Перенос или продление очередных отпусков
Одним из основных преимуществ трудового договора является право наемного работника на оплачиваемый ежегодный отпуск.
В Украине каждый работающий по трудовому договору имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Это право ему гарантируют ст. 45 Конституции Украины, ст. 2 КЗоТ Украины и ст. 2 Закона об отпусках. На период пребывания в отпуске за работником сохраняются его место работы (должность) и заработная плата.
Независимо от того, вписывается ли предоставленный отпуск работника в рамки одного месяца или переходит на другие месяцы, отпускные выплачивают одной суммой.
При этом в период очередного ежегодного отпуска случаются ситуации, которые приводят к необходимости его переноса или продления. Действующее законодательство предусматривает ряд случаев, когда ежегодный отпуск переносится или продлевается в обязательном порядке.
В таких случаях неизбежно возникает вопрос об отражении таких операций в отчетности по ЕСВ и НДФЛ.
Какие отпуска и в каких случаях можно перенести или продлить
В соответствии с ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках ежегодный (основной и дополнительный) отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае:
- временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;
- исполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
- наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;
- совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.
Ежегодный отпуск работника может быть перенесен на другой период или продлен при предъявлении им справки о прохождении обследования в специализированном лечебнопрофилактическом учреждении (Письмо N 233/18/99-10).
Согласно п. 2.17 Инструкции N 455 справка произвольной формы, заверенная подписью главного врача и печатью лечебнопрофилактического учреждения, выдается лицам, которые проходят обследование:
- по поводу установления причинной связи заболевания с условиями труда, перечень которых утверждается КМУ;
- по направлению следственных органов, прокуратуры и суда.
Данная справка является документом, удостоверяющим временную нетрудоспособность граждан, и приравнивается к листку нетрудоспособности (Письмо N 3.51-4/4272-Д/3-6759).
Согласно ч. 6 ст. 20 Закона об отпусках дополнительные социальные отпуска работникам, имеющим детей, предоставляются сверх ежегодных отпусков, предусмотренных статьями 6, 7 и 8 указанного Закона, а также сверх ежегодных отпусков, установленных другими законами и нормативно-правовыми актами и переносятся на другой период или продлеваются в порядке, определенном ст. 11 Закона об отпусках (Письмо N 34/13/116-09).
Дополнительный отпуск, предоставляемый на основании ст. 20 и ст. 21 Закона N 796, не относится к ежегодным, а поэтому на него не распространяется право на перенос ежегодного отпуска в соответствии со ст. 11 Закона об отпусках (Письмо N 415/13/116-06).
Отпуск гражданам, отнесенным к категориям 1 и 2, определен Законом N 796 как льгота и компенсация.
В отличие от вида ежегодных отпусков, указанный отпуск не связан с рабочим процессом и предоставляется независимо от времени работы на предприятии, учреждении, организации.
Отражение обычных отпускных в отчетности по ЕСВ
Так как переходящие отпускные не всегда начисляют в том отчетном периоде, за который предоставляется отпуск, а в большинстве случаев в месяце их выплаты, поэтому у бухгалтеров может возникнуть проблема с порядком определения максимальной величины, с которой уплачивается ЕСВ.
Контроль за максимальной величиной при начислении ЕСВ на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которых больше одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 3 разд. IV Инструкции N 449).
То есть для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ суммы отпускных необходимо распределить по месяцам, к которым они относятся. "Переходящие" отпускные за каждый месяц (с учетом заработной платы за отработанные в этих месяцах дни) отдельно сравнивают с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, действовавшей в месяце, за который начислены отпускные.
Также при выплате отпускных необходимо учитывать требование и относительно минимального размера ЕСВ.
Так, если база начисления ЕСВ по работнику не превышает размера минимальной зарплаты, установленной законом на месяц, за который начисляется зарплата/доход, то ЕСВ платят с минимальной заработной платы (проводят доплату до минимального размера ЕСВ).
Важно помнить, что к заработной плате работающих на предприятиях инвалидов, для которых предусмотрены льготные ставки ЕСВ, данное требование не применяют.
В том случае, когда база начисления ЕСВ меньше минимальной заработной платы, сумму ЕСВ рассчитывают следующим образом:
ЕСВ = МЗПмес. х 22 % : 100 %,
где МЗПмес. - минимальная заработная плата, установленная законом на месяц, за который начисляются отпускные.
Напомним, что размер минимальной заработной платы в 2017 году - 3200 грн.
Как и при ограничении максимальной величины ЕСВ, для целей сравнения ЕСВ с минимальной заработной платой "переходящие" отпускные относятся к месяцам, за которые они начислены (Письмо N 5084/6/99-99-17-03-03-15).
