КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
N 388 від 07.07.2005
Про затвердження Положення про загальний відділ
апарату Київської обласної державної адміністрації
Відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації" ( 586-14 ), Регламенту Київської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 18.04.2002 N 223, Тимчасового положення про апарат Київської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 29.12.2000 N 752 (із наступними змінами), розпорядження голови облдержадміністрації від 10.06.2005 N 316 "Про упорядкування структури апарату Київської обласної державної адміністрації":
1. Затвердити Положення про загальний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації (додається).
2. Визнати такими, що втратили чинність, з 16.08.2005:
2.1. пункт 1 розпорядження голови облдержадміністрації від 01.09.2003 N 505 "Про затвердження Положення про загальний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації";
2.2. пункт 1 розпорядження голови облдержадміністрації від 20.12.2004 N 925 "Про затвердження Положення про відділ контролю та організаційного забезпечення діяльності голови адміністрації апарату Київської обласної державної адміністрації".
Голова адміністрації Є.Д.Жовтяк
Затверджено
розпорядженням Київської
обласної державної
адміністрації
від 07.07.2005 N 388
Положення
про загальний відділ апарату
Київської обласної державної адміністрації
I. Загальні засади
1.1. Загальний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації (далі - відділ) є структурним підрозділом цього апарату.
1.2. Відділ утворюється головою облдержадміністрації.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, наказами керівника апарату адміністрації, цим Положенням.
1.4. Структура, чисельність працівників і штатний розпис відділу встановлюється головою облдержадміністрації за поданням керівника апарату адміністрації.
1.5. Відділ підпорядковується керівникові апарату облдержадміністрації.
1.6. Положення про відділ затверджується головою облдержадміністрації за поданням керівника апарату адміністрації.
II. Основні завдання відділу
Основними завданнями відділу є:
2.1. Документування діяльності облдержадміністрації.
2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті облдержадміністрації відповідно до чинних правил.
2.3. Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами облдержадміністрації, райдержадміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих держадміністрацій та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі - територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації (далі - документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
2.4. Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів в апараті облдержадміністрації.
2.5. Підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
2.6. Інформування голови облдержадміністрації про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами облдержадміністрації, райдержадміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
2.7. Підготовка проектів розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень голови облдержадміністрації, наказів керівника апарату облдержадміністрації і перевірка відповідності їх проектів вимогам Інструкції з питань діловодства в апараті, головних управліннях, управліннях, інших структурних підрозділах адміністрації і Регламенту обласної державної адміністрації.
2.8. Ведення архівної справи в апараті облдержадміністрації.
2.9. Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, міськвиконкомам (міст обласного значення).
2.10. Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах облдержадміністрації.
III. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
3.1. Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства в апараті адміністрації. Розробляє і вносить проект Інструкції з питань діловодства в апараті, головних управліннях, управліннях, інших структурних підрозділах адміністрації, керуючись при цьому Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ( 1153-97 ), затвердженою Кабінетом Міністрів України.
3.2. Здійснює попередній розгляд документів, що надійшли на ім'я голови адміністрації від Президента України, Кабінету Міністрів України та Верховної Ради України, районних державних адміністрацій, іншої кореспонденції. Готує проекти резолюцій голови адміністрації щодо організації їх виконання.
3.3. Забезпечує відповідно до чинних правил організацію в апараті облдержадміністрації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
3.4. Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до облдержадміністрації, видачу інформації стосовно строків їх проходження в облдержадміністрації.
3.5. Здійснює підготовку до випуску і випуск розпоряджень голови адміністрації, інших документів облдержадміністрації, їх реєстрацію. У необхідних випадках за дорученням керівника апарату адміністрації видає копії, витяги з утворюваних облдержадміністрацією документів.
3.6. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, контроль за якими покладено на відділ.
3.7. Перевіряє виконання документів структурними підрозділами облдержадміністрації, райдержадміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування і реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
3.8. Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
3.9. Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів.
3.10. Готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступників та керівника апарату облдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
3.11. Розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.
3.12. Проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову облдержадміністрації, його заступників, відповідно до розподілу обов'язків, керівника апарату облдержадміністрації про неможливість їх додержання.
3.13. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами апарату адміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії облдержадміністрації, інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також заходів, які проводяться головою облдержадміністрації.
3.14. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії облдержадміністрації питань про стан виконання документів у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
3.15. Здійснює контроль за ходом виконання розпоряджень голови адміністрації, інших документів, координує роботу служби із забезпечення діяльності заступників голови адміністрації та керівника апарату адміністрації з цих питань, готує інформацію про стан їх виконання за місяць і квартал разом з іншими структурними підрозділами облдержадміністрації; із залученням фахівців проводить перевірку цієї роботи у головних управліннях, управліннях облдержадміністрацій, відділах апарату облдержадміністрації, райдержадміністраціях, міськвиконкомах, надає методичну допомогу.
