Штатное расписание у субъектов хозяйствования
Штатное расписание - документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности субъекта хозяйствования.
С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу предприятия. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю его структуру с подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.
При этом действующее трудовое законодательство (КЗоТ Украины, Закон об оплате труда) не требует обязательного наличия штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования.
В то же время правовые основы хозяйственной деятельности (хозяйствования) установлены ХК Украины, который требует наличия штатного расписания у предприятий.
Общие положения о штатном расписании
В соответствии со ст. 64 ХК Украины, предприятие самостоятельно:
- определяет свою организационную структуру;
- устанавливает численность работников;
- устанавливает штатное расписание.
В нормативных документах определения, структуры, формы и содержания штатного расписания нет.
Министерством социальной политики Украины в Письме N 336/13/155-13 дано определение этому понятию:
"Штатное расписание - это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности (Юридический словарь, 1983 г., издание второе, переработанное и дополненное, под редакцией В. М. Бабия, Ф. Г. Бурчака, В. М. Корецкого, В. В. Цветкова)".
Обратите внимание, что бюджетные учреждения и организации должны составлять штатное расписание по форме, утвержденной Инструкцией N 57.
Типовая форма штатного расписания предусматривает графы, где указываются названия структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и доплаты, фонд заработной платы за месяц.
Предприятия хозрасчетной сферы используют типовую форму как методическое пособие для разработки собственной формы штатного расписания. При этом, хозрасчетные предприятия могут при создании своего штатного расписания вносить соответствующие дополнения и изменения согласно их потребностям или же составлять штатное расписание в произвольной форме.
Министерство социальной политики Украины в Письме N 336/13/155-13 также отметило, что исходя из необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда, утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным, и отсутствие последнего следует считать нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КУоАП.
Содержание штатного расписания
Штатное расписание составляется, как правило, на календарный год и содержит такие показатели:
- N п/п;
- название структурного подразделения и должностей (эти показатели можно показывать отдельно);
- код по Классификатору профессий ДК 003:2010;
- количество штатных должностей;
- должностной оклад (грн);
- фонд заработной платы в месяц по должностным окладам (грн).
Дополнительно в штатном расписании могут быть указаны доплаты и надбавки по должностям, предусмотренные коллективным договором, Положением об оплате труда или о премировании или действующим законодательством. В данном случае речь идет о доплатах и надбавках, которые имеют систематический характер.
Суммарный показатель граф проставляется в итоговой строке "Итого по предприятию (учреждению, организации)".
Обратите внимание, штатное расписание составляется по предприятию в целом. Ни одним нормативно-правовым актом не предусмотрено составление штатного расписания для отдельного структурного подразделения.
В таблице представлены рекомендации по составлению штатного расписания в разрезе показателей.
Таблица.
| Показатель | Содержание |
| N п/п | В данной графе проставляется номер по порядку структурного подразделения и/или должности |
| Название структурного подразделения и должностей | В данной графе следует указывать: - название структурного подразделения (согласно организационной структуре предприятия); - должность. Названия профессий (должностей) работников должны соответствовать Классификатору профессий ДК 003-2010 |
| Код по Классификатору профессий ДК 003:2010 | Указывается код профессии (должности) также по Классификатору профессий ДК 003:2010. Этот код проставляется с целью: а) чтобы предотвратить ошибки в названии должности (профессии) в приказе о приеме (переводе на другую работу); б) проставления кода при заполнении личной карточки работника (форма N П-2) и форм статистической отчетности по персоналу |
| Количество штатных должностей | Указывается количество штатных должностей в разрезе каждой должности по отдельным подразделениям предприятия. Для того, чтобы определить количество штатных должностей целесообразно проводить расчеты по плановым объемам деятельности и нормам труда. Этот показатель не обязательно должен быть целым числом, так как работник имеет право работать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю |
| Должностной оклад | Этот показатель указывается в национальной единице, то есть в гривнях. Должностные оклады работникам устанавливает собственник или уполномоченный им орган в соответствии с должностью и квалификацией работника. Формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат устанавливаются предприятиями, учреждениями, организациями самостоятельно в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевыми (региональными) соглашениями |
| Фонд заработной платы в месяц по должностным окладам |
Этот показатель также указывается в гривнях и рассчитывается как произведение количества штатных должностей и должностного оклада. |
Остановимся немного подробнее на определении количества штатных единиц (должностей).
