Все об отпусках в Украине
Порядок расчета суммы отпускных
Сумма отпускных рассчитывается согласно Порядка начисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением КМ Украины от 08.02.95 г. N 100 (с изменениями и дополнениями, далее - Порядок N 100).
В соответствии с этим Порядком, суммы выплат, принадлежащих работнику за время предоставления ему ежегодных основного и дополнительного отпусков, длительность которых определяется в календарных днях, рассчитываются путем деления суммарного заработка за последние 12 месяцев предшествующих предоставлению отпуска на соответствующее количество календарных дней года (за исключением праздничных и нерабочих дней) и умножения полученного результата (среднедневного заработка) на количество" календарных дней предоставленного Оплачиваемого отпуска.
Этот расчет можно выразить в виде формулы
В = М : (365 - С) х N,
где, В - сумма отпускных;
М - суммарный заработок работника за последние 12 месяцев;
365 - количество дней в году;
С - число праздничных и нерабочих дней, предусмотренных законодательством;
N - длительность отпуска в календарных днях.
В суммарный заработок работника за последние 12 месяцев включаются такие выплаты:
- основная заработная плата;
- доплаты и надбавки (за сверхурочную работу и работу в ночное время, сочетание профессий и должностей, расширение зон обслуживания, высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство), особые условия труда, интенсивность труда, руководство бригадой, выслугу лет и др.);
- производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии;
- вознаграждение по итогам работы за год, за выслугу лет и др.
Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся, согласно расчетной ведомости на заработную плату.
При вычислении средней заработной платы для оплаты ежегодного отпуска к фактическому заработку, кроме вышеупомянутых, добавляются выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки, др.), и помощь в связи с временной нетрудоспособностью.
Что касается единоразового вознаграждения по итогам работы за год и выслугу лет (если она есть), то в соответствии с п. 3 Порядка N 100, его сумма добавляется "... к среднему заработку как 1/12 вознаграждения, определенного за предыдущий календарный год". Следовательно, к уже рассчитанному среднему заработку для оплаты времени ежегодных основного и дополнительного отпусков необходимо прибавить 1/12 суммы одноразового вознаграждения по итогам работы за год и выслугу лет, если такие имели место.
Как указывалось выше, начисление средней заработной платы для расчета суммы отпускных производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, которые предшествовали месяцу предоставления отпуска. Если же работник отработал на предприятии меньше года, средняя заработная плата начисляется из расчета выплат за фактическое время работы, то есть с первого числа следующего после оформления на работу месяца до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или платится компенсация за неиспользованный отпуск.
Пример. Работник работает на предприятии с 25.01.2001г. По желанию работника ему предоставляется ежегодный отпуск с 06.08.2001 г. Следовательно, вычисление средней заработной платы для расчета отпускных необходимо производить за период с 01.02.2001 г. по 01.08.2001 г.
Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без вычета сумм сборов (обязательных платежей и прочих удержаний), например, по исполнительным листам, при возмещении ущерба и др.
Рассмотрим порядок определения суммы отпускных на условном числовом примере.
Пример. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск длительностью 24 календарных дня в период с 2 по 25 июля включительно.
В расчетном периоде с июля 2000 года по июнь 2001 года работник получал такие виды выплат, как:
- основная заработная плата (общая сумма) - 4400 грн.;
- вознаграждение по итогам работы за год - 240 грн.;
- материальная помощь - 300 грн.;
- дивиденды - 120 грн.;
- помощь по временной нетрудоспособности - 100 грн.
Суммарный заработок работника за последние 12 месяцев составил 4500 грн. (общая сумма основной заработной платы (4400 грн.) и сумма помощи по временной нетрудоспособности (100 грн.).
Согласно вышеприведенной формуле, сумма принадлежащих работнику отпускных составит:
- среднедневной заработок = 4500 грн.: (365-10) = 12,67 грн.;
- сумма отпускных = 12,67 грн. х 24 = 304,08 грн.
Кроме того, в соответствии с п. 3 Порядка N 100, к этой сумме необходимо прибавить 1/12 суммы вознаграждения по итогам работы за год, то есть 20 грн.
Общая сумма отпускных составит: 324,08 грн. (304,08 грн. + 20 грн.).
В случае, если работник по не зависимым от него причинам работает в режиме неполного рабочего времени, среднедневной заработок рассчитывается следующим образом.
Суммарный заработок за предшествующие отпуску 12 месяцев или меньший фактически отработанный период делится на соответствующее количество календарных дней года или количество дней фактически отработанного периода, уменьшенное на количество праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, а также на количество рабочих дней, которые работник не работал при сокращенной рабочей неделе.
Для определения среднедневного заработка следует разделить суммарный заработок расчетного периода на полученное количество дней. Умножив среднедневной заработок на количество календарных дней предоставляемого оплачиваемого отпуска, получим сумму отпускных.
Следует иметь в виду, что установление на предприятии сокращенной рабочей недели не является основанием для сокращения количества календарных дней отпуска, гарантированного работнику действующим законодательством.