3.16. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів облдержадміністрації.
3.17. Доводить у визначені строки до структурних підрозділів обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення), підприємств, установ та організацій розпорядження голови адміністрації, інші документи обласної державної адміністрації згідно із списком розсилання.
3.18. Складає зведену номенклатуру справ апарату облдержадміністрації. Забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату обласної державної адміністрації, та передачі їх на державне зберігання.
3.19. Організовує роботу архіву апарату облдержадміністрації. Забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів.
3.20. Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.
3.21. Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті облдержадміністрації, готує довідки, інформації з питань діловодства.
3.22. Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи адміністрації.
3.23. Бере участь у роботі щодо забезпечення інформаційної відкритості обласної державної адміністрації з питань, які віднесені до компетенції відділу.
3.24. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, надає практичну і методичну допомогу службам діловодства районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення).
3.25. Контролює дотримання чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах облдержадміністрації.
3.26. Сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення).
3.27. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення), готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.
3.28. Виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
IV. Права відділу
Відділ має право:
4.1. Вносити на розгляд керівника апарату обласної державної адміністрації проекти розпоряджень, наказів, доручень, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.
4.2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, в райдержадміністраціях, міськвиконкомах (міст обласного значення) і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.
4.3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
4.4. Проводити в структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування первірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
4.5. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби - відповідні документи від інших структурних підрозділів облдержадміністрацій, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
4.6. Брати участь у засіданнях колегій, нарадах, що проводяться в інших структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
4.7. Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.
4.8. Одержувати від структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також інформацію, документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.
4.9. За погодженням із керівником апарату адміністрації залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, науковців та інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за їх згодою) для вирішення питань, пов'язаних з виконанням покладених на відділ завдань.
4.10. Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
4.11. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб облдержадміністрації.
4.12. Використовувати систему зв'язків і комунікацій, що існують в обласній державній адміністрації.
V. Організація роботи відділу
5.1. Загальний відділ апарату обласної державної адміністрації очолює начальник. У разі його відсутності його обов'язки виконує заступник начальника відділу.
5.2. Начальник відділу, заступник начальника відділу призначаються на посади та звільняються з посад розпорядженням голови адміністрації за поданням керівника апарату адміністрації.
Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату обласної державної адміністрації за поданням начальника відділу.
5.3. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до Регламенту Київської обласної державної адміністрації, Інструкції з питань діловодства, інших нормативно-правових та розпорядчих документів.
5.4. Робота відділу планується поквартально на основі плану роботи обласної державної адміністрації, доручень керівництва адміністрації, функцій відділу.
Плани роботи затверджуються керівником апарату адміністрації.
5.5. Службові обов'язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керівником апарату адміністрації за поданням начальника відділу.
5.6. Вивчення питань, що належать до компетенції відділу, проводиться згідно з планами, погодженими із керівником апарату адміністрації.
5.7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із іншими відділами апарату адміністрації, структурними підрозділами облдержадміністрації, райдержадміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, використовує у свій роботі підготовлені ними оперативні, довідкові та статистичні відомості, підтверджені відповідним чином.
5.8. Інформації, відомості, які не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів адміністрації, районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) лише з дозволу керівника апарату облдержадміністрації.
5.9. Підготовлені відділом документи доповідаються керівникові апарату адміністрації і використовуються згідно з його розпорядженням.
5.10. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ апарату облдержадміністрації, що затверджується керівником апарату адміністрації в установленому порядку.
VI. Начальник загального відділу
Начальник відділу:
6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.
6.2. Організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
6.3. Забезпечує виконання плану роботи обласної державної адміністрації з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.
6.4. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.
6.5. Організовує разом з кадровою службою облдержадміністрації роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.
6.6. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.
6.7. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
6.8. Вносить на розгляд керівника апарату адміністрації пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу, створення, реорганізації, ліквідації його підрозділів.
6.9. Розробляє і вносить на затвердження керівникові апарату адміністрації посадові інструкції працівників відділу.
6.10. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами апарату, головними управліннями, управліннями, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації.
6.11. Бере участь у засіданнях колегії обласної державної адміністрації, інших консультативно-дорадчих органів, нарадах, семінарах, доводить позицію відділу з питань, що розглядаються.
6.12. Підписує та візує документи облдержадміністрації в межах своєї компетенції.
6.13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, що пов'язані із діяльністю відділу.
6.14. Повинен знати Конституцію України ( 254к/96-ВР ), акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби та діяльності місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби.
6.15. Повинен мати:
повну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста;
стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менш 3 років або стаж роботи за фахом в інших сферах не менш 5 років;
післядипломну освіту у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.
Керівник апарату адміністрації А.П.Косенко