ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
22.04.2015 N 407

Про питання направлення делегацій, здійснення
службових відряджень за кордон у виконавчому органі
Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації)

Відповідно до Указу Президента України від 5 березня 2002 року N 217/2002 "Про Порядок здійснення зовнішніх зносин Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими державними адміністраціями", постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року N 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року N 362), Міської цільової програми зміцнення і розвитку міжнародних зв'язків на 2015 - 2018 роки, затвердженої рішенням Київської міської ради від 12 лютого 2015 року N 73/938, з метою упорядкування направлення делегацій, здійснення службових відряджень за кордон у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації):

1. Затвердити Порядок направлення делегацій, здійснення службових відряджень за кордон у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

розпорядження Київської міської державної адміністрації від 09 грудня 2004 року N 2229 "Про деякі питання підготовки та здійснення службових відряджень за кордон";

розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 21 січня 2014 року N 50 "Про заходи з економії витрат на здійснення службових відряджень та направлення делегацій міста Києва за кордон".

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) Бондаренка В. В.

Голова В. Кличко

Затверджено
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
22.04.2015 N 407

Порядок
направлення делегацій, здійснення відряджень
за кордон у виконавчому органі
Київської міської ради (Київській міській
державній адміністрації)

1. Рішення про направлення делегацій, здійснення відряджень за кордон у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) приймається Київським міським головою.

2. Підставою для опрацювання питання про направлення делегацій або здійснення відряджень за кордон є офіційне запрошення з перекладом або інший документ, який підтверджує відповідні ініціативи (далі - офіційне запрошення).

3. Після надходження офіційного запрошення управління міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) готує доповідну записку, у якій обґрунтовується необхідність направлення делегацій, здійснення відрядження за кордон, зазначається місце, строки та умови перебування за кордоном, пропозиції щодо джерел фінансування.

Доповідна записка готується за підписом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та подається Київському міському голові не пізніше як за три тижні до запланованої дати виїзду разом з копією офіційного запрошення.

4. Після отримання письмового доручення Київського міського голови управління міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) готує відповідний проект розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5. При підготовці проекту розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) передбачається, що:

Київський міський голова, заступники голови Київської міської державної адміністрації, працівники апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівники та заступники керівників структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) відряджаються за кордон;

заступник міського голови - секретар Київської міської ради, депутати Київської міської ради, працівники секретаріату Київської міської ради, працівники структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (крім керівників та заступників керівників) та керівництво і працівники районних в місті Києві державних адміністрацій направляються за кордон;

працівники підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста Києва, представники громадських, ветеранських організацій, інші особи включаються до складу делегацій міста Києва за згодою.

6. До проекту розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) додаються наступні документи:

доповідна записка з відповідним письмовим дорученням Київського міського голови;

офіційне запрошення з перекладом;

кошторис витрат, який затверджується керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

погодження службового відрядження за кордон Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації відповідно до законодавства України органами влади вищого рівня.

7. Погодження проекту розпорядження здійснюється у порядку, передбаченому Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

8. Управління міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) не пізніше ніж за 10 робочих днів до запланованої дати виїзду надає до управління бухгалтерського обліку та звітності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) відповідне розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), кошторис витрат, затверджений керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) для виплати особам, які направляються/відряджаються за кордон, грошового авансу.

Під час оформлення документів для здійснення направлення/відрядження за кордон кошторис витрат може бути змінено залежно від курсу Національного банку України на момент придбання валюти.

9. Управління бухгалтерського обліку та звітності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації):

забезпечує осіб, які направляються/відряджаються за кордон, коштами в іноземній валюті у вигляді авансу для здійснення поточних витрат згідно з нормами, передбаченими законодавством України;

ознайомлює осіб, які направляються/відряджаються за кордон, з довідкою-розрахунком на виданий аванс в іноземній валюті, а також попереджає про відповідальність у разі неповернення у встановлений термін невикористаного залишку авансу, виданого в іноземній валюті.

10. Після повернення особи, які направлялись/відряджались за кордон, зобов'язані протягом трьох робочих днів надати до управління бухгалтерського обліку та звітності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) авансовий звіт про витрачені валютні кошти та повернути їх невикористаний залишок. Разом з авансовим звітом подаються в оригіналах підтверджуючі документи (рахунки, квитанції, проїзні квитки, тощо) про фактичні витрати.

11. Відшкодування витрат, пов'язаних з направленням/відрядженням за кордон, здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року N 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року N 362).

У разі втрати особами, які направлялись/відряджались за кордон, документів, що підтверджують фактичні витрати, управління міжнародних зв'язків апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) складає акт, який затверджується керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

12. У строк, зазначений в розпорядженні виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), особи, які направлялись/відряджались за кордон, зобов'язані подати Київському міському голові письмовий звіт про результати направлення/відрядження за кордон, до якого додаються відповідні висновки та пропозиції, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час перебування за кордоном.

13. Постійний контроль за економним витрачанням іноземної валюти і одержанням реальних результатів від направлення делегацій, здійснення відряджень за кордон здійснюється першим заступником голови Київської міської державної адміністрації, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Керівник апарату В. Бондаренко

Документи що посилаються на цей