Когда база начисления ЕСВ с учетом суммы отпускных, приходящихся на отчетный месяц, меньше МЗП, в этом случае ЕСВ нужно уплачивать с минимальной заработной платы.
Несмотря на то, что для целей взимания ЕСВ отпускные - это обычная зарплата, в отчетности по ЕСВ (форме N Д4) они отражаются по-особому.
Отпускные отражаются в отчетности по ЕСВ за тот месяц, в котором они были фактически начислены в бухгалтерском учете. При этом сам факт выплаты здесь не учитывается.
В таблице 1 Формы N Д4 отпускные показываются в общей сумме заработной платы и выделять их отдельно не нужно.
В таблице 5 Формы N Д4 информация по началу/окончанию ежегодного отпуска не указывается.
В таблице 6 Формы N Д4 отпускные отражаются в отдельной строке. При этом:
- в графе 9 указываются тот же код категории застрахованного лица, с которым отражается заработная плата, начисленная такому лицу (в общем случае по обычным работникам - "1", по работникам-инвалидам, которые работают у юридических лиц, - "2");
- в графе 10 - код типа начислений "10";
- в графе 11 - месяц (и год), за дни которого начислены отпускные. Если начисление отпускных осуществлялось за текущие и будущие периоды, то на одно лицо можно отводить несколько строк в таблице 6 формы N Д4. Работодатели, которые начисляют "переходящие" отпускные наперед в месяце, в котором происходит их выплата, формируют столько строк по работнику, на сколько месяцев у него приходится ежегодный отпуск.
Таким образом, относительно одного застрахованного лица допускается несколько записей, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были осуществлены начисления выплат текущих и будущих (например, отпускные), срок выполнения которых превышает календарный месяц.
Количество календарных дней нахождения в трудовых / гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца не может указываться в отчетном месяце за будущие и прошлые отчетные периоды, за исключением отпуска, отпуска по беременности и родам и случаев восстановлении на работе лица по решению суда.
При наличии нескольких строк по одному застрахованному лицу количество календарных дней нахождения в трудовых / гражданско-правовых отношениях в течение отчетного месяца указывается только в одном, а именно в том, в котором указываются данные о суммах заработной платы (при их наличии).
Следовательно, когда "переходящие" отпускные начисляют частями - отдельно по каждому месяцу, на который приходятся дни ежегодного отпуска, то в этом случае отпускные необходимо включать отдельно в отчеты по ЕСВ за те месяцы, в которых происходит их начисление.
В общем, суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующем месяце, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках по первой строке с кодом типа начислений "10" (п. 9 разд. IV Порядка N 435);
- графу 15 по строке с отпускными необходимо заполнять только в том случае, если работнику в отчетном месяце не начислялась зарплата.
А если зарплата начислялась?
Тогда количество календарных дней пребывания в трудовых / гражданско-правовых отношениях в текущем месяце проставляется по строке с зарплатой текущего месяца. В этом случае графу 15 по строке с отпускными оставляют незаполненной.
Суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу 17 "Общая сумма начисленной заработной платы (дохода) (всего с начала отчетного месяца)" таблицы 6 формы N Д4 с указанием соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений "10".
Таким образом, в графах 17 и 18 формы N Д4 указывается общая сумма отпускных и та, которая вошла в базу начисления ЕСВ после ее сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, соответственно;
- в графе 21 указывается сумма ЕСВ, начисленного на сумму отпускных.
Графы 22-25 заполняются в общем порядке.
Пример 1. Работнику Чукашову Владимиру Николаевичу (ИНН 3015600703) предоставили ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 19 июня по 13 июля 2017 года. Сумма начисленных отпускных за период отпуска 7680 грн (320 грн х 24 дня), в том числе за 11 календарных дней июня - 3520 грн (ЕСВ - 774,40 грн), за 13 календарных дней июля - 4160 грн (915,20 грн). Заработная плата за 11 рабочих дней июня - 3085,50 грн (ЕСВ - 678,81 грн), 12 рабочих дней июля - 3205,71 грн (ЕСВ - 705,26 грн).
Начисленная сумма отпускных отражена в отчете по ЕСВ за июнь 2017 года. Должностной оклад работника - 5610 грн.
Всю сумму отпускных за июнь и июль предприятие начисляет в июне 2017 года.
Фрагмент таблицы 6 отчетов по форме N Д4 за июнь и июнь 2017 года по работнику Чукашову Владимиру Николаевичу приведем на рис. 1.
