Штурмовать далеко море посылает нас страна ...
... (или предприятие) и
дает командировочные
Тема командировок относится к числу вечных. Вопросы оформления и учета командировочных расходов интересуют всех бухгалтеров, поскольку затрагивают практически каждое предприятие. "Бухгалтер" неоднократно рассматривал командировочные проблемы, а в 2001 году им была посвящена "Тема" (см. N 33*2001). Однако аспекты налогообложения командировочных операций находятся в постоянном движении и потому нуждаются в своевременном освещении,
Целью предлагаемой статьи является рассмотрение некоторых интересных моментов, связанных с налагообложением и оформлением командировок, "наличними" нарушениями по командировкам, а также различных около командировочных нюансов, которыми так полна нескучная бухгалтерская жизнь.
I. Общие вопросы
Вопросы, связанные с оформлением командировок и их оплатой, регулируются Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. N 59 (с изменениями, далее Инструкция N 59), в соответствии с которой
"служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (далее предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для исполнения служебного поручения вне места его постоянной работы".
В то же время абз. 1 п/п. 5.4. Закона О Прибыли говорит о том, что в служебную командировку помимо работников могут направляться члены руководящих органов плательщика налога. Этой позиции придерживается и Минфин (см. его письмо от 06.06.2002 г. N 041-407-456/13-3991 в "Бухгалтере" N 23-24*2002 на с. 32). О том, какие именно члены руководящих органов могут ездить в командировки, привозя оттуда валовые затраты,- см. "Бухгалтер" N 8'2002, с. 30-31.
Направляя работника в командировку, следует обратить внимание на правильное документальное оформление этой операции.
По мнению Госкомпредпринимательства, изложенному в письме от 12.02.2002 г. N 1-221/805 направление в командировку должно сопровождаться оформлением первичных документов: задания на командировку; приказа (распоряжения) руководителя предприятия; предварительной сметы расходов на командировку; командировочного удостоверения и записи в журнале регистрации удостоверений; документов о связи командировки с деятельностью предприятия.
Мы считаем, что указанные первичные документы действительно целесообразно оформлять. Однако стоит отметить, что ни в одном нормативе столь подробный перечень не закреплен. Поэтому задание на командировку , а также предварительная смета (кроме валютных командировок) - документы добровольные, тем более что официально утвержденные формы для них отсутствуют.
Лучше всего вопрос о минимально необходимом комплекте документов, опосредующем командировку, урегулировать во внутреннем акте, утвержденном руководителем предприятия. Подобный акт, принятый в порядке локального нормотворчества, может называться "Положение о порядке направления работников предприятия "X" в командировки и отчета по ним". Необходимость же наличия приказа, командировочного удостоверения, журнала и документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью предприятия, вытекает из Закона О Прибыли (п/п. 5.4.8) и Инструкции N 59.
Налоговый учет, а именно порядок включения в состав валовых затрат расходов, связанных с командировками, ведется в соответствии с требованиями п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли. Данным подпунктом установлен целый ряд ограничений (о них - далее), при соблюдении которых командировочные расходы в пределах норм, установленных Постановлением КМУ от 23.04.99 г. N 663 (далее - Постановление N 663), могут участвовать в формировании валовых затрат предприятия.
Согласно Постановлению N 663 и Инструкции N 59 командированному работнику возмещаются суточные расходы, расходы на проезд, расходы на наем жилого помещения, на бытовые услуги и другие расходы.
Компенсация указанных расходов предусмотрена и ст. 121 КЗоТ. В Декрете КМУ "О подоходном налоге с граждан" и в Инструкции о подоходном налоге с граждан (далее - Инструкция) расходы на командировки квалифицированы как компенсационные, которые не включаются в совокупный налогооблагаемый доход в пределах норм, установленных законодательством (см. \ в "Бухгалтере" N 5'2002 на с. 11-12). Аналогичного мнения придерживается и замначальника Главного управления налогообложения физических лиц ГНАУ 3. Мороз (это подтверждается разъяснением, опубликованным в "Вестнике налоговой службы Украины" N 1-2/2002 на с. 102).
II. Налоговый учет
Поскольку проблемы, связанные с налогообложением командировочных расходов, на страницах нашего издания уже рассматривались, коснемся отдельных, наиболее интересных, а также спорных вопросов, по которым существовали (и существуют) разночтения
1. Суточные расходы
Согласно абз. 4 п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли в состав валовых затрат относятся суточные расходы, которые определены как
"не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица "..,", понесенные в связи с его командировкой".
