ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ
НАКАЗ
13.12.2017 N 349
Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку,
зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних
носіїв інформації, що містять службову інформацію, в
органах прокуратури України
З метою належної організації роботи з документами, що містять службову інформацію, відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 N 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію", керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру", наказую:
1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України, яка додається.
2. Першому заступнику та заступникам Генерального прокурора, заступнику Генерального прокурора - Головному військовому прокурору, заступнику Генерального прокурора - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівникам регіональних, місцевих та військових прокуратур, керівникам самостійних структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур забезпечити роботу з документами, що містять службову інформацію, відповідно до вимог цієї Інструкції.
3. Контроль за дотриманням вимог наказу покласти на заступників Генерального прокурора згідно з розподілом обов'язків між керівництвом Генеральної прокуратури України.
Генеральний прокурор України Ю. Луценко
Затверджено
Наказ Генеральної прокуратури України
13.12.2017 N 349
Інструкція
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення
документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять
службову інформацію, в органах прокуратури України
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час виконання функцій прокуратури, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація), в органах прокуратури України.
1.2. Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" в органах прокуратури України застосовуються положення цієї Інструкції, національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів, і Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 N 736 (далі - Типова інструкція).
1.3. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах покладається на підрозділ документального забезпечення (службу діловодства), у місцевих прокуратурах - на працівника, який забезпечує ведення діловодства.
1.4. Служба діловодства (працівник, який забезпечує ведення діловодства) ознайомлює з цією Інструкцією під підпис працівників прокуратури, а також членів органів, визначених в абзаці другому пункту 4.1 Інструкції.
1.5. Контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання та використання покладається на керівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, керівників місцевих прокуратур.
1.6. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в прокуратурах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.
2. Порядок утворення та завдання комісій з питань роботи із
службовою інформацією
2.1. Постійно діючі комісії з питань роботи із службовою інформацією утворюються у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах.
Зазначені комісії, створені в регіональних прокуратурах, у разі необхідності приймають відповідні рішення щодо документів місцевих прокуратур.
2.2. До складу комісій з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники структурних підрозділів прокуратури, в яких створюється службова інформація, а також працівники режимно-секретного, мобілізаційного підрозділів, підрозділу з питань інформаційних технологій, служби діловодства, підрозділу з питань розгляду запитів на публічну інформацію.
2.3. Порядок діяльності комісій з питань роботи із службовою інформацією визначається у відповідних положеннях.
Положення про зазначені комісії та їх склад затверджуються наказами Генерального прокурора, керівників регіональних прокуратур.
2.4. Основними завданнями комісій з питань роботи із службовою інформацією є:
- перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;
- розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
- розслідування на підставі рішення керівника прокуратури фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;
- розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України (далі - Перелік відомостей) за поданням осіб, які підписують такий документ;
- вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.
2.5. Комісія з питань роботи із службовою інформацією Генеральної прокуратури України поряд із виконанням указаних основних завдань також складає на підставі пропозицій структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та з урахуванням вимог законодавства Перелік відомостей і подає його на затвердження Генеральному прокурору.
Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації", затверджується наказом Генерального прокурора та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Генеральної прокуратури України.
3. Порядок присвоєння документам грифа
"Для службового користування"
3.1. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, перед виготовленням такого документа відповідно до Переліку відомостей із додержанням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
3.2. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 3.1 цієї Інструкції:
- перевіряють, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";
- встановлюють, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
- перевіряють дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за наявності обґрунтованого рапорту виконавця, за згодою керівника самостійного структурного підрозділу та погодженого керівником прокуратури, його першим заступником або заступником.
3.3. На документах з грифом "Для службового користування", що містять службову інформацію з:
- мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М";
- питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка "Літер "К";
- питань спеціальної інформації, - відмітка "СІ".
Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України.
4. Принципи роботи з документами з грифом
"Для службового користування"
4.1. Працівники, відповідальні за опрацювання документів, що містять службову інформацію, визначаються керівниками прокуратур, їх першими заступниками, заступниками, керівниками структурних підрозділів.
Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших органів, які не є працівниками прокуратури, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію, крім зібраної під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.
