів для керівників апаратів райдержадміністрацій та керуючих справами міськвиконкомів (міст обласного значення), начальників організаційних відділів апаратів райдержадміністрацій та міськвиконкомів (міст обласного значення).
3.7. Узагальнює інформацію про стан здійснення органами місцевого самоврядування області делегованих повноважень органів виконавчої влади відповідно до встановлених норм та вносить відповідні пропозиції заступнику голови - керівнику апарату облдержадміністрації.
3.8. Готує та надає матеріали для наповнення рубрик офіційного веб-сайту Київської обласної державної адміністрації з організаційних питань.
3.9. Взаємодіє у питаннях, віднесених до компетенції відділу, з відповідними службами Адміністрації Президента України, Апарату Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади. За погодженням керівництва облдержадміністрації готує та надає їм відповідні інформаційно-довідкові матеріали з питань, що відносяться до компетенції відділу.
3.10. Спільно з іншими структурними підрозділами апарату облдержадміністрації здійснює забезпечення прийому офіційних делегацій в облдержадміністрації.
3.11. Організовує та координує підготовку робочих поїздок до Київської області керівництва держави, центральних органів виконавчої влади.
3.12. Бере участь у підготовці звітів голови обласної державної адміністрації у межах компетенції роботи відділу.
3.13. Веде журнальний облік телефонограм та протоколів нарад у голови облдержадміністрації.
3.14. Збирає, узагальнює та щокварталу оновлює контактну інформацію про керівний склад районних державних адміністрацій, міських рад (міст обласного значення), територіальних органів центральних органів виконавчої влади в області, обласних організацій, підприємств, установ.
3.15. Готує проект закріплення керівників структурних підрозділів облдержадміністрації за районами та містами Київської області з метою здійснення консультативної допомоги в організації роботи, участі у заходах, що затверджується головою облдержадміністрації.
3.16. Щомісяця готує привітальні листи від імені голови облдержадміністрації видатним жителям області з нагоди ювілеїв та днів народження.
3.17. Збирає і узагальнює інформацію щодо чергування керівних працівників райдержадміністрацій, виконавчих комітетів міських рад (міст обласного значення)
3.18. Координує вирішення окремих організаційних питань, пов'язаних з участю голови, заступників голови облдержадміністрації в заходах, що проводяться центральними органами виконавчої влади.
3.19. Вивчає запити народних депутатів України, депутатів місцевих рад, що надходять до облдержадміністрації, з питань, віднесених до компетенції відділу, готує проекти відповідей на них.
3.20. Виконує інші доручення голови та заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації.
4. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:
4.1. Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб структурних підрозділів облдержадміністрації та апарату облдержадміністрації документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.2. Залучати працівників структурних підрозділів облдержадміністрації та апарату облдержадміністрації до підготовки проектів документів та матеріалів за дорученням керівництва.
4.3. Одержувати від структурних підрозділів облдержадміністрації, апарату облдержадміністрації, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління облдержадміністрації, необхідну інформацію щодо оперативного та якісного виконання завдань керівництва адміністрації.
4.4. Вносити пропозиції керівництву обласної державної адміністрації з питань організації якісного виконання документів, розпоряджень голови облдержадміністрації.
4.5. За дорученням голови облдержадміністрації та заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації скликати наради з питань, віднесених до компетенції відділу.
4.6. Вносити на розгляд керівника апарату облдержадміністрації проекти розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, що належать до компетенції відділу.
4.7. Вивчати стан організаційної роботи у райдержадміністраціях, міськвиконкомах (міст обласного значення).
4.8. Одержувати від структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та міськвиконкомів (міст обласного значення) письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів, надання інформації необхідної для виконання покладених на відділ завдань.
4.9. Брати участь у засіданнях колегій, нарадах, семінарах, що проводяться в облдержадміністрації, райдержадміністраціях, міськвиконкомах (міст обласного значення).
4.10. Користуватися в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв'язку і комунікацій, іншими технічними засобами.
5. Організація роботи відділу
5.1. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту Київської обласної державної адміністрації, на основі планів роботи, затверджених заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації.
5.2. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням голови облдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу.
5.3. Державні службовці відділу, працівники відділу, які не є державними службовцями, призначаються на посади та звільняються з посад розпорядженням голови облдержадміністрації згідно з чинним законодавством.
5.4. На посади начальника відділу та інших державних службовців відділу призначаються особи, які відповідають кваліфікаційним вимогам цих посад відповідно до законодавства про державну службу. Працівники відділу, які не є державними службовцями, призначаються на посаду у порядку, передбаченому законодавством про працю.
5.5. Діяльність державних службовців відділу, працівників відділу, які не є державними службовцями, регламентується посадовими інструкціями, що розробляє начальник відділу та затверджує голова облдержадміністрації.
5.6. Відділ здійснює ведення діловодства згідно з номенклатурою справ апарату облдержадміністрації, Інструкцією з діловодства в апараті та структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації та забезпечує передачу документації для зберігання до архіву апарату облдержадміністрації в установленому порядку.
6. Начальник відділу
6.1. Організовує роботу відділу, забезпечує виконання завдань і функцій, покладених на відділ, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
6.2. Здійснює розподіл обов'язків між державними службовцями відділу, працівниками відділу, які не є державними службовцями, і контролює їх виконання.
6.3. Розробляє посадові інструкції державних службовців відділу, працівників відділу, які не є державними службовцями, та подає їх на затвердження голові обласної державної адміністрації.
6.4. Планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи обласної державної адміністрації.
6.5. Контролює своєчасний розгляд документації, що надійшла на опрацювання до відділу.
6.6. Бере участь у засіданнях колегії Київської обласної державної адміністрації, нарадах та інших заходах, що проводить голова обласної державної адміністрації та заступники голови облдержадміністрації.
6.7. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.
6.8. Вносить в установленому порядку подання про заохочення державних службовців відділу, працівників відділу, які не є державними службовцями.
6.9. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами апарату та облдержадміністрації.
6.10. Забезпечує додержання державними службовцями відділу, працівниками відділу, які не є державними службовцями, вимог Регламенту Київської обласної державної адміністрації, Інструкції з діловодства в апараті та структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, службової (трудової) дисципліни, правил внутрішнього службового (трудового) розпорядку.
6.11. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
6.12. Вживає заходів щодо вдосконалення співпраці відділу із структурними підрозділами облдержадміністрації, обласними установами і організаціями та об'єднаннями громадян.
6.13. Сприяє у підвищенні кваліфікації державних службовців відділу, працівників відділу, які не є державними службовцями.
6.14. Повинен знати Конституцію України, законодавчі акти, нормативні документи, що стосуються державної служби та діяльності обласної державної адміністрації, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, Інструкцію з діловодства в апараті та структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту.
Заступник голови -
керівник апарату адміністрації М. О. Царенко