МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
НАКАЗ
01.08.2017 N 1148
Про затвердження Положення про відділ вихідної
кореспонденції та архіву у складі управління документального
забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних
технологій, документообігу та електронних сервісів
Наказую:
Затвердити Положення про відділ вихідної кореспонденції та архіву у складі управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів , що додається.
Державний секретар О.Ю. Перевезенцев
Затверджено
Наказ Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України
01.08.2017 N 1148
Положення
про відділ вихідної кореспонденції та архіву у складі
управління документального забезпечення департаменту розвитку
інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу
та електронних сервісів Мінекономрозвитку
1. Загальні положення
1.1. Відділ вихідної кореспонденції та архіву у складі управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - відділ) є структурним підрозділом апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).
1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів, Положенням про управління документального забезпечення, вказівками керівництва Мінекономрозвитку, департаменту, управління, а також цим Положенням.
1.3. Відділ у своїй роботі використовує печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Для пакетів", "Для телеграм", відповідальність за зберігання та використання яких покладається на конкретну посадову особу відділу та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.
1.4. Чисельність відділу визначаються відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.
1.5. Державні службовці та працівники (далі - працівники) відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.
2. Завдання та функції відділу
2.1. Завданнями відділу є:
2.1.1. Участь у реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи, у тому числі щодо роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу з грифом "Для службового користування" (далі - документи з грифом "ДСК");
2.1.2. Установлення єдиного порядку роботи з вихідними документами в апараті Мінекономрозвитку із застосуванням системи електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономрозвитку (далі - АСКОД ), а також з документами з грифом "ДСК";
2.1.3. Контроль за додержанням структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку вимог інструкцій з діловодства, у тому числі документів з грифом "ДСК", щодо оформлення вихідних документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
2.1.4. Контроль за умовами зберігання та правильністю формування структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку документів у справи;
2.1.5. Забезпечення реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції Мінекономрозвитку, у тому числі документів з грифом "ДСК", оцінка їх вартості з використанням маркувальної машини;
2.1.6. Забезпечення реєстрації та доведення організаційно-розпорядчої документації Мінекономрозвитку до структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку;
2.1.7. Приймання від структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку, зберігання архівних документів, у тому числі документів з грифом "ДСК", з різними матеріальними носіями інформації, ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України (далі - НАФ), подання щороку відомостей про їх кількість Центральному державному архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВОВУ);
2.1.8. Формування зведеної номенклатури справ апарату Мінекономрозвитку, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
2.1.9. Складання підсумкового запису зведеної номенклатури справ;
2.1.10. Збереження архівного документаційного фонду Мінекономрозвитку та забезпечення користування ним, надання відповідно до вимог законодавства юридичним та фізичним особам архівних копій, витягів з документів;
2.1.11. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні в архіві Мінекономрозвитку, складання та подання на розгляд комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів, що створюються в його діяльності (далі - ЕК), проектів річних розділів описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу, актів про вилучення до знищення документів, що не внесені до НАФ;
2.1.12. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
2.1.13. Підготовка, транспортування та передавання документів НАФ на державне зберігання до ЦДАВОВУ;
2.1.14. Підготовка та передавання документів, вилучених до знищення, на перероблення;
2.1.15. Ведення документації ЕК;
2.1.16. Надання структурним підрозділам апарату Мінекономрозвитку консультативно-методичної допомоги з питань, віднесених до компетенції відділу;
2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:
2.2.1. Підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, у тому числі щодо документів з грифом "ДСК";
2.2.2. Підготовку проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;
2.2.3. Розроблення проектів інструкції Із загального діловодства та порядку роботи з документами з грифом "ДСК", реалізацію відповідних їх положень;
2.2.4. Надання методичної допомоги структурним підрозділам апарату Мінекономрозвитку в організації роботи з вихідними та організаційно-розпорядчими документами, у тому числі з документами з грифом "ДСК", підготовки їх до передавання на відомче зберігання;
2.2.5. Участь представників відділу в семінарах-практикумах з питань, що належать до компетенції відділу;
2.2.6. Погодження номенклатур справ структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку в частині визначення строків їх зберігання;
2.2.7. Участь у перевірках стану діловодства, у тому числі в перевірці наявності та умов зберігання документів з грифом "ДСК", у структурних підрозділах апарату Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління;
2.2.8. Контроль за правильністю формування структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку документів, у тому числі з грифом "ДСК", у справи, оформлення описів справ, додержанням структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку вимог законодавства щодо зберігання справ постійного, тимчасового зберігання;
2.2.9. Відбір, облік, схоронність документів, що створюються під час діяльності апарату Мінекономрозвитку, для передавання на державне зберігання;
2.2.10. Ведення документації комісії Мінекономрозвитку з питань роботи із службовою інформацією, участь у формуванні переліку службової інформації Мінекономрозвитку;