4.2. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку. Службова інформація передається каналами зв'язку лише з використанням засобів технічного та/або криптографічного захисту інформації.
У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, у таких адресатів відбираються письмові зобов'язання щодо нерозголошення отриманої службової інформації. Оригінал письмового зобов'язання зберігається в органі прокуратури разом із копією супровідного листа про передачу документів.
4.3. Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" в органах прокуратури здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
4.4. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі наказу керівника прокуратури з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
4.5. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України.
4.6. У разі звільнення чи тимчасової відсутності працівника прокуратури (відпустка, тривале відрядження тощо) усі службові документи з грифом "Для службового користування", що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу Генеральної прокуратури України, регіональної прокуратури, керівника місцевої прокуратури іншому виконавцю через службу діловодства (працівника, який забезпечує ведення діловодства) згідно з актом, який затверджується керівником або заступником керівника самостійного структурного підрозділу Генеральної прокуратури України, регіональної прокуратури, у місцевій прокуратурі - її керівником.
4.7. У разі ліквідації прокуратури або її структурного підрозділу рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" ухвалює комісія, яка здійснює приймання-передачу справ, документів та майна прокуратури, створена наказом керівника прокуратури.
4.8. Працівники, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, несуть дисциплінарну або іншу відповідальність, передбачену законом.
5. Порядок обліку документів з грифом
"Для службового користування"
5.1. Облік документів, у тому числі електронних, з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формами згідно з додатками.
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником служби діловодства (працівником, який забезпечує ведення діловодства) та засвідчується печаткою структурного підрозділу або печаткою прокуратури "Для пакетів".
6. Порядок приймання та реєстрації документів
6.1. Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється централізовано службою діловодства (працівником, який забезпечує ведення діловодства).
6.2. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, а у військових прокуратурах - черговим прокуратури, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її наступного робочого дня до служби діловодства (працівника, який забезпечує ведення діловодства) під підпис у журналі обліку конвертів (упакувань) за формою згідно з додатком 1.
У прокуратурах, у яких не передбачено цілодобове чергування, документи з грифом "Дня службового користування" у неробочий час не приймаються.
6.3. Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування" розкривається працівником служби діловодства (працівником, який забезпечує ведення діловодства). Водночас перевіряється кількість аркушів та примірників документа, наявність додатків до нього, а також відповідність реєстраційного номера документа зазначеним на конверті (упакуванні) та у супровідному листі.
6.4. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (упакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного номера документа зазначеному на конверті (упакуванні) документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства (у працівника, який забезпечує ведення діловодства).
6.5. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без їх розгляду.
6.6. Документи з грифом "Для службового користування" реєструються окремо від документів, які не містять службову інформацію, у журналах за формою згідно з додатком 3.
6.7. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші як спосіб фіксування факту надходження проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа та реєстраційного номера.
При цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" (великими літерами), наприклад: N 1532ДСК
На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним номером проставляється відмітка "М" або "СІ" зі скісною рискою, наприклад: NN М/854ДСК; СІ/175ДСК
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
До вх. 1532ДСК від 01.08.2017
На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Документ з грифом "Для службового користування", що має позначку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в журналах, які використовуються для реєстрації документів з грифом "Для службового користування".
6.8. Проходження документів з грифом "Для службового користування" відображається у відповідному журналі обліку вхідної кореспонденції.
У Генеральній прокуратурі України, регіональних та місцевих прокуратурах зі структурним поділом документи з грифом "Для службового користування" також реєструються у структурних підрозділах. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідного журналу, букв "вх/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 14/2-28вх/ДСК-17.
Номер документа у місцевих прокуратурах без структурного поділу складається з номера номенклатурної справи, за якою значиться відповідний журнал реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування", порядкового номера журналу, букв "вх/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 34-1вх/ДСК-17.
6.9. На супровідному документі до електронного носія працівниками, які забезпечують ведення діловодства, проставляється номер журналу (додаток 6) відповідно до номенклатури справ із порядковим номером носія, позначкою "ДСК", двома останніми цифрами року взяття електронного носія на облік: 17/1-(номер журналу обліку)-(обліковий номер із позначкою "ДСК")-17.
