КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
РІШЕННЯ
22.11.2016 N 6/1
Про підсумки позапланової комплексної перевірки діяльності
Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України
(Рішення введено в дію Наказом
Державної архівної служби України
N 159 від 25.11.2016)
Розглянувши результати позапланової комплексної перевірки діяльності Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України (далі - держархів), колегія зазначає, що держархів у цілому виконує покладені на нього завдання, вживає заходи, спрямовані на удосконалення стану архівної справи та діловодства в юридичних особах, що перебувають у зоні комплектування держархіву.
У держархіві впроваджено основний комплекс нормативних документів, що регламентують організацію його роботи та діяльність дорадчих органів.
Робота з формування Національного архівного фонду (далі - НАФ), організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства організацій, у діяльності яких утворюються документи НАФ, здійснюється відповідно до розділів II - III Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 N 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за N 584/23116 (із змінами).
Держархів посідає провідне місце в комплектуванні документами особового походження.
Серед державних архівних установ України держархів має один із найменших показників щодо зберігання понад встановлені строки документів НАФ в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування та один із найвищих - з науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) юридичними особами - джерелами формування НАФ, описи яких погоджено ЕПК держархіву.
Роботу експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) організовано відповідно до затверджених річних планів роботи, які охоплюють організаційні заходи, діяльність щодо розгляду описів справ, зведених номенклатур справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, тощо.
Порядок доступу до приміщень і на територію держархіву регламентується Правилами пропускного режиму, затвердженими директором держархіву від 31.03.2016 і погодженими начальником відділу цивільної охорони Департаменту поліції охорони Національної поліції України від 31.05.2016.
Архівосховища основного корпусу обладнані охоронною та пожежною сигналізаціями, що виведені на пульт чергового на посту охорони.
Розроблено проектну документацію на встановлення пожежної сигналізації на всі будівлі відділу "Літературно-мистецькі Плюти" та розпочато роботи з її встановлення.
У 2016 році проведено технічне обслуговування та перезарядку всіх вогнегасників держархіву.
Архівосховища обладнано приладами для контролю температурно-вологісного режиму, оновленими у 2013 році.
Облікова документація держархіву перебуває у задовільному фізичному стані.
Держархівом здійснюються заходи щодо поліпшення фізичного стану документів, а також щодо виявлення документів архівної україніки.
Планове перевіряння наявності і стану документів провадиться відповідно до плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 роки.
У держархіві обліковано п'ять унікальних документів, які зберігаються у сейфі, що опечатується. Договір страхування зазначених документів щороку переукладається.
Значна увага в держархіві приділяється питанням використання НАФ.
Для пошуку релевантної інформації по масивах документів у держархіві створено довідковий апарат, представлений обов'язковими елементами: путівником, описами, каталогами, а також додатковими його елементами - оглядами.
Держархів має один з найвищих показників серед центральних державних архівів України щодо співпраці із засобами масової інформації. Протягом періоду, що підлягав перевірці, підготовлено 51 радіо- та 33 телепередачі, присвячені життю і творчості митців та літераторів.
Держархів бере активну участь у конкурсах науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, археографії та конкурсі на здобуття премії імені Василя Веретенникова.
Заслуговує на увагу започаткований держархівом літературно-музичний проект "Мистецькі зустрічі в архіві-музеї", який популяризує документи, що зберігаються у фондах держархіву. Це сприяє поповненню НАФ новими документами, що розкривають сучасну історію культури та мистецтв України. Важливим напрямом діяльності держархіву є організація та проведення екскурсій для студентської та учнівської молоді, представників установ та організацій, під час яких відбувається їх ознайомлення з історією держархіву, складом та змістом документів, музейними експозиціями тощо.
Звернення громадян виконуються відповідно до чинних нормативно-правових актів. Скарг від заявників щодо необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян до держархіву не надходило.
Організація роботи з управління персоналом та ведення кадрового діловодства здійснюються відповідно до трудового законодавства та законодавства про державну службу.
Діяльність архіву з охорони праці та пожежної безпеки в основному відповідає вимогам нормативно-правових актів. Нещасних випадків, професійних захворювань та аварій у держархіві впродовж 2013 - 2016 рр. не зафіксовано.
