ДЕРЖАВНА АУДИТОРСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ЛИСТ
28.11.2016 N 21-14/113

Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, обласним,
Київській міській державній адміністрації (за списком)

Щодо недоліків при заповненні окремих
розділів Звітності (форма N 1-ДВА)

На виконання вимоги підпункту третього пункту 3 наказу Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року N 347 Державна аудиторська служба України¹ щопіврічно інформує Кабінет Міністрів України та Міністерство фінансів України про результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади (далі - ЦОВВ), обласних, Київській міській державних адміністраціях (далі - державні адміністрації).

____________

¹ Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 24 червня 2016 року N 519-р "Питання Державної аудиторської служби" функції і повноваження Державної фінансової інспекції України, що припиняється, здійснює Державна аудиторська служба України.

Відповідна інформація систематично розміщується на офіційному веб-сайті Держаудитслужби (http://www.dkrs.gov.ua/) у підрозділі "Результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту" розділу "Внутрішній аудит в державному секторі".

Аналіз та оцінка стану функціонування підрозділів внутрішнього аудиту в ЦОВВ і державних адміністраціях здійснюється Держаудитслужбою на підставі узагальнення Звітності², яка відповідно до вимог пункту 16 Порядку N 1001³ та пункту 5 Інструкції N 347⁴ має подаватися ЦОВВ і державними адміністраціями до Держаудитслужби щопіврічно до 20 січня та до 20 липня.

____________

² Звітність (форма N 1-ДВА) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації", затверджена наказом Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року N 347, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 квітня 2014 року за N 410/25187.

³ Порядок утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року N 1001.

⁴ Інструкція про складання та подання форми звітності N 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації", затверджена наказом Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року N 347, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 квітня 2014 року за N 410/25187.

При цьому деякі ЦОВВ і державні адміністрації (Міністерство екології та природних ресурсів України, Міністерство інформаційної політики України, Державна авіаційна служба України, Державна архівна служба України, Державна служба експортного контролю України, Державна служба України з лікарських засобів та контролю за наркотиками, Державне агентство з питань електронного урядування України, Український інститут національної пам'яті, Івано-Франківська, Кіровоградська та Черкаська обласні державні адміністрації) на порушення зазначених вимог не подали до Держаудитслужби Звітність за I півріччя 2016 року.

Серед причин неподання зазначеними органами до Держаудитслужби Звітності за I півріччя 2016 року можна виокремити або нестворення підрозділів внутрішнього аудиту (невведення відповідних посад), або незабезпечення їх укомплектування. Проте відповідно до вимог статті 26 Бюджетного кодексу України відповідальність за організацію внутрішнього аудиту та забезпечення його здійснення у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах покладено безпосередньо на керівників розпорядників бюджетних коштів.

Водночас ще 3 ЦОВВ (Міністерство інфраструктури України, Державна служба фінансового моніторингу України та Державна інспекція навчальних закладів України) та 4 державні адміністрації (Львівська, Миколаївська, Одеська та Хмельницька обласні державні адміністрації) подали до Держаудитслужби Звітність за I півріччя 2016 року з порушенням визначених законодавством термінів.

Крім того, низка ЦОВВ і державних адміністрацій (Міністерство молоді та спорту України, Міністерство освіти і науки України, Міністерство охорони здоров'я України, Державна казначейська служба України, Державна міграційна служба України, Державна пенітенціарна служба України, Державна служба інтелектуальної власності України, Державна служба статистики України, Державна служба України з питань Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, Державне агентство автомобільних доріг України, Державне агентство водних ресурсів України, Державне агентство України з питань кіно, Державне космічне агентство України, Державна архітектурно-будівельна інспекція України, Національне агентство з питань державної служби, Державний комітет з питань телебачення та радіомовлення України, Адміністрація Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, Дніпропетровська, Київська, Харківська та Чернігівська обласні державні адміністрації) не забезпечили подання Звітності за I півріччя 2016 року в електронному вигляді, чим порушено вимогу пункту 3 Інструкції N 347.

Своєю чергою, аналіз Звітності за I півріччя 2016 року, поданої ЦОВВ і державними адміністраціями до Держаудитслужби, встановив низку недоліків та невідповідностей вимогам розділів I - III Інструкції N 347 під час унесення даних до розділів I - III Звітності.

З метою уникнення випадків неправильного складання Звітності у майбутніх звітних періодах, а також керуючись нормою підпункту другого пункту 3 наказу Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року N 347, Держаудитслужба надає роз'яснення щодо заповнення полів Звітності, під час внесення даних до яких найчастіше припускаються помилок.

Таблиця 1 розділу I Звітності

У рядках 11000 - 14000 зазначається штатна/фактична чисельність працівників підрозділів внутрішнього аудиту (графи 3 - 10) та посадових осіб (внутрішніх аудиторів), які є окремими структурними одиницями органу (графи 11, 12).

