Автокомандировка: документально-НДФльные нюансы1

В настоящее время ситуации, когда предприятия отправляют работников в служебную коман­дировку на автомобилях, как собственных, так и принадле­жащих предприятию, уже давно не являются экзотическими. В связи с этим нас спрашивают, как правильно оформить такие автокомандировки и компенси­ровать расходы работнику.

Сразу скажем, что в "коман­дировочном" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 179 разд. IV НК Украины нет прямого упоминания об автоко­мандировках, однако нет в нем и запрета на возмещение рас­ходов по таким командировкам и даже встречаются отдельные фразы о транспортных сред­ствах.

Поэтому мы считаем, что отражать в налоговом учете "ав­токомандировочные" расходы следует в том же порядке, что и расходы на обычные команди­ровки. В этом случае мы имеем в виду суточные расходы, расходы на проживание и т. п.

А вот расходы на приобре­тение ГСМ стоят особняком и поэтому заслуживают отдельно­го рассмотрения.

Расходы на приобретение ГСМ: как их не облагать НДФЛ

Если речь идет об использова­нии работником в командировке собственного автомобиля, то возместить осуществленные им расходы на приобретение ГСМ в качестве командировочных невозможно.

Налоговики строго требуют облагать НДФЛ стоимость топли­ва, возмещенную плательщику во время нахождения в команди­ровке на территории Украины или за границей на собственном автомобиле (см. консультацию налоговой в "ЗІР" подкатегория 103.04)².

Согласно ч. 1 ст. 759 ГК Укра­ины по договору найма (аренды) наймодатель передает или обязу­ется передать нанимателю иму­щество в пользование за плату на определенный срок.

Таким образом, компенсация, которая выплачивается юридиче­ским лицом наемному работнику за использование им во время осуществления служебных обя­занностей собственного авто­мобиля, который не находится в аренде у юридического лица, может осуществляться по реше­нию руководителя предприятия и будет считаться дополнительным благом наемного работника.

Налоговый агент, который начисляет (выплачивает, предо­ставляет) налогооблагаемый доход в пользу плательщика на­лога, обязан удерживать налог из суммы такого дохода за его счет, используя ставку налога, определенную в ст. 167 разд. IV НК Украины (пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 разд. IV НК Украины).

Учитывая вышеизложенное, сумма компенсации, которая выплачивается юридическим лицом наемному работнику за использование собственного автомобиля, который не нахо­дится в аренде у юридического лица, при исполнении служебных обязанностей, является дополни­тельным благом такого работника и облагается налогом на доходы физических лиц на основании подпункта "а" и подпункта "г" пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 разд. IV НК Украины.

В качестве выхода из си­туации специалисты предлагают заключать с владельцем авто­мобиля краткосрочный договор аренды транспортного средства или ездить в командировку на служебном авто.

О том, что не является до­ходом работника сумма возме­щенных ему командировочных расходов в рамках фактических расходов, а именно на проезд на арендованном автотранспорте как к месту командировки и обратно, так и по месту ко­мандировки, прямо говорится в пп. 170.9.1 п. 170.9 cт. 170 разд. IV НК Украины. А раз так, то и рас­ходы на ГСМ, плата за стоянку и прочие "автомобильные" расходы будут возмещаться (на это обратил внимание Минфин Украины, в Письме N 31-26030-12/19868).

Некоторые специалисты предлагают возмещать расходы на приобретение ГСМ в ходе служебной командировки на лич­ном авто в составе компенсации за износ автомобиля согласно ст. 125 КЗоТ Украины.

Напомним, что в соответ­ствии со ст. 125 КЗоТ Украины работники, использующие свои инструменты для нужд пред­приятия, имеют право на полу­чение компенсации за их износ (амортизацию). При этом размер и порядок выплаты этой компен­сации, если они не установлены в централизованном порядке, определяются владельцем или уполномоченным им органом по согласованию с работником.

Правомерность применения этой нормы КЗоТ Украины не только в отношении инструментов, но и личных автомобилей работников следует из п. 3.22 Инструкции N 5, который к про­чим выплатам, не относящимся к ФОТ, причисляет компенсации работникам "за использова­ние для нужд производства собственного инструмента и личного транспорта".

