А пешком - слабо?
ВОПРОС: 1. Можно ли расходы на техобслуживание * и проведение техосмотра легкового авто относить на валовые затраты?
2. Нужно ли приходовать на материальный счет 203 бензин, который закупается водителями предприятия на заправках, если они отчитываются кассовыми чеками в авансовых отчетах за уже израсходованное горючее ? Или сразу списывать такой бензин на затраты либо в стоимость приобретенных товаров ? Как это оформить проводками?
3. Во время заграничных командировок наши водители несут расходы на закупку ГСМ, на стоянку (парковку), а также на запчасти и ремонт автомобилей. Расходы эти производятся как за счет инвалютных средств предприятия, выданных на командировку, так и за счет собственных средств водителей. Эти расходы учитываются в их авансовых отчетах по командировке. На какую сумму можно принимать такие отчеты? Не нарушается ли здесь валютное или какое другое законодательство?
4. Относится ли на валовые затраты и облагается ли подоходным налогом сумма арендной платы, выплачиваемая работнику предприятия за аренду принадлежащего ему автомобиля, который используется в хоздея-тельности предприятия?
ОТВЕТ: 1. Да, можно, а точнее - нужно, если легковой автомобиль используется в хозяйственной деятельности вашего предприятия. Но будьте готовы доказывать это при проверке - с помощью путевых листов и других документов.
Дело в том, что пресловутый "антилегковой" п/п. 5.4.10 Закона О Прибыли запрещает включение в затраты только расходов на ГСМ, а также на стоянку и парковку легковых автомобилей.** Все остальные расходы, связанные с вашими-легковушками, в том числе расходы на техобслуживание и техосмотр, имеют полное право на валовые затраты.
В то же время следует различать расходы на техобслуживание (идущие в затраты) и расходы на разные ремонты-улучшения (амортизируемые в составе стоимости авто в случае превышения 5%-ного барьера- см. п. 8.7 и 8.8 Закона О Прибыли).
2. Мы считаем, что бензин, самостоятельно закупленный водителями на заправках, даже в тех случаях, когда на момент представления в бухгалтерию авансовых отчетов он уже израсходован, приходовать на счет 203 "Топливо" следует обязательно. Ведь в данном случае водитель закупал бензин, выступая как подотчетное лицо, от имени предприятия. Поэтому бухгалтер обязан это принадлежащее предприятию горючее сначала оприходовать по учету, а затем списать. К тому же на основании расчетных И отпускных документов, приложенных к авансовым отчетам, бензин можно только оприходовать; списание же бензина производится на основании путевых листов (исходя из установленных норм расхода для конкретного автомобиля).*** Поэтому правильное отражение в бухучете операций, упомянутых в вашем вопросе, должно быть следующим:
д-т 372, к-т 301 - выдана водителю из кассы наличность под отчет для закупки бензина;
д-т 203, к-т 372 ¦согласно представленному и водителем авансовому
¦отчету оприходован в учете бензин;
и ¦отражен налоговый кредит по НДС (если
¦бензин закуплен для грузового авто
д-т 641/НДС, к-т 372¦и при этом или есть налоговая накладная,
¦или сумма закупки не превышает 20 грн.);
д-т 93, 91, 92, 94 (84), к-т 203 ¦согласно путевым листам бензин
или ¦списан на затраты либо включен в
д-т 20, 28 (289), к-т 203 ¦стоимость запасов (в составе ТЗР).
Кстати заметим, что списывать бензин сразу на затраты по авансовому отчету не стоит. Вопервых, такое списание (без подтверждения путевыми листами) - незаконно. А во-вторых, в некоторых ситуациях (когда не весь закупленный бензин израсходован) оно может привести к искажению не только бухгалтерского, но и налогового учета. Ведь списанная на затраты, но еще не израсходованная (оставшаяся в баке автомобиля) часть бензина должна учитываться в составе запасов и участвовать на рубеже кварталов в перерасчете по п. 5.9 Закона О Прибыли.
3. В прошлом выпуске "Бухгалтера" (с. 38) мы уже писали о том, что часть названных вами расходов: на закупку ГСМ, стоянку и парковку, а также техобслуживание автомобиля - можно трактовать как командировочные. Эти расходы (вместе со сборами за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам) прямо указаны в п. 1.13 разд. II "Порядок командирования за границу" действующей Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98г. N 59.
