Все про українські відрядження

Початок. Продовження див. у консультації за 30.05.2007 р.

Підприємець, незалежно від обраної системи оподаткування, має повне право відправити своїх працівників у відрядження (наприклад, з метою пошуку як нових ринків збуту (покупців), так і постачальників, а також для участі в семінарах, симпозіумах, конференціях). Уцій публікації ми розглянемо особливості відправлення всіма приватними підприємцями своїх працівників у відрядження.

Що таке відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням підприємця на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи*.

У відрядження можна відправити тільки працівника підприємця, тобто особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах. Не можна відправити фізичну особу, яка надає підприємцеві послуги відповідно до цивільно-правового договору.

Необхідно зазначити: у пп. 5.4.8 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.97 р. № 283/ 97-ВР (далі - Закон про прибуток) сказано, що до валових витрат відносять затрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах.

Чи може підприємець відправитись у відрядження

Із законодавчої точки зору підприємець, як СПД, не має такого права. Тому що у відрядження може відправити працедавець свого працівника. Більш того, оформлення службового відрядження необхідно для компенсації працівникові відрядних витрат, що передбачено Кодексом законів про працю України (далі -КЗпП) і Законом України “ Про оплату праці” від 24.03.95 р. №108/95-ВР

А підприємець не є працівником, тому на нього не поширюються всі ці норми. Іншими словами, СПД не має права на добові та інші відрядні витрати.

Разом з тим, підприємець має повне право з метою вирішення будь-яких виробничих цілей відправиться в інше місто (наприклад, з метою пошуку як нових ринків збуту (покупців), так і постачальників, а також для участі в семінарах, симпозіумах, конференціях). Але для віднесення таких витрат підприємцеві необхідно буде довести зв'язок витрат з госпдіяльністю й документально їх підтвердити (тобто ще будуть звичайні, а не відрядні витрати).

Термін відрядження

Термін відрядження працівника визначається підприємцем, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Існують винятки з правил: строки відряджень для працівників, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, будівельних робіт у межах України, не можуть перевищувати періоду будівництва цих об'єктів. Як Ви розумієте, цих строків краще не порушувати, інакше можуть виникнути проблеми з віднесенням витрат на відрядження (у тому числі добових) до складу валових.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того суб'єкта підприємницької діяльності, куди він відряджений. Якщо відповідно до наказу працівник відправляється у відрядження у вихідний день, то після повернення у встановленому порядку йому надається інший день відпочинку. Те ж саме, якщо він прибуває з відрядження у вихідний.

Разом з тим необхідно знати, що за неробочі дні, які працівник провів у відрядженні, компенсація після прибуття не передбачена.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток за час відрядження (у тому числі й за час перебування в дорозі). Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні передбачений за всі робочі дні тижня відповідно до графіка роботи.

Також необхідно звернути увагу на те, що не можна відправляти у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей у віці до 3-х років (cт. 176 КЗпП), а жінок з дітьми у віці від 3-х до 14-ти років або дітьми-інвалідами - тільки з їхньої згоди (cт. 177 КЗпП).

Які документи необхідно оформити для відправлення у відрядження

Направлення працівника підприємця у відрядження здійснюється на підставі:

- наказу (розпорядження);

- посвідчення про відрядження;

- запису у Журналі реєстрації посвідчень.

Слід зазначити, що у листі Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 12.02.2002 р. № 1-221/805 сказано, що окрім цих документів необхідно додатково мати завдання на відрядження; попередній кошторис витрат; документи про зв'язок відрядження з діяльністю підприємця.

Зазначимо, що ці вимоги Держпідприємництва нічим не обґрунтовані. Разом з тим, якщо дотримуватися цього листа, то підприємцеві буде досить легко обґрунтувати віднесення затрат до витрат.

Давайте проаналізуємо кожен з цих документів.

Почнемо з наказу (розпорядження). У ньому обов'язково зазначають: пункт призначення, назву суб'єкта підприємницької діяльності, куди відряджається працівник, строк і мету відрядження.

Якщо виходити з вищенаведеного листа, то підприємцеві не зайвим буде скласти попередній кошторис витрат. Справа в тому, що чинне законодавство зобов'язує підприємця видавати аванс на відрядні витрати (добові, проїзд, проживання тощо). Саме тому найкраще складати попередній кошторис, де й розрахувати суму авансу, якою необхідно забезпечити працівника. Ми вважаємо, що цей кошторис можна сполучити з наказом (розпорядженням). Крім того, на відрядженого виписується посвідчення, форма якого затверджена наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260 (далі -Форма). Посвідчення призначене насамперед для того, щоб за відмітками у ньому визначити фактичний час знаходження у відрядженні, тобто час від'їзду й прибуття на місце постійної роботи. Якщо працівник відряджений у різні населені пункти, то такі відмітки проставляються в кожному з них. Без відміток добові не виплачуються.

Запис в посвідченні завіряють тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємець для засвідчення підпису відповідної особи, на яку наказом (розпорядженням) підприємця покладені обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які відбувають у відрядження й прибувають з нього.

Виникає запитання: а як бути, якщо Ви направляєте працівника у відрядження до підприємця, в якого немає печатки (що дозволено законодавством). Вважаємо, що в таких випадках відмітки будуть не завіреними, а отже не зможуть підтвердити факт прибуття й вибуття з відрядження. Наш аргумент полягає в тому, що наявність печатки передбачена самою Формою. Більш того, це підтверджує й лист Міністерства фінансів України від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365.