6.10. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" в електронній базі даних здійснюється лише з використанням спеціальних комп'ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
6.11. При реєстрації документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 18.
За потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.
6.12. Приймання, реєстрація та облік, формування справ та зберігання документів з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в прокуратурі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.
Конверти (упакування) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурному підрозділу чи посадовій особі, уповноваженій на виконання відповідних видів робіт у прокуратурі, під розписку в журналі обліку конвертів (упакувань) із зазначенням дати їх отримання.
7. Облік видань з грифом "Для службового користування"
7.1. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в прокуратурі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 4.
7.2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
Наприклад, якщо номер останнього примірника 5, то наступний додатково виготовлений номер примірника буде нумеруватися 6.
У разі надходження від іншої установи видання, примірник якого підлягає розмноженню, на такому документі нумерація продовжується від номера примірника, який надійшов.
Наприклад, якщо вхідний номер примірника 4, то наступний буде 4/5.
8. Облік електронних носіїв інформації
8.1. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства (працівником, який забезпечує ведення діловодства) у журналі за формою згідно з додатком 5.
8.2. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті чи бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід'ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо) зазначаються найменування прокуратури, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування". Якщо вказані реквізити неможливо нанести безпосередньо на електронний носій інформації, вони повинні бути наведені в супровідних документах.
8.3. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
8.4. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 8.2 і 8.3 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
8.5. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
8.6. Гриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
8.7. Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні прокуратури та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні прокуратури для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
8.8. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в прокуратурі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в прокуратурі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі прокуратури такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому він виданий в установленому порядку.
9. Друкування і розмноження документів
9.1. Документи з грифом "Для службового користування" друкують і розмножують за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. Облік роботи користувачів відповідної техніки та надрукованих документів ведеться в журналах за формою згідно з додатками 7, 8.
Друкування і розмноження службових документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками прокуратури, які мають допуск до роботи з такими документами.
При друкуванні чи складанні службових документів, які містять інформацію з обмеженим доступом, застосовуються загальні правила підготовки та оформлення службових документів, визначені Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", затвердженим наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики України від 07.04.2003 N 55.
9.2. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування" та номер примірника, наприклад:
Для службового користування Прим. N 5
Прокуратура, яка виготовила документ з грифом "Для службового користування", за необхідності може зазначити на документі інформацію про заборону розмноження (копіювання) такого документа в інших установах:
Для службового користування Прим. N 3 Копіюванню не підлягає
Відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", номер примірника зазначаються нижче за гриф "Для службового користування", наприклад:
Для службового користування Літер "М" Прим. N 1
або
Для службового користування Літер "К" Прим. N 1
або
Для службового користування "СІ" Прим. N 1
9.3. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище за інші відмітки проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:
Для службового користування Прим. N 2
Додаток до наказу
______________________
(найменування прокуратури)
___ ____________ 20__ р. N ____
У разі, коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх кількість, обсяг, реєстраційні номери та дати, наприклад:
Додаток: рапорт від 14.01.2017 N 01-12ДСК-17 на 5 арк., прим. N 2.
Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:
Для службового користування (без додатка - відкрита інформація) Прим. N 1
Друкування таких документів дозволяється здійснювати на неатестованих засобах комп'ютерної техніки прокуратури.
У вказаному випадку роздруківка на звороті оформляється аналогічно до документів з грифом "Для службового користування", але при друкуванні документа на неатестованих засобах комп'ютерної техніки номер автоматизованої системи не зазначається, а обліковий номер відповідає вихідному номеру документа.
9.4. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на їх обкладинці та на титульному аркуші. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
9.5. На звороті останнього аркуша кожного примірника документа у нижньому лівому куті виконавець зазначає: кількість надрукованих примірників; список адресатів (не більше чотирьох); прізвище особи, яка виготовила документ, прізвище, ім'я, по батькові виконавця та його номер службового телефону, номер автоматизованої системи, за допомогою якої друкувався документ; підставу віднесення інформації до службової (номер пункту Переліку відомостей або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової); обліковий номер та дату друкування документа, наприклад:
Віддр. 3 прим.