То есть в вашем случае можно с чистой совестью утверждать, что это расходы на командировку, и списывать их в счет выданного водителю командировочного аванса.****
Если водитель расплачивался инвалютой из своего кармана, то компенсацию ему вы сможете выдать только в гривнях - по курсу НБУ на дату выдачи ("день погашения задолженности") в соответствии с п. 1.17 раздела II Инструкции о командировках.
Что же касается расходов водителя на запчасти и ремонт, то в вашем случае, если эти расходы или их часть нельзя оформить как техобслуживание*****, командировочными они уж точно не являются, так как не упомянуты в п. 1.13 разд. II Инструкции о командировках. Стало быть, речь идет о хознуждах предприятия. Поэтому "запчастно"-ремонтные траты водителя зачитывать с авансом на командировку нежелательно, чтобы не было нецелевого использования наличности.
Возмещение этих водительских расходов, на наш взгляд, может производиться либо в гривнях (по аналогии с командировочными), либо в инвалюте (если вам удастся получить в банке валюту на эти цели).
Естественно, все названные расходы должны быть подтверждены документально (расчетными документами, путевыми листами и т. п.). Причем сумма их законодательно не ограничена.
Теперь перейдем к валютному законодательству. Никаких нарушений мы здесь не усматриваем. Кое-кому, правда, может показаться, что ваше предприятие (поскольку от его имени работник расходовал валюту) нарушило ст. 7 Декрета КМУ "О системе валютного регулирования и валютного контроля" от 19.02.93 г. N 15-93, предусматривающую проведение подобных расчетов только через уполномоченные банки. Однако это не так.
От признания за вами нарушения оберегают п. 1.1 и 1.3 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 26.03.98г. N 119 (см. "Бухгалтер" N 3'2000, с. 75-76):
"Использование наличной иностранной валюты с собственных текущих счетов юридическими лицами - резидентами и расположенными на территории Украины представительствами юридических лиц - нерезидентов разрешается.
1.1. Для обеспечения расходов работников юридических лиц - резидентов или представительств юридических лиц - нерезидентов, полностью или частично осуществляющих предпринимательскую деятельность нерезидента на территории Украины (далее - постоянные представительства юридических лиц нерезидентов), на командировки за границу "...".
"..."
1.3. Для обеспечения эксплуатационных расходов юридических лиц резидентов или постоянных представительств юридических лиц - нерезидентов, имеющих собственные транспортные средства (арендующих, фрахтующих) для выполнения рейсов за границу (оплата горючего, лоцманских услуг, аэронавигационных услуг, таможенных и дорожных сборов, стоянки и т. п.)".
Отметим, что перечень эксплуатационных расходов, на которые можно тратить наличную валюту, приведенный в п. 1.3 Правил,- не исчерпывающий (см. стоящее в скобках "и т. п."******). Кроме того, обратите внимание на то, что речь здесь идет не только о собственном автотранспорте, но и об арендованном.
Хотя в Правилах речь идет о валюте, полученной с текущего счета предприятия, мы считаем, что не будет нарушением и расходование на те же цели для нужд предприятия валюты водителя (работника). Частичное подтверждение этому - см. в уже упоминавшемся п. 1.17 разд. II командировочной Инструкции, где говорится именно о случаях расходования инвалюты, принадлежащей работнику. Но лучше водителям вместе с авансом на командировку выдавать на упомянутые цели и определенную сумму инвалюты, полученную в банке по коду "На хознужды".
Кстати, если закупленные "за бугром" запчасти не будут установлены на автомобиль или не впишутся в обязательный ремкомплект (ЗИП), то при ввозе на территорию Украины их необходимо будет растаможивать с уплатой на таможне соответствующих налогов и сборов******* (но это уже - тема для отдельного разговора с компетентным таможенником).
Таким образом, говорить о нарушении предприятием ст. 7 Декрета N 15-93 некорректно. А значит, штраф в размере израсходованной наличности по ст. 16 того же Декрета даже теоретически предприятию не грозит. Ну разве что за исключением случаев с "лишними" запчастями - см. ниже сноску (******).