Водночас, незважаючи на значну роботу, що проводиться в держархіві з питань формування, обліку, зберігання та використання документів НАФ, мають місце проблеми та окремі недоліки.
Однією із найсуттєвіших проблем є вирішення питання розміщення держархіву у власному приміщенні з оптимальними умовами для зберігання архівних документів та для роботи працівників держархіву. На сьогодні загальний стан будівлі, в якій розміщено держархів, є незадовільним.
Потребують перероблення списки юридичних осіб - джерел формування НАФ та списки фізичних осіб - джерел формування НАФ і подання їх на розгляд ЦЕПК Укрдержархіву.
Невисокими є показники з науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання за встановлені законодавством роки в юридичних особах - джерелах формування НАФ та погодження їх номенклатур справ ЕПК держархіву.
Не повною мірою створено оптимальні умови зберігання архівних документів. Через відсутність системи кондиціювання температурно-вологісний режим в архівосховищах не витримується. Охоронна та пожежна сигналізації не підключені до центрального пульту спостереження.
Не підтримуються у повному обсязі режими зберігання документів НАФ, що перебувають у відділі "Літературно-мистецькі Плюти".
Значна частина справ та документів зберігаються у держархіві в неупорядкованому стані.
Невирішеною залишається проблема централізації обліку документів НАФ.
Фонди, що зберігаються у відділі "Літературно-мистецькі Плюти", потребують суцільного перевіряння наявності. Документи НАФ, що зберігаються у цьому відділі, не переміщено на постійне зберігання до архівосховища по вул. Володимирській, 22-а.
Через брак фінансування на закупівлю мікроплівки темпи створення страхового фонду не задовольняють потреб архіву.
Потребує докорінної перебудови робота зі створення та ведення каталогів у держархіві, оскільки каталоги репрезентують лише 26 % інформаційних ресурсів архіву, каталогізація управлінської документації взагалі не планується.
Через низький показник ефективності використання інформації, представленої у каталогах, потребує суттєвого удосконалення система планування роботи з каталогізації.
Не повністю забезпечено дотримання вимог Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 21.09.2015 N 1786/5/272, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.09.2015 за N 1117/27562.
Необхідно привести у відповідність до вимог законодавства та інших нормативно-правових актів діловодство за зверненнями громадян та запитами на інформацію, а також кадрове діловодство.
Питання проведення атестації робочих місць за умовами праці, залишається невирішеним.
Нагальною проблемою для держархіву залишається відсутність системи вентиляції та кондиціонування повітря, що не дозволяє створити у робочих приміщеннях належні санітарно-гігієнічні умови.
Потребує підвищення ролі трудового колективу держархіву в підведенні підсумків і оцінці виконання положень Колективного договору його сторонами.
Враховуючи підсумки позапланової комплексної перевірки діяльності держархіву, колегія вирішила:
1. Визнати роботу Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України з управління архівною справою і діловодством у зоні комплектування держархіву, формування, обліку, зберігання, використання інформації документів НАФ в цілому задовільною.
2. Директору Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України Чижовій О. В.:
1) до 06.12.2016 розробити та затвердити план заходів щодо усунення недоліків у діяльності держархіву, виявлених під час позапланової перевірки, і подати його до Укрдержархіву;
2) разом з Фондом державного майна України продовжити роботу з пошуку приміщення, придатного для розміщення держархіву;
3) розглянути питання стосовно вдосконалення науково-методичної роботи архіву, запровадження в архіві посади методиста (працівника відповідної кваліфікації), безпосередньо орієнтованого на вирішення завдань методичного забезпечення основних напрямів архівної роботи;
4) концептуально вирішити методологічні та прикладні завдання каталогізації документів в умовах поступового переведення цього типу довідника в електронну форму на основі впровадження стандартизованих форматів каталожних описань.
3. Структурним підрозділам Укрдержархіву надати необхідну практичну та методичну допомогу держархіву в організації усунення недоліків у його діяльності.
Голова колегії, Голова
Державної архівної служби Т. І. Баранова
Секретар колегії С. П. Чернова