Согласно Методике N 222, численность работников рекомендуется устанавливать на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, которые позволяют определить необходимую штатную численность работников функциональных подразделений организаций, предприятий или отдельных исполнителей.
Под необходимой численностью работников понимается численность работников, которая позволяет эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно обоснованных режимов труда и отдыха.
Штатная численность работников рассчитывается:
- на основе численности, установленной по нормативным материалам по труду;
- с учетом запланированного коэффициента невыхода работников за время отпуска, болезни, который определяется поданным бухгалтерского учета.
Для определения численности работников можно использовать такие виды нормативных материалов:
- норму времени, то есть величину затрат рабочего времени, установленную для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационнотехнических условиях;
- норму выработки (нагрузки), то есть установленный объем единиц работы, который работник или группа работников соответствующей квалификации должны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях;
- норму управляемости, то есть численность работников, которая находится в подчинении у одного руководителя;
- норму обслуживания, то есть установленное количество единиц объектов, которые работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслуживать в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях;
- норму времени обслуживания, то есть величину затрат времени на обслуживание единицы объема работы;
- норматив численности, то есть установленную численность работников определенного профессиональноквалифицированного состава, необходимую для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ;
- типовые штаты, которые являются разновидностью нормативов численности, установленных на основе норм времени, обслуживания и нагрузки.
Формулы для расчета численности отдельных категорий работников и примеры применения различных нормативных материалов также представлены в Методике N 222.
Для некоторых категорий работников предусмотрены отдельные нормативные акты для определения нормативов численности. К таким нормативноправовым актам относятся, в частности:
- Межотраслевые нормативы численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (от 18.12.2003 г. N 341);
- Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета (от 26.09.2003 г. N 269);
- Межотраслевые нормативы численности рабочих, обслуживающих общественные здания (здания управлений, конструкторские и проектные организации) (от 11.05.2004 г. N 105);
- Межотраслевые нормативы численности работников юридической службы (от 11.05.2004 г. N 108);
- Нормы обслуживания и нормативы численности работников, занятых на работах по эксплуатации сетей, очистных сооружений, насосных станций водопроводно-канализационных хозяйств и вспомогательных объектов на них (от 06.06.1997 г. N 39);
- Нормативы численности основного персонала государственных архивов (от 13.01.2004 г. N 4);
- Типовой штатный норматив численности работников территориального центра социального обслуживания (предоставления социальных услуг) (от 12.07.2016 г. N 753).
Хозрасчетные предприятия могут утверждать штатное расписание с желаемой периодичностью ежемесячно или ежеквартально.
Фрагмент штатного расписания предприятия на январь 2018 года приведем на рис. 1.
Утверждение и изменение штатного расписания
Принятие, утверждение и изменение штатного расписания производится путем издания приказа (распоряжения) руководителя предприятия.
Такой приказ оформляется в общем порядке с соблюдением всех требований к организационнораспорядительной документации, которые предусмотрены Национальным стандартом ДСТУ 4163-2003.
Утверждение штатного расписания на новый рабочий год производится на основе штатного расписания за предыдущий год и включает следующие действия:
- внесение изменений в штатное расписание предыдущего года, которые были сделаны;
- внесение изменений, которые планируются в наступающем году.
Образец приказа об утверждении штатного расписания может иметь следующий вид (рис. 2):
В течении года в штатное расписание могут вноситься изменения, количество которых не ограничено. Изменения могут быть вызваны:
- созданием новых или ликвидацией уже имеющихся структурных подразделений;
- изменением размеров оплаты труда, разрядов, классов, названий профессий, должностей;
- введением новых или сокращением уже имеющихся должностей (профессий).
Обратите внимание, изменения могут вноситься двумя способами:
- признанием недействительным старого штатного расписания и утверждением нового штатного расписания;
- внесением изменений в действующее штатное расписание без его замены.
Приказы о внесении изменений в штатное расписание в дальнейшем являются приложениями к действующему штатному расписанию (если штатное расписание не заменялось полностью).
Штатно-должностная книга
Некоторым аналогом штатного расписания является штатно-должностная книга, которая предназначена для учета укомплектованности подразделений по штатным должностям. Законодательство для нее не предусматривает определенной формы.