Рядок 15000 (графи 3, 5, 7, 9) має містити інформацію про кількість підрозділів внутрішнього аудиту (за їх статусом - департаменти, управління, відділи, сектори).

У цьому ж рядку в графі 11 відображається як загальна кількість посадових осіб (внутрішніх аудиторів), які є окремими структурними одиницями органу, так і фактична кількість посадових осіб, які не є внутрішніми аудиторами, однак на яких покладено повноваження щодо здійснення внутрішнього аудиту.

Слід зазначити, що у жодному з розділів Звітності не наводиться інформація (не зазначаються дані) щодо підрозділів внутрішнього аудиту (відповідних посад), які утворені (введені) та функціонують у підприємствах, установах, організаціях, закладах, що належать до сфери управління ЦОВВ або державної адміністрації, проте не є бюджетними установами.

Крім того, поля рядка 12000 для державних адміністрацій завжди матимуть нульове значення, оскільки у їх структурі не передбачено територіальних органів.

У разі якщо підрозділ внутрішнього аудиту органу перебуває у складі іншого структурного підрозділу (наприклад, відділ внутрішнього аудиту у складі департаменту правової роботи), посада керівника такого іншого структурного підрозділу не включається до чисельності підрозділу внутрішнього аудиту органу.

Наприклад, в апараті ЦОВВ функціонує департамент внутрішнього аудиту (штатна чисельність - 20 осіб, фактична - 15), також: у п'яти територіальних органах ЦОВВ функціонують сектори внутрішнього аудиту (штатна чисельність - 10 осіб, фактична - 8), а ще в одному територіальному органі ЦОВВ - головний спеціаліст з внутрішнього аудиту.

Крім того, в одній бюджетній установі, яка належить до сфери управління ЦОВВ, повноваження щодо здійснення внутрішнього аудиту покладено на головного спеціаліста фінансового управління цієї установи.

У такому разі інформація щодо кількості підрозділів внутрішнього аудиту та працівників, зайнятих у них (таблиця 1 розділу І Звітності), матиме вигляд, як це показано в таблиці 1.

Таблиця 1

Таблиця 3 розділу I Звітності

У рядках 32000, 32100 (графа 4) зазначається остаточна кількість об'єктів внутрішнього аудиту, включених до планів проведення внутрішніх аудитів, з урахуванням змін, які вносилися протягом звітного періоду.

У рядках 33000, 33100 (графа 4) зазначається кількість об'єктів внутрішнього аудиту, які додатково включені до планів проведення внутрішніх аудитів, без урахування тих об'єктів, які вже були передбачені у плані проведення внутрішніх аудитів до внесення змін.

У разі якщо у звітному періоді не проведено внутрішні аудити на усіх запланованих об'єктах внутрішнього аудиту, то план проведення внутрішніх аудитів вважається таким, що не виконано.

Наприклад, до плану проведення внутрішніх аудитів у ЦОВВ на I півріччя 2016 року (погодженого з Держаудитслужбою та затвердженого керівником ЦОВВ) включено 25 із 100 об'єктів внутрішнього аудиту, внесених до бази даних внутрішнього аудиту (заплановано часу для проведення внутрішніх аудитів на цих об'єктах - 1500 людино-днів).

Протягом звітного періоду до цього плану двічі вносилися зміни (погоджені з Держаудитслужбою) - виключено 5 об'єктів (300 людино-днів) та додатково включено ще 8 об'єктів (480 людино-днів).

Станом на кінець звітного періоду завершено внутрішні аудити на 25 об'єктах, ще на двох - розпочато, відповідно, на одному об'єкті внутрішній аудит не розпочато.

У такому разі інформація щодо стану планування проведення внутрішніх аудитів і виконання планів (таблиця 3 розділу I Звітності) матиме вигляд, як це показано в таблиці 2.

Таблиця 2

Таблиця 1 розділу II Звітності

До рядків 11000 - 11200 вносяться дані за всіма внутрішніми аудитами (плановими і позаплановими), які розпочаті у попередньому звітному періоді та завершені у поточному; розпочаті і завершені у поточному звітному періоді; розпочаті у поточному звітному періоді, які будуть завершені у наступному.

При цьому до таблиць 2, 3 розділу II та розділу III Звітності вносяться дані лише за завершеними у поточному звітному періоді внутрішніми аудитами.

У разі проведення внутрішніх аудитів за кількома напрямами у рядках 11000 - 11200 (графа 9) зазначається не кількість напрямів внутрішнього аудиту, а виключно кількість проведених внутрішніх аудитів, тобто сума граф 3, 5, 7 не буде дорівнювати значенню графи 9.