2.2.11. Підготовку в разі необхідності пропозицій державному секретарю Мінекономрозвитку щодо оновлення складу ЕК;
2.2.12. Приймання від структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку завершених у діловодстві справ у тому числі з грифом "ДСК", їх зберігання, користування. Контроль за станом зберігання документів у структурних підрозділах;
2.2.13. Приймання у разі ліквідації підприємств, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку та у діяльності яких не створюються документи НАФ, на зберігання їх архівних фондів та забезпечення користування ними;
2.2.14. Створення довідкового апарату архіву Мінекономрозвитку та складання історичної довідки;
2.2.15. Попередня експертиза цінності документів, у тому числі документів з грифом "ДСК", що перебувають на зберіганні в архіві, складення проектів річних розділів описів справ постійного зберігання, з особового складу та актів про вилучення документів до знищення, подання їх на розгляд ЕК, на погодження ЕПК ЦДАВОВУ, а також комісії Мінекономрозвитку з питань роботи із службовою інформацією проектів актів про зняття з документів грифу "ДСК";
2.2.16. Опрацювання надісланих на погодження проектів описів справ тривалого зберігання, з особового складу, актів про вилучення документів до знищення підприємств, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку, та подання їх ЕК на розгляд;
2.2.17. Передавання справ на державне зберігання до ЦЦАВОВУ;
2.2.18. Підготовка проектів договорів з питань, що належать до компетенції відділу;
2.2.19. Приймання, відправлення установам - учасникам системи електронної взаємодії органів виконавчої влади електронної вихідної кореспонденції через зазначений канал зв'язку, здійснивши попередню перевірку цілісності електронного документа та у разі необхідності їх сканування;
2.2.20. Визначення вартості поштових відправлень шляхом зважування. Маркування поштових відправлень, оформлення відповідних реєстрів та списків;
2.2.21. Звіряння щомісяця показників маркувальної машини;
2.2.22. Формування реєстрів для відправлення кореспонденції через службу фельдзв'язку, ведення їх обліку;
2.2.23. Доставлення вихідної кореспонденції, у тому числі цінної, рекомендованої, міжнародної та телеграм, до поштового відділення зв'язку N 8 у м. Києві, передавання її на відправлення;
2.2.24. Реєстрацію наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, оформлення пакету документів, необхідних для подання наказів на державну реєстрацію;
2.2.25. Формування наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань у справи згідно з номенклатурою справ відділу, зберігання та передавання в установленому порядку до архіву Мінекономрозвитку;
2.2.26. Формування щомісяця переліку наказів Мінекономрозвитку з метою дистанційної їх перевірки Мін'юстом;
2.2.27. Засвідчення копій документів та власноручних підписів посадових осіб на відповідних документах;
2.2.28. Здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.
3. Права відділу
Відділ має право:
3.1. Одержувати від структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань та функцій;
3.2. Повертати неправильно оформлені чи некомплектні документи структурним підрозділам для усунення недоліків;
3.3. Звертати увагу структурних підрозділів на неправильність оформлення реєстраційних карток вихідних документів, заповнення всіх їх полів, уносити відповідні до них корективи;
3.4. Відправляти кореспонденцію, що надійшла на відправлення після 13-00, датою наступного робочого дня;
3.5. Здійснювати вибіркову перевірку вкладень у конверти простої та рекомендованої та повну - цінної вихідної кореспонденції;
3.6. Вимагати від структурних підрозділів неухильного додержання номенклатури справ при формуванні проекту реєстраційної картки вихідного та внутрішнього документа, вносити корективи щодо номера справи, до якої долучається документ;
3.7. Повертати на доопрацювання структурним підрозділам неправильно сформовані справи;
3.8. Під час проведення перевірки стану діловодства отримувати необхідні документи, вносити пропозиції керівництву структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, про необхідність усунення недоліків, виявлених перевіркою;
3.9. Взаємодіяти з іншими структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;
3.10. За дорученням керівництва Мінекономрозвитку, департаменту, управління брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;
3.11. Ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу;
3.12. Вимагати належного технічного забезпечення роботи відділу.
4. Керівництво відділу
4.1. Відділ очолює заступник начальника управління - начальник відділу, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади державний секретар.
4.2. Заступник начальника управління - начальник відділу повинен мати ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорії "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування чи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років та вільно володіти державною мовою.
Заступник начальника управління - начальник відділу підпорядкований безпосередньо - заступнику директора департаменту - начальнику управління документального забезпечення.
4.3. Заступник начальника управління - начальник відділу:
4.3.1. Здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та здійснення ним своїх функцій;
4.3.2. Організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, департаменту, заступника директора департаменту - начальника управління документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;
4.3.3. Забезпечує в межах компетенції виконання вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", вживає заходів щодо збереження службової інформації у відділі;
4.3.4. Контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку, інструкцій з охорони праці;
4.3.5. Визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, підписує посадові інструкції працівників відділу;
4.3.6. Організовує разом з департаментом персоналу роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації;
4.3.7. Погоджує заяви про переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;
4.3.8. Погоджує подання, підготовлене департаментом персоналу, про присвоєння чергового рангу державним службовцям відділу;
4.3.9. Здійснює в установленому порядку оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відділу;
Заступник начальника управління - начальник відділу
вихідної кореспонденції та архіву К.М. Бідна