Рассмотрим порядок определения суммы отпускных в случаях, когда работник в течение 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления ежегодного отпуска, работал в режиме неполной рабочей недели, в режиме полной рабочей недели, а также пребывал в отпуске без сохранения заработной платы.
Пример. В расчетном периоде с июля 2000 года по июнь 2001 года работник при пятидневной рабочей неделе работал в таком режиме:
- с 1 июля 2000 г. по 15 июля 2000 г. по соглашению сторон пребывал в отпуске без сохранения заработной платы;
- с 16 июля 2000 г. по 31 января 2001 г. работал 3 дня в неделю;
- с 1 февраля 2001 г. по 30 июня 2001 г. работал полную рабочую неделю.
Суммарный заработок за последние 12 месяцев составил 4200 грн.
Согласно условиям этого примера, количество календарных дней в расчетном периоде, на которое должен делиться суммарный заработок, составляет 285 дней, то есть из 365 календарных дней года вычитаются 10 праздничных и нерабочих дней, 15 календарных дней, в течение которых работник пребывал в отпуске без сохранения заработной платы, и 55 рабочих дней, в течение которых работник не работал при сокращенном режиме работы: (365 - 10 - 15 55 = 285).
Среднедневной заработок составит:
4200 грн.: 285 = 14 грн. 74 коп.
Предположим, что работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Следовательно, сумма отпускных будет составлять 353 грн. 76 коп.
Если на предприятии установлен сокращенный рабочий день, среднедневной заработок определяется так же, как и для работников, работающих полный рабочий день, а именно, путем деления суммарной заработной платы за расчетный период (12 месяцев или меньший фактически отработанный период) на соответствующее количество календарных дней этого периода, уменьшенное на количество праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством.
Пример. В том же расчетном периоде с июля 2000 г. по июнь 2001 г. работник при пятидневной рабочей неделе работал: с 1 июля 2000 г. по 31 января 2001 г. - полный рабочий день (8 часов), ас 1 февраля 2001 г. по 30 июня 2001 г. - по 4 часа в день.
Суммарный заработок работника за отчетный период составил 4200 грн. Количество календарных дней, в течение которых он работал в расчетном периоде, будет составлять 355 дней (365 - 10), то есть с количества календарных дней года исключаются только праздничные и нерабочие дни.
Среднедневной заработок составит:
4200 грн.: 355 = 11 грн. 83 коп.
При продолжительности ежегодного отпуска 24 календарных дня, сумма отпускных будет равняться:
11,83 грн. х 24 = 283 грн. 92 коп.
Оплата отпусков работникам,
которые работают на предприятии
по совместительству
Работники, работающие по совместительству, кроме ежегодного отпуска по основному месту работы, имеют право и на ежегодный отпуск по совместительству.
В случае если продолжительность оплачиваемого отпуска, предоставленного предприятием, где работник трудится по совместительству, меньше его продолжительности по основному месту работы, работнику обязательно должны предоставить отпуск без сохранения заработной платы на срок до окончания отпуска по основному месту работы.
Порядок расчета отпускных для таких работников такой же, как и порядок расчета отпускных тем работникам, для которых это место работы является основным.
Налоговый и бухгалтерский учет
сумм оплаты отпусков
Оплата ежегодных отпусков, в соответствии с п. 2.23 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Минстата Украины от 11.12.1995 г. N 323, входит в фонд дополнительной заработной платы. Следовательно, порядок налогообложения обязательными взносами сумм отпускных такой же, как и порядок налогообложения основной заработной платы.
Суммы отпускных и суммы начисленных соответствующих обязательных сборов (взносов) включаются в валовые расходы предприятия (пп. 5.6.1 и 5.7.1 ст.5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.1997 г. N 283/97-ВР, с изменениями и дополнениями).
Порядок удержания сумм подоходного налога с отпускных имеет некоторые особенности, поэтому остановимся на нем более подробно.
В соответствии с п. 9.4 Инструкции о подоходном налоге с граждан, утвержденной приказом ГНИ от 21.04.1993 г. N 12 (с изменениями и дополнениями, далее - Инструкция о подоходном налоге) из сумм отпускных подоходный налог удерживается в таком порядке:
а) отдельно с заработка за прошедший месяц, если ко времени отпуска работника этот налог еще не был удержан;
б) отдельно с суммы отпускных и заработка за текущий месяц, если работник будет пребывать в отпуске до конца месяца;
в) с суммы отпускных, приходящейся на неполный следующий месяц, налог должен быть удержан в общем порядке не при уходе в отпуск, а после возвращения из отпуска совокупно с заработком за весь этот месяц.
Пример. Дни выдачи заработной платы на предприятии - 1 и 16 числа. Работник идет в отпуск с 14 июня по 8 июля 2001 г. Подоходный налог в этом случае удерживается в таком порядке:
- отдельно с заработка за май, поскольку ко времени ухода работника в отпуск подоходный налог с майской зарплаты еще не был удержан;
- отдельно с суммы отпускных, которая приходится на июнь (с 14 по 30 июня 2001 г.), и заработка за июнь (1 по 13 июня).
