Кто копеечку не ценит, тот копеечки не стоит!1
Разменная монета2: правила работы, хранения и учета
Безусловно, каждый покупатель знаком с повелительнопросительным воззванием кассира: "Готовьте мелкие деньги!".
А обязан ли покупатель иметь и тем более готовить мелкие деньги? Кому же, собственно, следует беспокоиться о наличии мелких купюр и монет в кассе?
Как правильно определить размер разменной монеты и оформить ее движение?
Разменная монета: документальное обоснование
Поскольку выдача сдачи покупателям производится в течение всего торгового дня, то разменной монеты и мелких купюр для этих целей в кассе должно быть достаточно.
На этом настаивает п. 2.13 Положения N 637, в соответствии с которым предприятия (предприниматели) должны обеспечивать наличие в кассе банкнот и монет для выдачи сдачи.
Кроме того, контролирующим органам во время проверки предписано обращать внимание на обязательность обеспечения постоянного наличия в кассах проверяемых предприятий разменной монеты для выдачи сдачи (п. 7.25 Положения N 637).
Способы оформления движения разменки
Итак, разменная монета должна быть там, где проводят расчеты с покупателем. Если это головная касса, то вопросов не возникает. А как передать разменную монету из головной кассы в операционные кассы, то есть в места проведения расчетов, или в кассы обособленных подразделений?
Специалисты рекомендуют, в первую очередь, оформить приказ, в котором следует четко прописать правила работы с разменкой. После этого необходимо составить документы, подтверждающие передачу разменной монеты из головной кассы в обособленные подразделения.
Здесь возможны два варианта.
Первый. В головной кассе предприятия на движение наличности выписывают расходный кассовый ордер, а в подразделении поступление разменки оформляют приходным кассовым ордером, если там ведут кассовую книгу.
Далее проводят операцию "Служебное внесение" (п. 6 разд. ІІІ Порядка N 547), если работают с РРО.
Если используют расчетную книжку (например, в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии), то выписывают расчетную квитанцию с отметкой "служебное внесение" (п. 7 гл. 2 разд. ІІІ Порядка N 547).
В конце рабочего дня разменку можно сдать в головную кассу вместе с выручкой, а можно оставить в ящике РРО (в пределах утвержденного лимита кассы).
Второй. Применяют Книгу учета выданных и принятых старшим кассиром денег по ф. N КО-5 (приложение 6 к Положению N 637). Такой вариант предусмотрен п. 4.6 Положения N 637.
Кстати, применение Книги ф. N КО-5 считается целесообразным, если предприятие имеет несколько РРО в одном торговом зале (например, супер- и гипермаркеты). В этом случае в начале дня (или в течение дня) происходит передача разменки, а в конце дня ее забирают обратно.
Единственное, о чем нельзя забывать: ф. N КО-5 именная, то есть ведется на каждого кассира отдельно.
Напомним также, что разменная монета может быть выдана только лицу, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.
Сроки хранения разменной монеты в ящике РРО
Мы считаем, что каких-либо ограничений в отношении сроков хранения разменной монеты в ящике РРО действующим законодательством не установлено, поэтому предприятие может самостоятельно определять периодичность ее сдачи в головную кассу предприятия.
Главное, чтобы эта сумма не превысила установленный лимит кассы (предприятия или обособленного подразделения, если для него установлен отдельный лимит).
Отвечая на вопрос по поводу сроков хранения разменной монеты в ящике РРО, ГНА в г. Киеве в Письме N 292/10/31-10 сослалась на п. 6 разд. ІІІ действовавшего тогда Порядка N 614.
Данная норма, как и ее правопреемник - упомянутый выше п. 6 разд. ІІІ Порядка N 547, свидетельствует о возможности хранения наличности (как раз и являющейся разменной монетой) на месте проведения расчетов до момента осуществления первой расчетной операции.
Как учитывают разменную монету
Для корректного учета сумм разменной монеты, которые выдают из кассы или заносят из ящика РРО, специалисты рекомендуют к субсчету 301 "Касса в национальной валюте" открыть субсчет второго порядка, например 301/1 "Операционная касса N 1 в национальной валюте", 301/2 "Операционная касса N 2 в национальной валюте" и т. п.
Таких субсчетов должно быть столько, сколько есть структурных (обособленных) подразделений на предприятии или торговых точек.
По дебету субсчета 301/1 фиксируют выдачу продавцу (кассиру, другому ответственному лицу) разменной монеты на руки, а по кредиту - возврат продавцом разменки в головную кассу предприятия.
Обращаем внимание: в налоговом учете эти операции не отражают, поскольку происходит только перемещение сумм наличных в пределах одного предприятия. Единственное, что меняется, материально ответственные лица (кассир предприятия и кассиры в магазине), а также фактическое местонахождение денег (касса предприятия и ящик РРО).
________________________________________
1 Статья любезно предоставлена нам журналом "Бухгалтер" N 20 (880)/2017 Подписной индекс 74201).
2 В п. 4 разд. I Инструкции N 174, разменные монеты определены как "монеты национальной валюты номиналом 1 коп., 2 коп., 5 коп., 10 коп., 25 коп. и 50 коп., которые выполняют функции размена банкнот и оборотных монет и законного платежного средства".
Список использованных документов
НК Украины - Налоговый кодекс Украины
Инструкция N 174 - Инструкция о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденная постановлением Правления НБУ от 01.06.2011 г. N 174
Положение N 637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. N 637
Порядок N 547 - Порядок регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемые для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом Минфина Украины от 14.06.2016 г. N 547
Порядок N 614 - Порядок регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. N 614 (утратил силу)
Письмо N 292/10/31-10 - Письмо ГНА в г. Киеве от 15.04.2005 г. N 292/10/31-10 "О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине"
Алла Погребняк,
Татьяна Серикова
"Консультант бухгалтера" N 12 (832) 26 червня 2017 року
Передплатний індекс: 22789 (змішана російська/українська мова)