Отсутствие в командировочном удостоверении отметок о прибытии на место командировки и выбытии из него лишает предприятие валовых затрат, а работника - права на получение суточных (п. 1.5 разд.I Инструкции N 59). Об этом говорится также в консультации, подготовленной при содействии первого замначальника Главного управления налогового аудита и валютного контроля ГНАУ Л. Подгородецкой.М
Некоторое время в бухгалтерской прессе велись жаркие споры в отношении ограничения размера суточных. Например, Минфин недавно разъяснил (письмо от 11.07.2002г. N 041-407-627/13-5683), что размер суточных должен быть не ниже норм суточных расходов, определенных Постановлением N 663. Теперь ситуация окончательно прояснилась. И новый пункт 11 Постановления N 663, и новая редакция последнего абзаца раздела "Общие положения" Инструкции N 59 (см. "Бухгалтер" N 28*2002, с. 14, и N 14*2003, с. 25, соответственно) предусматривают, что размер суточных расходов, которые выплачиваются работникам, направленным в командировки предприятиями всех форм собственности, не может быть ниже норм суточных расходов для бюджетников.
Причем предприятие, командирующее работника, теперь обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в соответствии с установленными нормами (см. абз. 4 "Общих положений" Инструкции N59 в "Бухгалтере" N 14'2003 на с. 24). Данная норма направлена на прекращение порочной практики командирования работников с возмещением им командировочных расходов после возвращения из командировки.
Между прочим, раньше п. 1.17 разд. I Инструкции N 59 допускалось, что по уважительным причинам (например, отсутствие денег) работник мог быть направлен в загранкомандировку без денежных средств. Теперь никакие уважительные причины в Инструкции не упоминаются.
Произошли изменения и в отношении определения суточных для суточных командировок. И самое главное новшество заключается в том, что исключен пересчет суточных по прогнозному курсу гривни к доллару США, отравлявший жизнь предприятиям в 2000-2002 годах Кстати, о бесполезности "прогнозного курса" для авансов по загранкомандировкам мы писали в "Бухгалтере" N 13*2002 на с. 36-37. Теперь работникам-"небюджетником" суточные выплачиваются в инвалюте в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к инвалютам, установленному НБУ на день выдачи денежных средств из кассы банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов.
Обращаем внимание предприятий, работающих с зарубежными партнерами на то, что в "Бухгалтере" N 40'2002 на с. 37 приведена весьма полезная таблица для расчета суточных по авансовым отчетам после возвращения работников из загракомандировок.
Что касается определения суточных расходов при командировках в страны, с которыми установлен упрощенный таможенный контроль (например, в Россию), то в настоящее время оно производится так же, как мы и предполагали (см. "Бухгалтер" N 8~9'2001, с. 45): фактическое время пребывания в командировке за границей определяется согласно отметкам командирующей стороны и принимающей стороны в командировочном удостоверении. Об этом сообщается в письме Минфина от 28.11.2001г. N 082-313/13-10779/48 а также в письме Госкомпредпринимательства от 30.01.2003г. N 3-222/516. Теперь дата выбытия сродного предприятия считается уже пребыванием за границей. Следует отметить, что изменения, внесенные в Инструкцию N 59, отныне учитывают пересадки командированного работника на территории Украины. Так, согласно п/п. 1.7 "г" разд. II Инструкции N 59:
"суточные расходы со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу".
Эти новшества, напомним, вступили в силу 11.04.2003г. Кстати: для тех, кто впервые собирается в командировку, напоминаем, что п. 5 Постановления N 663 и п. 1.1 разд. I и II Инструкции N59 ограничивают сроки командировок в пределах Украины тридцатью, а за границу - шестьюдесятью календарными днями. Пребывание работника за границей свыше 60 дней, как отмечалось в "Бухгалтере" N 1*2001 на с. 76, будет легитимным только в случае, если он направлен туда на работу. Минтруда и социальной политики в письме от 19.09.2002г. N18-636 разъяснило, что в этом случае необходимо руководствоваться, в частности, Правилами об условиях труда советских работников за границей.