В штатном расписании не указывают фамилии работников, которые занимают определенные должности (единицы). Это удобно, так как это дает возможность не изменять его в связи с приемом или увольнением работников.
Для некоторых учреждений ее ведение является обязательным. Например, образец данной книги можно найти в приложении 8 Инструкции N 2771/5 (для учета кадров в Государственной уголовно-исполнительной службе Украины).
В штатно-должностной книге отражается состояние комплек тования органов и учреждений кадрами. Штатно-должностную книгу кадровые службы ведут на основании утвержденного штатного расписания.
Сведения в штатнодолжностной книги (кроме наименований структурных подразделений и должностей) вносятся карандашом.
В случае увольнения лица рядового или начальствующего состава или работника со службы (работы) или перевода на другую должность сведения об этих лицах удаляются и заносятся сведения о новом работника. В случае если должность не укомплектована, соответствующие графы не заполняются.
Сведения в штатно-должностную книгу вносятся сразу после издания приказа о приеме на службу (работу), перевода на другую должность, в других случаях, предусмотренных законодательством.
У коммерческих предприятий штатно-должностная книга-явление довольно редкое, которое все-таки иногда встречается.
Если предприятие считает важным занятые должности (единицы) увязать к конкретным работникам, с указанием их фамилии, имени и отчества, окладов (тарифных ставок), а также увидеть вакантные должности, то для этих целей подойдет документ, который носит название "штатно-должностной книги".
Это необязательный документ. Субъекты хозяйствования форму данной книги разрабатывают самостоятельно. В общем случае книга будет похожа на штатное расписание, но с графой "Ф. И. О. работников".
Исходя из самой сути штатно-должностной книги, можно выделить такие рекомендации по ее составлению:
- в нее заносятся все работники, принятые на работу на должности, предусмотренные штатом (штатным расписанием);
- сначала в книгу записываются наименования всех должностей в порядке их расположения в штатном расписании на каждое подразделение;
- для каждого подразделения целесообразно выделять отдельную страницу (или несколько страниц - для крупных предприятий);
- записи в книгу вносятся сразу после издания приказа по кадровым вопросам (например, о приеме на работу, переводе на другую работу, внесении каких-либо изменений в штатное расписание, увольнении работника и т. п.);
- в разрезе подразделений и по каждой должности в книге указывается фамилия, имя и отчество конкретного работника, принятого на эту должность в данное подразделение предприятия.
Обратите внимание, так как штатно-должностная книга является оперативным документом, изменения в который вносятся достаточно часто, рекомендуется записи в ней производить карандашом. При ведении книги в электронном виде проблем с изменением записей проблем вообще не возникает и при внесении изменений можно ее сохранять под другим именем.
Фрагмент формы штатнодолжностной книги на предприятии приведем на рис. 3.
Рисунки 1-3 для ознакомления находится: раздел "Справочники", подраздел "Приложения к документам", папка "Консультации".
Список использованных документов
КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины
КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях
ХК Украины - Хозяйственный кодекс Украины
Закон об оплате труда - Закон Украины от 24.03.1995 г. N 108/95-ВР "Об оплате труда"
Инструкция N 57 - Инструкция о составлении и выполнении росписи Государственного бюджета Украины, утвержденная приказом Минфина Украины от 28.01.2002 г. N 57
Инструкция N 2771/5 - Инструкции по организации учета кадров в Государственной уголовноисполнительной службе Украины, утвержденная приказом Минюста Украины от 30.08.2017 г. N 2771/5
Классификатор профессий ДК 003:2010 - Национальный классификатор Украины (Классификатор профессий) ДК 003:2010, утвержденный приказом Государственного комитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.2010 г. N 327
Методика N 222 - Методика расчета нормативной численности отдельных категорий работников на основе норм по труду, утвержденная Приказом Минтруда и социальной политики Украины от 04.09.2000 г. N 222
Национальный стандарт N 4163-2003 - Национальный стандарт Украины ДСТУ 4163-2003 "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 г. N 55
Письмо N 336/13/155-13 - Письмо Министерства социальной политики Украины от 25.04.2013 г. N 336/13/155-13 "Относительно штатного расписания"
Яна Лебединская
"Консультант бухгалтера" N 23 (843) 11 грудня 2017 року
Передплатний індекс: 22789 (змішана російська/українська мова)