1-й - Міністерство юстиції України
2-й - Національна поліція України
3-й - до справи
Віддр. Савенко
Вик. Юхименко Петро Васильович 255-55-55
АС N 2/ДСК
Підпункт 2.1 Переліку відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України
Обл. N 5ДСК
30.01.2017
9.6. На службовому документі, який надсилається більш як чотирьом адресатам, замість їх конкретних найменувань, друкується узагальнений напис. При цьому до документа додається список розсилання.
Наприклад:
Прим. NN 2-6 - за списком розсилання;
Прим. N 7 - до справи N 03-15.
9.7. Після реєстрації створених документів їх чернетки і роздруковані варіанти (за наявності) знищуються шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо) виконавцем та працівником, який забезпечує ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, про що на примірнику вихідного документа, який залишається в прокуратурі, робиться запис "Чернетки і варіанти знищені", що засвідчується підписами згаданих осіб із проставлянням дати знищення.
У разі відсутності виконавця надрукований проект документа з грифом "Для службового користування" може бути виданий лише його керівникові.
9.8. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється службою діловодства або працівниками інших структурних підрозділів (працівником місцевої прокуратури), визначеними розпорядчим документом прокуратури, при наявності копіювально-розмножувальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації з дозволу керівництва прокуратури за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 9.
У разі необхідності керівник прокуратури може відповідним наказом делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження документів з грифом "Для службового користування" керівникам та заступникам керівників самостійних структурних підрозділів прокуратури.
На звороті останньої сторінки примірника документа, який розмножується, виконавець зазначає: кількість виготовлених примірників, відправлених адресату; прізвища своє та працівника, що виконує роботи з розмноження документа (того, хто виготовив копії документа); інвентарний номер відповідного технічного пристрою і дату виготовлення. Наприклад:
З прим. N ____ додатково виготовлено ___ копії
З ___ по ___ - на адресу
Виконавець ___________
Виготовив ___________
Назва копіювально-розмножувальної техніки та інв. N ____
08.02.2017
Зазначені відомості проставляються на останньому аркуші кожного виготовленого примірника.
9.9. На кожному виготовленому примірнику документа, що підлягає надсиланню, від руки проставляється його номер із загальної кількості виготовлених. Відповідні цифри наводяться через скісну риску, наприклад: прим. N 2/3, прим. N 2/4.
9.10. Документ з грифом "Для службового користування", одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах прокуратури, копіюється у визначеному пунктом 9.8 цієї Інструкції порядку, якщо розробник документа не встановив заборону на його розмноження.
9.11. У разі, якщо документ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" виготовлений та зареєстрований до набрання чинності Типовою інструкцією, такий документ підлягає розмноженню лише за наявності дозволу власника інформації.
9.12. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 10.
10. Опрацювання та реєстрація внутрішніх документів
10.1. Внутрішні документи з грифом "Для службового користування", у тому числі з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" (крім наказів), що створюються в органах прокуратури і не виходять за її межі (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, які надаються до іншого структурного підрозділу, тощо), реєструються у журналі за формою згідно з додатком 11.
Номер документа у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера журналу реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" із додаванням букв "вн/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-32вн/ДСК-17.
Номер документа у місцевих прокуратурах складається з номера номенклатурної справи, за якою закріплений відповідний журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування", порядкового номера журналу, букв "вн/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 35-10вн/ДСК-17.
10.2. Внутрішні документи з грифом "Для службового користування" у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства (з фіксуванням дати і часу), за згодою їх керівників, а в разі незгоди - за письмовою резолюцією керівника прокуратури.
Підставою для передавання зазначених документів є обґрунтований та погоджений керівником або заступником керівника самостійного структурного підрозділу рапорт виконавця.
У місцевій прокуратурі передавання таких документів здійснюється згідно з резолюцією її керівника.
У разі, якщо нетаємні додатки до секретних документів не підлягають спільному зберіганню з відповідними носіями інформації, передача вказаних додатків із режимно-секретного підрозділу до служби діловодства здійснюється на підставі мотивованого рапорту виконавця, погодженого з керівником його самостійного структурного підрозділу.