На наш взгляд, применять устаревшие Правила при загранработе все же не следует. Ведь условия оплаты труда за границей можно оговорить непосредственно в трудовом договоре (это, кстати, отмечено и в упомянутом выше письме N 18-636).
К слову - работнику, который направлен на работу за границу на срок, превышающий 60 календарных дней, кроме заработной платы можно выплачивать и надбавки в соответствии с Постановлением Кабмина от 31.03.99 г. N 490 "О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер" (далее - Постановление N 490). Правда, такие надбавки предприятие имеет право выплатить только тем работникам, которые постоянно находятся в пути или работа которых имеет разъездной характер (то есть не монтажникам-наладчикам и ремонтникам-строителям).
Следует отметить, что с разрешения руководителя срок зарубежной командировки может быть продлен (но не более чем до 60 календарных дней), если работник сможет обосновать в докладной записке вынужденную задержку в командировке по не зависящим от него причинам (в случае заболевания, отсутствия билетов на транспорт, отмены авиарейсов и т. п.) и представить оригиналы подтверждающих документов (см. п. 1.10 разд. II Инструкции N 59 в "Бухгалтере" N 14*2003 на с. 30). Справка дипломатического или консульского учреждения Украины за границей для подтверждения необходимости задержки теперь не требуется.
2. Расходы на проезд
Расходы на проезд согласно п. 1.7 разд. II Инструкции N 59 возмещаются командированному в пределах Украины работнику в размере стоимости проезда к месту командировки и обратно любым видом транспорта общего пользования, кроме такси (далее - транспорт), с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.
Предусмотрена также компенсация командированному работнику расходов на проезд транспортом до станции, пристани, аэропорта, если они находятся за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный или куда работник командируется. Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы на проезд городским транспортом (кроме такси) по месту командировки
Расходы на проезд в транспорте подтверждаются проездным (транспортным) билетом, который в свою очередь согласно п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли является основанием для включения их в состав валовых затратой отсутствии ограничений со стороны руководства предприятия в отношении вида транспорта). В случае если командированный работник добирается до места назначения поездом, ему возмещаются и расходы, связанные с пользованием постельными принадлежностями в поездах.
В соответствии с разъяснением Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины, изложенным в письме от 26.12.2001 г. N ЦЛ- 3376 документом, подтверждающим эти расходы, в настоящее время является бланк строгой отчетности - голубенькая "Квитанция на пользование комплектом постельных принадлежностей в поезде" ЛУ-99. Правда, нужно заметить, что подобную квитанцию дают далеко не во всех поездах. Кое-где железнодорожники выдают бланки другой формы (а то и просто ставят "постельный штамп"). В принципе, бухгалтерия имеет право возместить данные расходы на основании другой формы. Ведь законодательством конкретная форма бланка не установлена (письмо "Укрзалізниці" законодательным актом не является). Из бланков, которые выдаются сегодня, четко видно, что предъявитель данной квитанции понес расходы на пользование постельными принадлежностями в поезде.
При командировании работников за границу в расходы на проезд по сравнению с командировками в пределах Украины дополнительно могут включаться расходы на предварительный заказ билетов, перевоз багажа, уплату аэропортных сборов. Кроме того, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы за пользование такси или на аренду автотранспорта (п. 1.8 разд. II Инструкции N 59). При этом указанные расходы, которые, как отмечалось выше, относятся к компенсационным, не включаются в совокупный налогооблагаемый доход работника. Такой вывод следует из п/п. 2.1.5 разд. II Инструкции N 59. А вот п. 5 Инструкции о подоходном налоге с граждан не содержит положений относительно невключения в совокупный налогооблагаемый доход расходов на аренду транспорта в месте командировки как компенсационных.
Включать расходы командированного за границу работника на аренду автомобиля в валовые затраты до 01.01.2003 г. можно было на основании п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли со следующей формулировкой:
"Расходы на командировки "..." в пределах фактических расходов командированного лица на проезд "..." по месту командировки".
После 01.01.2003г. расходы на аренду легкового автомобиля идут на валовые затраты в порядке, установленном п/п. 5.4.10 Закона О Прибыли, то есть в размере только 50% фактических расходов.
В следующем номере мы рассмотрим особенности отнесения на затраты расходов на проживание и других расходов, связанных с командировкой.
"Бухгалтер" N 15(207), 18 апреля 2003 г.
Подписной индекс 74201