Рисунок 1 для ознакомления находится: раздел "Справочники", подраздел "Приложения к документам", папка "Консультации".
Перенос или продление отпусков в большинстве случаев приводит к необходимости провести перерасчет ЕСВ и отразить результат такого перерасчета в отчетности по ЕСВ.
Когда работника отзывают из ежегодного отпуска, его труд оплачивают с учетом той суммы, которая была начислена за неиспользованную часть отпуска (ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках).
В данной ситуации бухгалтерия предприятия должна:
- начислить работнику заработную плату за дни, когда он фактически работал, в том числе в связи с отзывом из отпуска;
- осуществить перерасчет отпускных, то есть сторнировать сумму отпускных, начисленных за не использованные в связи с отзывом из отпуска дни.
Если отпуск продлен из-за болезни
Если причины, обусловившие перенос отпуска на другой период, наступили во время его использования, то неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется после окончания действия причин, прервавших его, или с согласия сторон переносится на другой период с соблюдением требований ст. 12 Закона об отпусках.
В случае продления отпуска из-за болезни работника на количество календарных дней, в течение которых он болел, следует начислить оплату дней временной нетрудоспособности и при необходимости - сторнировать суммы оплаты за дни отпуска, которые приходятся на указанный период.
Результаты перерасчета оформляют бухгалтерской справкой. На основании такой справки в бухгалтерском учете делают соответствующие записи.
Пример 2. Работнице Миненко Елене Григорьевне (ИНН 3505800826) предоставили ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 17 по 30 июля 2017 года. Сумма начисленных отпускных 2800 грн (200 грн х 14 дней). Начисленная сумма отпускных отражена в отчете по ЕСВ за июль 2017 года. Во время отпуска работница заболела (с 24 по 28 июля) и отпуск по ее просьбе был продлен на 5 календарных дней. Должностной оклад работницы в июле и августе 2017 года - 3960 грн.
Бухгалтерия должна сторнировать суммы оплаты отпуска за период с 24 по 28 июля (200 грн х 5 дней) и начислить оплату первых пяти дней нетрудоспособности (предположим, что эта сумма составила 975 грн) и отпускные за период с 31 июля по 4 августа 2017 года. В итоге за июль месяц необходимо сторнировать отпускные за 4 календарных дня (- 5 календарных дней + 1 календарный день за 31 июля).
Следовательно, в таблице 6 формы N Д4 за август 2017 года для застрахованного лица отводится четыре строки:
- в первой строке отражается сумма заработной платы за 18 рабочих дней августа - 3240,00 грн (3960 грн: 22 x 18);
- во второй строке - оплата пяти дней временной нетрудоспособности - 975 грн, с указанием в реквизите 9 кода застрахованного лица - "29" и в реквизите 11 месяца, за который они начислены, - "072017";
- в третьей строке - сторнированная сумма отпускных за 1 календарный день в июле - 200 грн (200 грн х 5), с указанием в реквизите 10 кода типа начислений - "10" и в реквизите 11 месяца, за который они сторнированы, - "072014";
- в четвертой строке - начисленная оплата отпуска за 4 календарных дня в августе - 800 грн (200 грн х 4).
Фрагмент таблицы 6 формы N Д4 за август 2017 г. с учетом корректировок за июль 2017 года приведем на рис. 2.
Рисунок 2 для ознакомления находится: раздел "Справочники", подраздел "Приложения к документам", папка "Консультации".
Перенос отпуска из-за болезни
В случае переноса ежегодного отпуска новый срок его предоставления устанавливается по согласованию между работником и собственником или уполномоченным им органом. При этом неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск (ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках).
Пример 3. Работник Мельник Иван Васильевич (ИНН 28702800531) взял ежегодный отпуск с 1 по 31 июля 2017 года на 31 календарный день. В июне 2017 года начислена оплата отпускных в сумме 13020 грн (420 грн х 31 день) (ЕСВ - 2864,40 грн).
Начисленные суммы отпускных отражены в отчете по ЕСВ за июнь. Во время отпуска работник заболел (с 14 по 18 июля), но об этом стало известно только 1 августа, - когда он вышел на работу. То есть отпуск не продлевался, а за 5 календарных дней болезни были начислены больничные в сумме 2150 грн (430 грн х 5 календарных дней) (ЕСВ - 473,00 грн).
Отпускные за 31 календарный день июля были отражены отдельной строкой в таблице 6 формы N Д4 за июнь 2017 года.