Передача документів з грифом "Для службового користування" з режимно-секретного до іншого структурного підрозділу прокуратури здійснюється через службу діловодства на підставі мотивованого рапорту виконавця, погодженого з керівництвом самостійного структурного підрозділу.
Рух документа відображається у журналі за формою згідно з додатком 11.
10.3. Внутрішньому документу і додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
До вн. 24ДСК від 17.01.2017
У разі, якщо зміст внутрішнього документа містить службову інформацію, його виготовлення відбувається з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
10.4. Документ з грифом "Для службового користування", що має позначку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в облікових формах, які використовуються для реєстрації документів з грифом "Для службового користування".
11. Облік та надсилання вихідних документів
11.1. Вихідні документи з грифом "Для службового користування", створені в органах прокуратури, реєструються, опрацьовуються та надсилаються відповідно до вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України та цією Інструкцією.
11.2. Вихідні документи з грифом "Для службового користування" реєструються службою діловодства в журналі за формою згідно з додатком 11 у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України. При цьому до вихідного номера додаються порядковий номер журналу та букви "вих/ДСК" і дві останні цифри року, наприклад: 13/1-45вих/ДСК-17.
Номер документа у місцевих прокуратурах складається з номера номенклатурної справи, за якою закріплений відповідний журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування", порядкового номера журналу, букв "вих/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 35-11вих/ДСК-17.
Вихідному супровідному листу і кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний номер.
11.3. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється засобами урядового фельд'єгерського, спеціального зв'язку. Зазначену кореспонденцію дозволяється доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури за наявності відповідного опису доставлених документів (реєстру) з обов'язковим дотриманням вимог до роботи з документами вказаної категорії.
11.4. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі прокуратури, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються в інших адміністративних будівлях прокуратури. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі прокуратури здійснюється на підставі резолюції керівника прокуратури (його першого заступника чи заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у спосіб, що виключає можливість його прочитання.
11.5. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". За потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
11.6. У деяких випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівник прокуратури (його перший заступник або заступник) проставляє на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом зазначених документів.
11.7. У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку або органів спеціального зв'язку оформлення конвертів (упакувань) повинно відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
11.8. Надсилання конвертів (упакувань) з відмітками "Літер "К" та "СІ" в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку, органів спеціального зв'язку або відомчого фельд'єгерського зв'язку.
11.9. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (упакування) з відміткою "Літер "К", адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку.
11.10. Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, що виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності конверта (упакування).
11.11. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою прокуратури персонально, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче за гриф "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, передбачених пунктом 57 Типової інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
11.12. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (упакуваннях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".
11.13. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (упакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
11.14. У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К" або "СІ", його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче за гриф "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К" або "СІ", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, передбачених пунктом 56 Типової інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
11.15. Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються із супровідним листом.
Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", у якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 9.3 цієї Інструкції.
11.16. На лицьовій стороні конверта (пакета) у лівому верхньому куті вказуються найменування і адреса відправника кореспонденції, у правому верхньому - зазначається гриф "ДСК" і ставиться печатка "Для пакетів" та підпис особи, яка готує пакет для відправлення. У лівому нижньому куті конверта наводяться вихідні номери вкладених документів, а у правому нижньому - найменування та адреса одержувача. На конвертах документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища та посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів (рисунок 1*). На зворотному боці конверта ставиться відбиток печатки "Для пакетів", який повинен охопити всі його клапани.
У разі надсилання документів, які повинні бути розкритими певною посадовою особою персонально, їх упаковують відповідно до вимог, передбачених пунктом 11.11 цієї Інструкції.
На пакетах, розмір яких перевищує 150 х 200 мм, вагою від 1 до 2 кг ставиться 5 відбитків печатки. Такі пакети додатково перев'язуються навхрест суцільним шпагатом, кінці якого опечатуються паперовою наклейкою з відбитком печатки відправника (рисунок 2*).
____________
* Не наводиться.
Найменування одержувачів повинні бути написані без скорочень, окрім загальноприйнятих.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (упакування), на якому зазначаються дата і реєстраційний номер супровідного листа.
11.17. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.
11.18. Передача службової інформації (надсилання документів з грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
12. Формування виконаних документів у справи
12.1. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в прокуратурі номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи з грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо вони стосуються питань такої справи.
