МИНИСТЕРСТВО АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ УКРАИНЫ
ПИСЬМО
19.01.2004 N 37-27-12/455
О Методических рекомендациях по применению
форм документов первичного учета
на сельскохозяйственных предприятиях
(Извлечение)
Управление организации и методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности Министерства аграрной политики Украины во исполнение поручения Президента Украины от 25 февраля 2003 года N 1-1/203 и приказа Министерства аграрной политики Украины от 4 июня 2003 года N 160 "О мерах по повышению качества управления государственным сектором экономики на 2003 год" разработало Методические рекомендации по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях.
Методические рекомендации просим довести до сведения районных Управлений сельского хозяйства и продовольствия и предоставить разъяснение относительно их применения специалистам сельскохозяйственных предприятий.
Первый заместитель Министра С.Мельник
Приложение
к письму Минагрополитики
Украины
19.01.2004 N 37-27-12/455
Методические рекомендации
по применению форм документов первичного учета
на сельскохозяйственных предприятиях
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях (далее - Методические рекомендации) разработаны во исполнение поручения Президента Украины от 25 февраля 2003 года N 1-1/203 относительно повышения качества управления государственным сектором экономики, приказа Министерства аграрной политики Украины от 04.06.2003 г. N 160 "О мерах по повышению качества управления государственным сектором экономики на 2003 год" и в соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 года N 996-XIV (с изменениями и дополнениями), Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88, положениями (стандартами) бухгалтерского учета, утвержденными приказами Министерства финансов Украины, и другими нормативно-правовыми актами.
1.2. Методические рекомендации устанавливают порядок применения форм (типовых и специализированных) документов первичного учета, а также хранения первичных документов и учетных регистров предприятиями и организациями государственной и негосударственной (фермерские, частно-арендные, кооперативы и т. д.) формы собственности, которые занимаются производством сельскохозяйственной продукции, товаров, работ и услуг.
2. Первичные документы
2.1. Первичные документы - это письменные свидетельства, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их осуществление. Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления каждой хозяйственной операции, если это невозможно, непосредственно после ее завершения.
2.2. Первичные документы применяются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы и доказательности. Для этого они должны иметь следующие обязательные реквизиты: название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дата и место составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.
2.3. Документы, созданные средствами электронно-вычислительной техники, применяются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы и доказательности.
Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и размечен по требованиям соответствующего стандарта и закодирован согласно утвержденной системе кодификации.
2.4. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования.
2.5. Записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. N 88, и настоящих Методических рекомендаций.
По требованию контрольных или судебных органов, а также работников предприятия предприятие обязано за свой счет сделать копии необходимых документов на бумажных носителях.
2.6. Документ может быть подписан лично или с применением штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения (кроме финансово-платежных документов).
2.7. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации.
2.8. В приказе об учетной политике предприятия определяется ответственное лицо (начальник компьютерного отдела или другого структурного подразделения предприятия), которое осуществляет контроль за определением паролей и их изменение, несет персональную ответственность за конфиденциальность информации.
3. Типовые и специализированные формы документов
первичного учета сельскохозяйственных предприятий
3.1. Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины.
3.2. Специализированные формы первичного учета для сельскохозяйственных предприятий в настоящее время находятся на стадии разработки. Поэтому рекомендуется применять специализированные формы первичных документов, утвержденные приказами Министерства сельского хозяйства и продовольствия СССР (Госагропрома СССР) в период 1972-1990 годов (приложение N 1) (не приводится).
3.3. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных предприятием самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.
3.4. Организация обеспечения бланками первичных документов осуществляется по трем основным направлениям:
- в централизованном порядке (по заказу министерств, ведомств, государственных комитетов, объединений и т. п.);
- через сеть оптовой и розничной торговли;
- путем непосредственного изготовления бланков по заказу предприятий в типографиях.
3.5. Специализированные бланки первичных документов в строгой отчетности в сельскохозяйственных предприятиях разрабатываются по условиям в соответствии с приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88.
3.6. Руководство сельскохозяйственного предприятия, учреждения обеспечивает своевременное и полное финансирование осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах и требования главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета документов или других учетных ведомостей и регистров, а также определяет перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
3.7. Ответственность за качество составления, достоверность и своевременность представления первичных документов в соответствии с необходимыми сроками для отражения в бухгалтерском учете несут лица, составившие и подписавшие эти документы (кассир, завфермой, завскладом и др.).