Данной точки зрения придер­живаются иногда и в судебной практике. Например, Житомир­ский апелляционный админи­стративный суд в Определении N 806/1575/14 исходил из того, что правомерным является то, что "предприятие использова­ло бензин в хозяйственных целях".

При этом документально данное использование подтверж­дено следующими документа­ми:

- заявлением к руководителю предприятия о разрешении ис­пользования личного автомоби­ля в служебных целях;

- разрешением руководства предприятия на использова­ние авто в служебных целях с выплатой компенсации;

- при­казами о порядке использования такого авто в служебных целях, о выплате работнику суммы со­ответствующей компенсации.

В результате суд признал правомерным условие п. 2.1 указанных договоров, из которого усматривается, что "автомобиль используется его владельцем - работником предприятия лично при осуществлении своих трудовых обязанностей, за что работник получает от предприятия компенсацию за износ своего транспортного средства в размере 10 копеек за каждый километр пробега".

В результате суд пришел к выводу, что стоимость то­плива, которым заправлялись собственные автомобили при исполнении трудовых обязан­ностей, правомерно отнесена в состав расходов на сбыт предприятия, поскольку транс­портные средства использова­лись в трудовой деятельности, и по аналогии закона (ст. 125 КЗоТ Украины) работники полу­чали компенсацию за износ в служебных целях собственных инструментов.

По мнению суда, правомер­ность применения к транс­портным средствам аналогии с инструментами подтверждается и Инструкцией N 5 (п. 3.22).

Однако должны предупре­дить, что налоговики придер­живаются иной позиции: они считают, что сумма компенса­ции, которая выплачивается юрлицом наемному работнику за использование собственного авто, не находящегося в аренде у юрлица, при исполнении слу­жебных обязанностей, является дополнительным благом такого работника и облагается НДФЛ на основании подпунктов "а" и "г" пп. 164.2.17 п. 164.2 cт. 164 разд. IV НК Украины.

Что касается расходов на ГСМ в случае использования в командировке служебного (арендованного) автомобиля, то их возмещают в соответствии с Нормами расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Приказом N 43, и маршрутом, согласованным с руководителем, что должно быть отражено в приказе о направле­нии работника в командировку.

В то же время в НК Украины прямого указания на примене­ние Норм расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Приказом N 43, при возмещении ГСМ-расходов нет³. Так что в этом вопросе всё зависит от доброй воли сторон (предприятия и командированно­го работника), подтвержденной, например, соответствующим По­ложением о командировках.

Документальное оформление автокомандировки

Документальное оформле­ние автокомандировки произво­дится по аналогии с обычной командировкой. То есть согласно Инструкции N 59 и пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 разд. IV НК Украины для подтверждения расходов на командировку не­обходимы:

- приказ о командировке;

- первичные документы, под­тверждающие осуществленные расходы;

- документы, подтверждаю­щие связь командировки с хо­зяйственной деятельностью.

Кроме того, необходимо по­беспокоиться о выдаче аванса на поездку, а после ее окончания принять у работника Отчет об использовании средств, вы­данных на командировку или под отчет, утвержденный При­казом N 841.

Поскольку мы говорим об автокомандировке, то в при­казе, как правило, указывают автомобильный характер такой командировки, а также маршрут передвижения транспортного средства (если в этом есть не­обходимость).

Для списания топлива, из­расходованного автомобилем, чаще всего используют путевой лист служебного автомобиля, хотя, как известно, на сегодняш­ний день его применение стало необязательным.

Тем не менее для корректного учета, а также контроля за ра­ботой автотранспорта и работни­ков не обойтись без первичного документа, который учитывает время работы автомобиля и во­дителя, объем израсходованного топлива, километраж и т. п.

Поэтому для автомобиль­ноучетных целей предприятие может создать собственный первичный документ, взяв за основу, например, старый путе­вой лист и добавив в него необ­ходимые графы и разделы или убрав лишние строки⁴. Еще луч­ше будет, если самостоятельно разработанная форма путевого документа будет утверждена и введена в действие распоряже­нием руководства предприятия.

ГСМ-документы: фискально-чековые нюансы

Поскольку "автомобильные" командировки, как правило, свя­заны с приобретением ГСМ, предприятиям необходимо про­инструктировать своих работ­ников насчет требований к до­кументальному оформлению таких операций.