Документи з грифом "Для службового користування" також дозволяється долучати до матеріалів наглядових та кримінальних проваджень із належним їх оформленням.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М", а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою "СІ".
Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в прокуратурі, формуються у справи з грифом "Для службового користування" у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
12.2. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".
12.3. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", додається відмітка "ДСК", наприклад: 04/2-10ДСК.
12.4. На обкладинках справи, наглядового та кримінального проваджень, що містять документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".
12.5. У разі, коли в структурному підрозділі Генеральної прокуратури України, регіональної прокуратури, місцевій прокуратурі на рік створюється понад 50 документів з грифом "Для службового користування", їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
12.6. У разі, коли в структурному підрозділі Генеральної прокуратури України, регіональної прокуратури, місцевій прокуратурі на рік створюється менш як 50 документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка свідчить про те, що зберігання справи визначається експертною комісією прокуратури (далі - експертна комісія), склад якої затверджується відповідним наказом керівника прокуратури та яка діє згідно з Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004, та Положенням про експертну комісію прокуратури, затвердженим наказом керівника прокуратури.
12.7. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
12.8. Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
12.9. Документи з мобілізаційних питань (з відміткою "Літер "М") та з питань спеціальної інформації (з відміткою "СІ") зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
12.10. Документи з відміткою "Літер "К" зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації прокуратури або працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
12.11. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою "Літер "К" визначаються Адміністрацією Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України.
13. Користування документами
13.1. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються працівникам відповідно до резолюцій керівника прокуратури, його першого заступника або заступника, керівників структурних підрозділів прокуратури.
Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у службі діловодства чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам прокуратури на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12, резолюції керівника прокуратури або затвердженого керівником прокуратури (керівником структурного підрозділу прокуратури) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
Допуск працівників прокуратури до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного структурним підрозділом або посадовою особою, відповідальною в прокуратурі за мобілізаційну роботу або роботу зі спеціальною інформацією, і затвердженого наказом керівника прокуратури.
У разі зміни працівника служби діловодства, який відповідає за облік і зберігання документів з грифом "Для службового користування", складається акт приймання-передачі цих документів, що затверджується керівником прокуратури або структурного підрозділу. Акт складається у довільній формі.
13.2. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 13.
13.3. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях із дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення зі змістом таких документів сторонніх осіб.
13.4. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
13.5. Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються в архівному фонді (архіві) прокуратури, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів прокуратури на підставі замовлення за формою згідно з додатком 14.
Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архівного фонду (архіву) прокуратури робиться запис у журналі обліку видачі справ у робочі приміщення прокуратури.
13.6. Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
13.7. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією керівника прокуратури, його першого заступника чи заступника можуть видаватися працівникам інших установ.
На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
13.8. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури, його першого заступника, заступника або керівника відповідного структурного підрозділу.
Копіювання матеріалів кримінального провадження для виділення їх в окреме провадження здійснюється слідчим, прокурором або іншим працівником прокуратури за їхнім дорученням.
13.9. Засвідченню підлягають лише копії документів, створених в органах прокуратури України. Копії та витяги із зазначених документів засвідчуються керівником служби діловодства (працівником, який забезпечує ведення діловодства), наприклад:
З оригіналом згідно
Начальник відділу
документального забезпечення (підпис) О. В. Калинчук
11 лютого 2017 року
13.10. Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
13.11. У разі потреби працівник іншої установи здійснює витяги з виданих йому документів з грифом "Для службового користування" у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Зазначені робочі зошити реєструються у структурному підрозділі в журналі за формою згідно з додатком 17.
Прошиті та пронумеровані аркуші робочих зошитів опечатуються шляхом прикріплення на кінці ниток паперових наклейок із чітким відбитком печатки структурного підрозділу. На звороті останнього аркуша робочого зошита здійснюється запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, що засвідчується підписом працівника служби діловодства або працівника, який забезпечує ведення діловодства.
13.12. Працівник іншого органу прокуратури чи іншої установи може ознайомитися зі змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншого органу прокуратури (установи), лише за письмовою згодою організації - розробника такого документа.
Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
13.13. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації.
У разі надходження до прокуратури запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", з урахуванням вимог пункту 14.2 цієї Інструкції здійснюється перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності норм, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої згідно із зазначеним Законом не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, у якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом із документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до прокуратури іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.
14. Перегляд документів з грифом
"Для службового користування"
14.1. Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.
Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:
- справ для їх передачі до архівного фонду (архіву) прокуратури;
- документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.
14.2. Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією прокуратури - розробника документа або відповідною комісією прокуратури-правонаступника чи прокуратури вищого рівня, якщо прокуратура - розробник документа припинила свою діяльність.
14.3. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
14.4. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником прокуратури. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою чи описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг із протоколу або його засвідчена копія передається разом зі справами до архівного фонду (архіву) прокуратури, а в разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ.
14.5. Про скасування грифа "Для службового користування" письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
14.6. На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" погашається працівником служби діловодства (архіву) прокуратури шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
15. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання
та знищення
15.1. Експертиза цінності документів з грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання службою діловодства (працівником, який забезпечує ведення діловодства) здійснюються в установленому порядку відповідно до вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури України.
У кінці кожної закінченої справи з грифом "Для службового користування" на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, у якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
- наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
- номери аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
- номери великоформатних аркушів;
- номери конвертів з укладеннями;
- кількість аркушів укладень.
Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою "Для пакетів". Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом "Для службового користування" після проведення експертизи цінності документів, що містяться в них, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.
15.2. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом із документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом "Для службового користування" додається відмітка "ДСК".
15.3. Під час передачі справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державних архівних установ прокуратура разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає відповідній державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
15.4. Відомості про вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ органів прокуратури в цілому.
15.5. Документи, справи, видання з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення експертною комісією у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
15.6. В акті про вилучення документів додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії прокуратури, їх підписів, дати знищення, наприклад:
Справи N 15 ДСК, N 133 ДСК, N 158 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени експертної комісії прокуратури:
(Підпис), ініціали (ініціал імені), прізвище
(Підпис), ініціали (ініціал імені), прізвище
(Підпис), ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
15.7. Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання) робиться відмітка "Документи знищено. Акт від ___ ____________ 20__ року N __".
15.8. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом "Для службового користування", друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників прокуратури, які провели таке знищення.
16. Забезпечення збереженості документів та проведення
перевірки їх наявності
16.1. Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі до архівного фонду (архіву) прокуратури.
16.2. Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях (бібліотеках) або сховищах архіву. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником прокуратури.
Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
16.3. Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог щодо їх зберігання, визначених пунктом 16.2 цієї Інструкції.
16.4. Передача документів з грифом "Для службового користування" структурним підрозділам здійснюється через працівників, які забезпечують ведення діловодства, з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
Порядок передачі одержаних у працівників, які забезпечують ведення діловодства, документів з грифом "Для службового користування" всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу та ведення необхідних облікових форм визначається Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України.
16.5. Забороняється переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення працівника, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі Генеральної прокуратури України, регіональної прокуратури, місцевій прокуратурі. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
Вилучення справ або окремих документів зі справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду служба діловодства (працівник, який забезпечує ведення діловодства) за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі повинні залишитися протокол про вилучення документів із їх засвідченими копіями.
16.6. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом керівника прокуратури.
До складу комісії з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
16.7. Результати перевірок, зазначених у пункті 16.6 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 15.
Працівник Генеральної прокуратури України, регіональної прокуратури, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно повідомляє керівника структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника прокуратури та керівника служби діловодства.
Працівник місцевої прокуратури, якому стало відомо про зазначений факт, невідкладно повідомляє керівника цієї прокуратури.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установа, від якої цей документ отримано. У зв'язку з втратою документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливим розголошенням такої службової інформації вживаються заходи, передбачені пунктом 110 Типової інструкції.
У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України.
16.8. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника прокуратури може утворюватися окрема комісія.
16.9. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників прокуратури письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
16.10. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
16.11. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається керівникові прокуратури на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника прокуратури не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання наказу про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування (акт від ___ ____________ 20__ року N __).