3.8. Все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык.
3.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.
4. Организация документооборота
на предприятии
4.1. В целях упорядочения движения и своевременного получения для осуществления записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, прием их в учет, передача в обработку и в архив (приложение N 1) (не приводится).
4.2. График документооборота оформляется в виде таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
4.3. Каждому исполнителю выдается выписка из графика документооборота, контроль за выполнением которого осуществляет главный бухгалтер сельскохозяйственного предприятия или учреждения. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления и оформления первичных документов являются обязательными для подразделений и служб.
5. Порядок осуществления записей
в первичных документах
5.1. Записи в первичных документах осуществляются только темными чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, принтеров, что обеспечивает сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвращает внесение несанкционированных и незаметных исправлений.
5.2. Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками бухгалтерской службы предприятия по форме и содержанию.
Ответственными работниками бухгалтерии проверяется наличие в первичном документе обязательных реквизитов, соответствие хозяйственной операции действующему законодательству и взаимоувязка отдельных его показателей.
5.3. Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.
5.4. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования.
5.5. Все документы, которые прилагаются к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, ставшие основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.
5.6. В первичных документах подчистки и необоснованные исправления не допускаются.
Ошибки в первичных документах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочесть предыдущее содержание записи.
5.7. Исправление ошибки должно быть заверено надписью "исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.
5.8. Не допускаются исправления в документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами.
5.9. Порядок исправления ошибок в документах и регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
6. Порядок хранения и уничтожения
первичных документов
6.1. Первичные документы, прошедшие обработку, подлежат передаче в архив.
6.2. Архивные учреждения могут быть созданы органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
Предприятия имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов и передавать документы на хранение в Национальный архивный фонд, государственные и другие архивные учреждения.
6.3. Предприятия обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом Украины "О национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. N 3814-XII.
6.4. В случае ликвидации предприятия ликвидационные комиссии обязаны обеспечить сохранность архивных документов и по согласованию с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов предприятия или учреждения.
6.5. Первичные документы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или запертых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
6.6. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.
6.7. Первичные документы, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива. Порядок хранения первичных и исходных документов на машиносчитывающих носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
6.8. Сроки хранения первичных документов, учетных регистров и других финансовых документов (указаны?) в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. N 41.
6.9 Процедура хранения и уничтожения документов, у которых истек срок хранения, регулируется Законом Украины "О национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. N 3814-XII и другими нормативными актами, Порядком создания и деятельности экспертных комиссий по определению ценности документов, утвержденным постановлением КМ Украины от 16.11.2002 г. N 1739 "Некоторые вопросы формирования и функционирования Национального архивного фонда".
6.10. Выделения для уничтожения документов, не подлежащих хранению, оформляются актами, которые рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел. Для предприятий, которые передают документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем предприятия после согласования с экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения.
6.11. Документы, срок хранения которых истек и которые не имеют научно-исторического значения, по утвержденному руководителем предприятия акту (с их описью) сдаются организациям вторичного сырья или при небольшом объеме документов, подлежащих уничтожению, они могут быть сожжены. О сжигании документов в акте делается соответствующая отметка.
6.12. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и финансовой отчетности из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структур, подразделений, предприятий и другие требования могут осуществляться только по решению главного бухгалтера.
6.13. Уничтожение документов без согласования с учреждениями госархива, нарушение сроков хранения документов влекут за собой ответственность должностных лиц предприятия согласно действующему законодательству.
7. Порядок изъятия первичных документов
органами дознания
7.1. В соответствии с законодательством государственные органы дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой и контрольно-ревизионной служб имеют право изымать первичные документы, учетные регистры, финансовую и другую отчетность.
Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку ответственному должностному лицу предприятия, учреждения. Возврат изъятых ранее документов оформляется распиской должностного лица предприятия о приеме.
7.2. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, ответственные должностные лица предприятия, учреждения снимают копии и реестры изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
7.3. Органы, изъявшие документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по требованию юридических или физических лиц согласно законодательству.
7.4. В случае исчезновения или уничтожения первичных документов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др.
7.5. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта высылается в течение десяти дней органу, в сфере управления которого находится предприятие, и государственной налоговой инспекции.
Начальник Управления организации и методологии
бухгалтерского учета и финансовой отчетности Л.Лавриненко