Остаток суммы подоходного налога с суммы отпускных, который приходится на июль (с 1 по 8 июля 2001 года), вместе с суммой подоходного налога с заработка за июль будет взыскиваться при начислении заработной платы за июль.
Рассмотрим еще один пример.
Работнику предоставлен отпуск с 5 по 28 июля. Дни выдачи заработной платы - 1 и 16 числа. В соответствии с п. 9.4 Инструкции о подоходном налоге, в этом случае подоходный налог будет удержан отдельно с заработной платы за июнь, поскольку ко времени ухода работника в отпуск подоходный налог с июньской зарплаты еще не был удержан. Что касается подоходного налога с суммы отпускных и с суммы заработка за первые числа июля, в этом случае его целесообразно взыскивать при выплате отпускных с дальнейшим перерасчетом за соответствующий месяц после выхода на работу, то есть 1 августа.
Операции, связанные с начислением и выплатой отпускных, а также сумм начислений и удержания налогов и обязательных сборов (взносов), отражаются в учете такими записями.
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Содержание операции ¦ Корреспонденция счетов ¦
¦п/п¦ +--------------------------¦
¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 1.¦Начисление отпускных ¦23, 91, 92, 93,¦ 661 ¦
¦ ¦ ¦ 94 ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 2.¦Начисление сборов в Пенсионный фонд (32%) ¦23, 91, 92, 93,¦ 651 ¦
¦ ¦ ¦ 94 ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 3.¦Начисление взносов в Фонд социального ¦23, 91, 92, 93,¦ 652 ¦
¦ ¦страхования в связи с временной потерей ¦ 94 ¦ ¦
¦ ¦трудоспособности (2,5%) ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 4 ¦Начисление взносов в Фонд общеобязательного ¦23, 91, 92, 93,¦ 653 ¦
¦ ¦государственного социального страхования ¦ 94 ¦ ¦
¦ ¦Украины на случай безработицы (2%) ¦ ¦ ¦
¦ ¦(с 01.07.2001 г. - 2,5%) ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 5.¦Начисление взносов в Фонд социального ¦23, 91, 92, 93,¦ 656* ¦
¦ ¦страхования от несчастных случаев на ¦ 94 ¦ ¦
¦ ¦производстве и профессиональных заболеваний ¦ ¦ ¦
¦ ¦Украины ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 6.¦Удержание подоходного налога ¦ 661 ¦ 641 ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 7.¦Удержание сбора в Пенсионный фонд (1 или 2%) ¦ 661 ¦ 651 ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 8.¦Удержание взноса в Фонд социального ¦ 661 ¦ 652 ¦
¦ ¦страхования в связи с временной потерей ¦ ¦ ¦
¦ ¦трудоспособности (0,25 или 0,5%) ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦ 9.¦Удержание взноса в Фонд общеобязательного ¦ 661 ¦ 653 ¦
¦ ¦государственного социального страхования ¦ ¦ ¦
¦ ¦Украины на случай безработицы (0,5%) ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦10.¦Получение в банке денег для выплаты отпускных¦ 301 ¦ 311 ¦
+---+---------------------------------------------+---------------+----------¦
¦11.¦Выплата отпускных ¦ 661 ¦ 301 ¦
+----------------------------------------------------------------------------¦
¦Примечание. * Рекомендуем открывать отдельный субсчет. ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Порядок
создания резерва на оплату отпусков
Выплата отпускных сумм рабочим и служащим в течение года осуществляется неравномерно. С целью равномерного включения будущих расходов к расходам отчетного периода, предприятие может принять решение о создании резерва на оплату отпусков.
Резерв на оплату отпусков создается ежемесячно по плановому проценту от фактически начисленной работникам заработной платы. Процент вычисляется как отношение плановой суммы на оплату отпусков в будущем году к запланированной сумме фонда оплаты труда,
Учет движения и остатков средств на оплату очередных отпусков работникам ведется на субсчете 471 "Обеспечения выплат отпусков" счета 47 "Обеспечения будущих расходов и платежей". По кредиту счета отображается начисление обеспечения, по дебету - их использования. На этом же счете также обобщается информация об обеспечении обязательных отчислений (сборов) от обеспечения оплат отпусков на "социальные" взносы.
Ежемесячно определенная сумма резерва в бухгалтерском учете включается в состав расходов отчетного периода. Следовательно, начисляя резерв, предприятие равномерно включает суммы отпускных к расходам отчетного периода и, в результате, избегает их резких колебаний.
При непосредственном начислении отпускных работникам, сумма отпускных уже не включается в расходы отчетного периода, а начисляется за счет средств сформированного резерва.
Информация о величине резерва на оплату отпусков отображается в стр.400 "Обеспечения выплат персоналу" раздела II "Обеспечение будущих расходов и платежей" пассива Баланса.
Создание резерва на оплату отпусков не вызывает никаких последствий в налоговом учете. Валовые расходы возникают на предприятии непосредственно в момент начисления отпускных к выплате (то есть в момент использования зарезервированных сумм).
"Экспресс анализ законодательных и нормативных актов"
N 43 (357) от 28 октября 2002 г.
Подписной индекс 40783