Работнику должна быть начислена оплата за 5 календарных дней нетрудоспособности. Также отпускные необходимо сторнировать за 5 календарных дней, которые приходятся на период болезни, в сумме 2100 грн (420 грн х 5 дней).
Поэтому в таблице 6 формы N Д4 за июль 2017 года для застрахованного лица отводится две строки, в которых отражаются:
- в первой строке - оплата пяти дней временной нетрудоспособности - 2150 грн, с указанием в реквизите 9 кода застрахованного лица - "29" и в реквизите 11 месяца, за который они начислены, - "072017";
- во второй строке - сторнированная сумма отпускных за 5 календарных дней июля - 2100 грн, с указанием в реквизите 10 кода типа начислений - "10" и в реквизите 11 месяца, за который они сторнированы, - "072017".
В графе 13 таблицы 6 формы N Д4 показываются календарные дни болезни, то есть 5 календарных дней, которые приходятся на период с 14 по 18 июля 2017 года.
В описанной ситуации отсутствует заработная плата за июль, поэтому реквизит 15 "Количество календарных дней пребывания в трудовых/ГП отношениях в течение отчетного месяца" в таблице 6 формы N Д4 за июль 2017 года отражается в строке, где указана сумма оплаты больничного.
Фрагмент таблицы 6 формы N Д4 за июль 2017 г. с учетом корректировок за июнь 2017 года приведем на рис. 3.
Рисунок 3 для ознакомления находится: раздел "Справочники", подраздел "Приложения к документам", папка "Консультации".
Отражение отпускных в форме N 1ДФ
Когда дни отпуска работника приходятся на один отчетный период (квартал), то в этом случае с порядком отражения сумм отпускных (в том числе приходящихся на разные месяцы), а также удержанных и уплаченных с такого дохода НДФЛ и военного сбора в Налоговом расчете по форме N 1ДФ проблем не возникает.
Сумму начисленных и выплаченных ежегодных отпускных вместе с заработной платой физического лица заданный квартал налоговый агент отражает в одной строке Формы N 1ДФ с признаком дохода "101".
На практике налоговые агенты сталкиваются с ситуацией, когда отпуска захватывают дни двух, а то и более календарных месяцев, приходящихся на разные отчетные периоды (кварталы).
Как правильно заполнить форму N 1ДФ в этом случае?
Здесь все будет зависит от того, какой вариант начисления отпускных предприятие используется налоговым агентом:
- то ли всю сумму "переходящих" отпускных он начисляет в том месяце, в котором ее выплачивает;
- то ли отпускные он начисляет частями - отдельно по каждому месяцу, на который приходятся календарные дни отпуска.
Когда налоговый агент начисляет отпускные в месяце, в котором их выплачивает, тогда всю сумму начисленных и выплаченных отпускных и все суммы удержанных и перечисленных НДФЛ и военного сбора он отражает в Налоговом расчете по форме N 1ДФ за текущий отчетный квартал, несмотря на то, что часть отпускных может приходиться на следующий месяц, который входит уже в следующий отчетный квартал.
Пример 4. Работник Терещенко Владислав Николаевич (ИНН 2810500507) ушел в ежегодный отпуск с 26 июня 2017 года на 24 календарных дня.
Сумма заработной платы за фактически отработанные дни июня - 3520,00 грн. Сумма отпускных всего - 5568,00 грн, в том числе:
- за календарные дни отпуска, приходящиеся на июнь, - 888,25 грн.;
- за календарные дни отпуска, приходящиеся на июль, - 3375,35 грн.
Заработная плата работника за отработанные дни июля 2017 года - 1466,67 грн.
Если всю сумму отпускных предприятие начислило в том месяце, в котором выплачивало отпускные (у нас это июнь 2017 года), тогда в раздел I формы N 1ДФ за II квартал 2017 года попадут:
- в графы 3а и 3 - заработная плата за отработанные дни июня (3520,00 грн) и общая сумма отпускных (5568,00 грн). Всего в размере 9088,00 грн;
- в графы 4а и 4 - НДФЛ с суммы основной зарплаты июня и всей суммы отпускных - 1635,84 грн (9088,00 грн х 18 % : 100 %).
В раздел I формы N 1ДФ за III квартал 2017 года попадут:
- в графы 3а и 3 - заработная плата за отработанные дни июля (1466,67 грн);
- в графы 4а и 4 - НДФЛ с сумм, указанных в графах 3а и 3 соответственно, - 264,00 грн (1466,67 грн х 18 %: 100 %).
Приведем фрагменты раздела I Налоговых расчетов по форме N 1ДФ за II и за III кварталы 2017 года на рис. 4.