Натомість обсяги використаного часу у цьому разі мають бути чітко розподілені за кожним із напрямів (зокрема на підставі програми внутрішнього аудиту, у якій обов'язково зазначаються терміни виконання робіт у розрізі питань, що підлягають дослідженню). Тобто сума граф 4, 6, 8 має обов'язково дорівнювати значенню графи 10.

Наприклад, внутрішніми аудиторами ЦОВВ у I півріччі 2016 року:

завершено 2 планових фінансових аудити, розпочатих у 2015 році (використано 50 людино-днів, в тому числі 20 людино-днів у I півріччі 2016 року);

завершено 2 позапланових аудити ефективності (використано 180 людино-днів);

завершено 2 планових аудити ефективності (використано 360 людино-днів), 8 планових фінансових аудитів/аудитів відповідності (використано 320 людино-днів, у тому числі 120 людино-днів - на фінансові аудити, та 200 людино-днів - на аудити відповідності), 3 планових фінансових аудити (використано 60 людино-днів) та 5 планових аудитів відповідності (використано 100 людино-днів);

розпочато 2 позапланових аудити відповідності (використано 100 людино-днів), які будуть завершені у II півріччі 2016 року.

У такому разі інформація щодо стану проведення внутрішніх аудитів (таблиця 1 розділу II Звітності) матиме вигляд, як це показано в таблиці 3.

Таблиця 3

Слід окремо зазначити, що загальний обсяг часу, використаного на проведення усіх внутрішніх аудитів у звітному періоді, не може перевищувати добутку фактичної кількості внутрішніх аудиторів та кількості робочих днів у звітному періоді.

Наприклад, якщо фактична чисельність внутрішніх аудиторів ЦОВВ налічує 8 осіб, то загальний обсяг робочого часу у I півріччі 2016 року становитиме 976 людино-днів (8 осіб х 122 робочих дні). Тому відображення у Звітності показника використаного робочого часу на проведення усіх внутрішніх аудитів, що перевищує 976 людно-днів (наприклад, 1140 людино-днів), свідчить про допущення помилки під час його розрахунку.

Розділ III Звітності

У рядку 22310 вказується загальна кількість виконаних рекомендацій, за якими забезпечено результативність, досягнуто економічний ефект від впровадження аудиторських рекомендацій.

Слід наголосити, що аудиторські рекомендації щодо відшкодування виявлених фінансових порушень або поновлення втрат, які були виконані у повному обсязі, не відображаються у рядку 22310, оскільки результативність (економічний ефект) аудиторських рекомендацій полягає не у відшкодуванні виявлених порушень, а в усуненні їх причин, що досягається шляхом розробки та запровадження відповідних механізмів та заходів внутрішнього контролю.

Наприклад, під час внутрішнього аудиту встановлені непоодинокі випадки безпідставних виплат певним працівникам премій (щомісячно на суму 57,3 тис. грн.) та надбавок за понаднормове навантаження (щомісячно на суму 13,5 тис. гривень).

Причиною зазначеного встановлено відсутність контролю за діяльністю бухгалтера, неналежна організація обліку відпрацьованого робочого часу, відсутність відповідних регламентів (зокрема щодо нарахування таких премій і надбавок).

На виконання аудиторських рекомендацій затверджено окремий регламент обліку робочого часу, порядок нарахування премій і надбавок, запроваджено додаткові механізми авторизації платіжних документів та контроль з боку керівництва за діяльністю бухгалтера.

За результатами моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій за 3 місяці після проведення внутрішнього аудиту економія становить 180,4 тис. гривень.

З огляду на викладене, Держаудитслужба рекомендує:

1. Ознайомитися зі Звітом про стан розвитку державного внутрішнього фінансового контролю в Україні за I півріччя 2016 року, розміщеного на офіційному веб-сайті Держаудитслужби (http://www.dkrs.gov.ua/), та забезпечити виконання заходів, зазначених у частині III розділу "Пропозиції" цього Звіту.

2. Проаналізувати Звітність за I півріччя 2016 року, подану до Держаудитслужби, та у разі потреби (за наявності в ній недоліків/невідповідностей, наведених у цьому листі) відкоригувати дані, які будуть унесені до Звітності за 2016 рік.

3. Забезпечувати подання до Держаудитслужби Звітності з дотриманням вимог пункту 16 Порядку N 1001, пунктів 3, 5 Інструкції N 347, зокрема в частині своєчасності її подання як у паперовому, так і в електронному вигляді. З цією метою керівникам підрозділів внутрішнього аудиту ЦОВВ і державних адміністрацій забезпечувати своєчасну її підготовку.

4. Під час підготовки Звітності неухильно дотримуватися вимог Інструкції N 347 у частині недопущення внесення до неї недостовірних даних.

5. Розглянути цей лист на нарадах (економічних навчаннях) з працівниками підрозділів внутрішнього аудиту.

Голова Л. В. Гаврилова

Документи що посилаються на цей