16.12. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність прокуратури, а також наводиться перелік втрачених документів.
16.13. Відмітка про втрату документів вноситься до реєстраційних та облікових форм працівником служби діловодства або особою, яка забезпечує ведення діловодства, із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
17. Охорона службової інформації під час міжнародного
співробітництва
17.1. В органах прокуратури взаємодія з компетентними установами іноземних держав та міжнародними організаціями забезпечується підрозділом міжнародно-правового співробітництва або особою, яка відповідає за вказаний напрям згідно з розподілом обов'язків, затвердженим наказом керівника прокуратури.
17.2. Рішення про можливість прийому прокуратурою іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається Генеральним прокурором, його першим заступником або заступником при проведенні зазначеного заходу в Генеральній прокуратурі України чи керівниками регіональних прокуратур за погодженням із керівництвом Генеральної прокуратури України у випадках відповідних зустрічей у регіональних прокуратурах.
Підрозділ міжнародно-правового співробітництва веде журнал обліку зустрічей з іноземцями за формою згідно з додатком 16.
17.3. Підрозділом міжнародно-правового співробітництва прокуратури (особою, яка відповідає за вказаний напрям) разом з іншими структурними підрозділами прокуратури, що беруть участь у прийомі іноземців, за участі структурного підрозділу технічного захисту інформації (особи, відповідальної за виконання такої роботи) розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:
- відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в прокуратурі;
- дані про мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність прокуратури, що може бути доведена до відома іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;
- список посадових осіб прокуратури, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов'язаних із перебуванням іноземців в установі (із зазначенням змісту таких завдань);
- перелік структурних підрозділів прокуратури (із зазначенням приміщень), які будуть відвідуватися іноземцями;
- перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;
- відомості про маршрути і порядок пересування іноземців територією прокуратури;
- дані про інші необхідні заходи.
Програма прийому іноземців затверджується керівником прокуратури, його першим заступником або заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.
17.4. У разі, коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, зібраної під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, Генеральний прокурор або керівник регіональної прокуратури чи за їхнім дорученням керівник підрозділу міжнародно-правового співробітництва (особа, яка відповідає за вказаний напрям) своєчасно вживає заходів, передбачених пунктами 717 - 719 Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 N 939.
17.5. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф "Для службового користування" та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.
Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується керівником прокуратури.
17.6. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:
- дані щодо підстав проведення експертної оцінки матеріалів;
- назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;
- назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;
- відомості про сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування відповідного висновку;
- пункти Переліку відомостей, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;
- найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, іншого суб'єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.
17.7. Носії інформації з грифом "Для службового користування" можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.
17.8. У разі, коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф "Для службового користування" підлягає перегляду відповідно до пункту 14.1 цієї Інструкції.
17.9. Передача іноземцям носіїв службової інформації, гриф яких переглянуто, здійснюється з дозволу Генерального прокурора, керівників регіональних прокуратур, їх перших заступників або заступників, уповноважених відповідно Генеральним прокурором чи керівниками регіональних прокуратур на прийняття такого рішення, на підставі рапорту керівника підрозділу міжнародно-правового співробітництва (особи, яка відповідає за вказаний напрям).
17.10. Підрозділом міжнародно-правового співробітництва прокуратури (особою, яка відповідає за вказаний напрям) за результатами прийому іноземців у довільній формі складається звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:
- відомості про іноземців, зміст проведених із ними бесід;
- інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації;
- інформація, отримана від іноземців;
- пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.
17.11. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується керівником прокуратури. У разі передачі іноземцям документів, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п'яти робочих днів надсилається органові Служби безпеки України, а також за рішенням керівника прокуратури іншим заінтересованим установам.
17.12. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у підрозділі міжнародно-правового співробітництва прокуратури (в особи, яка відповідає за вказаний напрям) в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.
17.13. Керівники прокуратур, що приймають іноземців, зобов'язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому та проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
17.14. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 N 939.
17.15. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.
17.16. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов'язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються актами органів державної влади.
Управління документального забезпечення
Департаменту інформаційних технологій,
документального та матеріально-технічного
забезпечення Генеральної прокуратури України