Рисунок 4 для ознакомления находится: раздел "Справочники", подраздел "Приложения к документам", папка "Консультации".
Для упрощения примера предположим, что в этих отчетных периодах других выплат работник от работодателя не получал.
Аналогичным образом включаются суммы военного сбора в раздел II Налогового расчета по форме N 1ДФ. Начисленные и выплаченные работнику отпускные будут отражены в общей сумме доходов, которые были начислены и выплачены предприятием всем физическим лицам в каждом из отчетных кварталов.
Так как военный сбор отражается в разделе II Форма N 1ДФ в общей сумме (без персонификации), то мы его в нашем примере не приводим.
В ситуации, когда налоговый агент начисляет отпускные в месяце, на который приходится отпуск, тогда сумму отпускных показывают как выплаченную в графе 3 формы N 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты.
Когда выплата заработной платы осуществляется в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, ее сумму показывают как выплаченную в графе 3 формы N 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты (пп. 3.3 Порядка N 4). То есть графы 3 и 3а (4 и 4а) в этом случае равны.
При этом об отражении зарплаты (с учетом отпускных), выплаченной наперед, в Порядке N 4 ничего не сказано.
В такой ситуации более безопасным является подход, когда выплаченные, но еще не начисленные отпускные отражают в графе 3 раздела I формы N 1ДФ в полной сумме в том квартале, в котором такая выплата фактически осуществлена.
В свою очередь, в графе 3а отпускные показывают в периодах их начисления в бухгалтерском учете.
То есть показатели граф 3 и 3а (4 и 4а) раздела I Налогового расчета по форме N 1ДФ будут отличаться.
При заполнении строки "Военный сбор" раздела II формы N 1ДФ используем тот же подход.
В Форме N 1ДФ перенос отпуска или его продление отражается аналогично общему порядку отражения доходов налогоплательщика.
Как выплата отпускных и их перенос влияют на объект налогообложения прибылью?
Отпускные выплачиваются работникам за счет созданного обеспечения для выплаты отпусков, которое учитывается на субсчете 471 "Обеспечение выплат отпусков". С 1 января 2015 года на сумму созданного обеспечения для выплаты отпусков корректировать объект налогообложения по прибыли не нужно.
В налоговом учете все будет так же как и в бухгалтерском.
Сторнирование суммы ранее начисленных отпускных проводится с "участием" субсчета 471 "Обеспечение выплат отпусков" (если отпускные были начислены за счет этого резерва).
Следовательно, если предприятие сторнирует сумму отпускных и начисляет, к примеру, работнику пособие по временной нетрудоспособности, то вносить изменения в Налоговую декларацию по налогу на прибыль предприятий не нужно.
Как отражена корректировка отпускных в бухгалтерском учете, так это будет отражено и для целей налогового учета.
Список использованных документов
КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины
Закон N 796 - Закон Украины от 28.02.1991 г. N 796-XII "О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы" в редакции от 19.12.1991 г. N 2001-XII
Закон об отпусках - Закон Украины от 15.11.1996 г. N 504/96-ВР "Об отпусках"
Инструкция N 449 - Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина Украины от 20.04.2015 г. N 449
Инструкция N 455 - Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 г. N 455
Порядок N 4 - Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Минфина Украины от 13.01.2015 г. N 4
Порядок N 435 - Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина Украины от 14.04.2015 г. N 435
Письмо N 415/13/116-06 - Письмо Минтруда Украины от 17.11.2006 г. N 415/13/116-06 "Относительно льготного отпуска гражданам, отнесенным к категориям 1 и 2 граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы"
Письмо N 3.51-4/4272-Д/3-6759 - Письмо Минздрава Украины от 26.05.2007 г. N 3.51-4/4272-Д/3-6759 "Относительно удостоверения временной нетрудоспособности граждан"
Письмо N 34/13/116-09 - Письмо Минтруда Украины от 19.02.2009 г. N 34/13/116-09 "О перенесении дополнительного социального отпуска в случае временной нетрудоспособности работника"
Письмо N 233/18/99-10 - Письмо Минтруда Украины от 20.08.2010 г. N 233/18/99-10 "Относительно справки, являющейся основанием для перенесения отпуска во время болезни"
Письмо N 5084/6/99-99-17-03-03-15 - Письмо ГФСУ от 11.03.2015 г. N 5084/6/99-99-17-03-03-15 "Относительно начисления единого взноса на сумму заработной платы (доходов) физических лиц"
Людмила Волинец
"Консультант бухгалтера" N 15 (835) 14 серпня 2017 року
Передплатний індекс: 22789 (змішана російська/українська мова)