4. Сумма арендной платы работнику (либо другому физическому лицу или вообще юридическому) за арендуемый автомобиль, используемый в хоздеятельности предприятия, безусловно подлежит отнесению на валовые затраты********. Причем грузовой это автомобиль или легковой - значения не имеет (см. на этот счет, например, письмо ГНАУ от 06.12.99г. N 6972/6/15-0216).
С подоходным налогом дело обстоит не так гладко.
Раньше предприятия не облагали суммы таких выплат, считая, что они подпадают под льготу, установленную для компенсационных выплат работникам в п/п. 5.4.1 Инструкции о подоходном налоге с граждан:
"К компенсационным выплатам, не включаемым в пределах установленных законодательством норм в месячный совокупный налогооблагаемый доход, в частности, относятся:
"..."
выплаты в пределах амортизации за износ инструмента, оборудования, транспортных средств и другого имущества, принадлежащего работнику, используемого для нужд предприятия, учреждения, организации или физического лица - субъекта предпринимательской деятельности по месту работы".
Однако где-то на рубеже. 1999-2000 годов в прессе уже начали появляться первые фискальные разъяснения налоговиков, в которых утверждалось, что при аренде предприятием имущества работника п/п. 5.4.1 Инструкции не работает и сумма арендной платы должна облагаться подоходным налогом.
Наш журнал неоднократно критиковал такой подход (см., например, N6'2000, с. 44-45, и N6'2001, с.19). Предлагались (в N 6'2001) и различные обходные варианты такого документального оформления отношений, при котором упомянутая подоходная льгота точно работала бы. В том числе если предприятием используется в производственных целях автомобиль работника.
Особую актуальность этот материал приобрел после того, как ГНАУ своим приказом от 11.06.2001г. N 235 внесла очередные изменения в Инструкцию о подоходном налоге. В частности, в п. 8.2 Инструкции (который определяет состав налогооблагаемого дохода по месту основной работы) был добавлен такой вид доходов, как "плата за аренду". Так что теперь налоговики будут настаивать на обложении подоходным налогом сумм арендной платы, выплачиваемых работнику (ведь вряд ли здесь имелась в виду только аренда для непроизводственных нужд предприятия).
И хотя побороться за эту льготу при помощи 4.4.1, конечно же, стоит, лучше все-таки не оформляйте отношения с работниками договорами аренды.
________________________________________
* Подробно о том, какие расходы попадают в техобслуживание, а какие нет,- см. "Бухгалтер" N10'2000, с. 51-52, 67-71 и 79-80.
** С 01.07.99г. расходы на техобслуживание были исключены из п/п. 5.4.10, то есть с этой даты их стало можно относить на валовые затраты.
*** Списание бензина производится по факту, а нормы нужны для того, чтобы определить отклонения. В случае перерасхода разница пойдет на затраты (д-т90 или 23) или на недостачи (д-т375).
**** Правда, для внутриукраинских командировок такие расходы командировочными уже не считаются, для них это- расходы на хознужды. О том, как сделать их целевыми, чтобы не попасть под 100%-ный штраф за нецелевое использование наличности,- см. опять же "Бухгалтер" N 21 '2001, с. 38.
***** См. сноску (*).
****** Причем коль водитель накупил запчастей с избытком и они не были использованы при ремонте или техобслуживании и не вошли в обязательный ремкомплект (ЗИП) автомобиля, то такие расходы уже могут быть признаны неэксплуатационными - со всеми вытекающими.
Впрочем, санкции по Декрету N 15-93 налагают работники НБУ. Вряд ли они станут докапываться до технических норм комплектации автомобиля.
******* Если речь идет о замене за пределами Украины номерных агрегатов в связи с ремонтом авто, то их также придется растаможивать.
******** Если работник является связанным с предприятием лицом (см. п. 1.26 Закона О Прибыли), то включение арендной платы в затраты должно быть по ценам не выше обычных. Здесь при определении обычных цен ориентироваться, видимо, следует на расчетные суммы амортотчислений исходя из норм, установленных в ст. 8 того же Закона.
"Бухгалтер" N 22 (130), август (I) 2001 г.
Подписной индекс 74201