НДС

Основанием для признания налогового кредита по НДС при приобретении горючего может быть либо налоговая наклад­ная, составленная на покупателя и зарегистрированная в ЕРНН, либо фискальный чек на сумму не более 240 грн с НДС (пункты 201.10, 201.11 ст. 201 разд. V НК Украины).

НДФЛ и военный сбор

Напомним, что с 11.03.2016 г.⁵ в фискальном чеке РРО в случае приобретения ГСМ должен быть отражен акцизный налог.

Столичные налоговики в Пись­ме N 10242/10/26-15-40-03-16 разъяснили, что в случае реги­страции субъектом хозяйствова­ния РРО до 11.03.2016 г. требо­вание относительно отражения уплаты акцизного налога в фи­скальном чеке РРО не является обязательным. Главное, чтобы модификация РРО была включена в Госреестр РРО и не истек срок службы, установленный в техдокументации.

То есть кассовые чеки без реквизита "Акцизный налог" имеют право на жизнь.

А теперь представим ситуа­цию: командированный работ­ник представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложены кассовые чеки РРО, подтверждающие заправку автогорючим, и в некоторых из них отсутствует реквизит "Акциз­ный налог".

Что делать бухгалтеру?

Как узнать модель (моди­фикацию) РРО, на котором чек был распечатан, и определить, включена ли эта модель в Госреестр РРО, действовавший на 11.03.2016 г.? Неужели бухгалтер должен проводить расследова­ние по каждому "безакцизному" чеку?

Так что заботу о необложении НДФЛ (и военным сбором) расходов на покупку ГСМ сле­дует возложить на плечи самих автокомандированных работ­ников. А значит, их необходимо заблаговременно проинструк­тировать в отношении докумен­тального подтверждения факта нахождения РРО в Госреестре до 11.03.2016 г.

В общем, ездить в автокоман­дировку должны документаль­но подкованные работники...

______________________________________

¹ Статья любезно предоставлена нам журналом "Бухгалтер" N 8 (868)/2017 (подписной индекс 74201).

² Напомним, что следует удержать не только НДФЛ, но и военный сбор.

³ Судебная практика также свидетельствует о том, что в этом вопросе всё не так однозначно.

⁴ 0 том, что для списания ГСМ можно использовать самостоятельно изготовленные бланки путевых листов, отмечено в извлечении из Письма N 4492/25/10-13.

⁵ Дата вступления.в силу Приказа N 13, в соответствии с которым чек ф. N ФКЧ-1 дополняется акцизными реквизитами.

Список использованных документов

ГК Украины - Гражданский кодекс Украины

КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины

НК Украины - Налоговый кодекс Украины

Инструкция N 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. N 59 (в редакции от 17.03.2011 г. N 362)

Приказ N 13 - Приказ Минфина Украина от 21.01.2016 г. N 13 "Об утверждении Положения о форме и содержании расчетных документов, Порядка представления отчетности, связанной с использованием книг учета расчетных операций (расчетных книжек), формы N ЗВР-1 Отчета об использовании книг учета расчетных операций (расчетных книжек)"

Приказ N 43 - Приказ Минтранса Украины от 10.02.1998 г. N 43 "Об утверждении Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте"

Приказ N 841 - Приказ Минфина Украины от 28.09.2015 г. N 841 "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления"

Письмо N 31-26030-12/19868 - Письмо Минфина Украины от 15.12.2006 г. N 31-26030-12/19868 "О служебных командировках"

Письмо N 4492/25/10-13 - Письмо Министерства инфраструктуры Украины от 23.04.2013 г. N 4492/25/10-13 "Относительно первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов"

Письмо N 10242/10/26-15-40-03-16 - Письмо Главного управления ГФС в г. Киеве от 04.05.2016 г. N 10242/10/26-15-40-03-16 "Относительно отражения уплаты акцизного налога в фискальных чеках РРО"

Определение N 806/1575/14 - Определение Житомирского апелляционного административного суда Украины от 16.07.2014 г. N 806/1575/14 "О признании противоправными и отмене налоговых уведомлений-решений" (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39788717)

Алла Погребняк

"Консультант бухгалтера" N 5 (825) 06 березня 2017 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)

Документи що посилаються на цей