Таким чином, для оформлення посвідчень про відрядження підприємець повинен мати печатку. Хоча не можна не зазначити, що деякі фахівці вважають, що для підприємців-“безпечатників” досить розписатися в посвідченні, написати номер держреєстрації СПДФО й ідентифікаційний номер (тобто поставити всі реквізити печатки).

Тепер давайте розглянемо іншу ситуацію. Припустимо, що в підприємця є декілька печаток. Чи може він завірити факт прибуття й вибуття відрядного будь-якою з них? На перший погляд це запитання не повинно викликати труднощів. Однак іноді працівники податкових органів вимагають, щоб на посвідченні стояла або основна печатка, або спеціальна печатка з відміткою “Для посвідчень про відрядження”. А інші (наприклад, “Для податкових накладних”, “Для договорів”) не застосовуються. Знайте, ніяких законодавчих підстав ця вимога не має, тому що в господарській діяльності використаються всі перераховані вище печатки.

Єдина вимога - печатка має бути круглої або трикутної форми, а не штампом. Завдання на відрядження, яке вимагає Держпідприємництва, оформлюється в довільній формі у вигляді наказу (розпорядження). На нашу думку, в завданні можна просто конкретизувати мету відрядження. Тепер заповнемо наказ (розпорядження) разом із суміщеним попереднім кошторисом; посвідчення про відрядження.

ПРИВАТНИЙ ПІДПРИЄМЕЦЬ ІВАНЕНКО ІВАН ІВАНОВИЧ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 35
Про направлення у відрядження

НАКАЗУЮ:

1. Направити у відрядження Василенка Петра Петровича (менеджера) для укладення договору до ПП “Дніпро – 97” (м. Дніпропетровськ) строком на 10 днів (з 14 лютого 2007 року по 23 лютого 2007 року).

2. Видати Василенку П.П. аванс згідно з таким попередным кошторисом:

Посвідчення про відрядження
від 13 лютого 2007 року № 25

Штамп підприємства, установи, організації

Видано Василенку Петру Петровичу________________________________________________________________________

__________________ ___менеджеру приватного підприємця Іваненка Івана Івановича ______

Відрядженому до м. Дніпропетровськ
ПП “Дніпро – 97”_____________________________________________

Термін відрядження “10” днів укладення договору згідно з довіреністю ____________________________________________

Підстава: Наказ від “13” лютого 2007 р. № 35

Дійсне по предявленні паспорта серії СН № 543212 видано Печерським РУГУ МВС України у м. Києві від 12.12.96 р.

М.П.

Зворотна сторона відрядного посвідчення

Відмітка про вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначень,
вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

І ще - потрібно внести відповідні записи до спеціального журналу за формою відповідно до додатка 1 до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі - Інструкція № 59).

Форма Журналу реєстрації посвідчень про відрядження

Видача авансу

Перед від'їздом у відрядження працівникові повинні видати грошовий аванс у межах суми, призначеної для оплати проїзду, найму житлового приміщення й добових. Ця сума розраховується приблизно, тому що не завжди можна заздалегідь прорахувати відрядні витрати. Якщо з добовими усе більш-менш зрозуміло (хоча не можна зі стовідсотковою впевненістю сказати, що відрядження не буде продовжене або скорочене), то із проживанням і проїздом ситуація може прояснитися тільки після приїзду. Більш того, законодавством не передбачено конкретної методики підрахунку авансу. Тому для обґрунтування його розміру складається попередній кошторис.

Необхідно звернути увагу, що за невидачу авансу підприємець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності в розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 255 до 850 грн.) згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Разом з тим у законодавстві нічого не сказано про те, за скільки днів необхідно видати аванс. Головна умова - його видати, а в якому розмірі - однаково.

Аванс може видаватися як у готівковій, так й у безготівковій формі (шляхом перерахування коштів на рахунок, яким можна користуватися за допомогою платіжних карток).

Зупинимося на існуючих обмеженнях:

- чинним законодавством установлено, що аванс має бути виданий, отже, це можна зробити в будь-який момент;

- аванс надається за умови, що працівник відзвітувався за раніше отримані суми. За видачу готівки під звіт без повного звіту за раніше

видані кошти передбачені штрафні санкції в розмірі 25% від таких сум (cm. 1 Указу Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12.06.95 р. № 436/95).

Заповнення звіту

Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітуватися. Форма Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і порядок її заповнення затверджені наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.

Разом з авансовим звітом надають:

- посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку;

- документи в оригіналі про найм житлового приміщення, проїзд тощо.

Якщо працівник витратив менше, ніж йому видали під звіт, то в триденний строк він повинен повернути невикористані кошти. А якщо він навпаки перевитратив кошти, то підприємець повинен компенсувати йому витрати. Строки подачі звіту й повернення грошей передбачені декількома нормативними актами.

1. Закон України “Про податок з доходів фізичних осіб” від 22.05.2003 p. № 889-IV (далі - Закон № 889):

- якщо відрядні витрати здійснювалися в готівковій формі до закінчення третього банківського дня, що йде за закінченням відрядження, необхідно подати звіт і повернути невитрачену суму авансу;

- якщо витрати на відрядження здійснювалися відрядженим працівником в безготівковій формі (за допомогою платіжних карток) не пізніше 10 днів, за наявності поважних причин працедавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питань щодо виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Постанова № 637): видача готівки здійснюється відповідно до чинного законодавства (тобто Закону № 889).

У принципі, там зазначаються ті ж строки. Однак є застереження, що якщо готівка видається як на відрядження, так і для вирішення там виробничих питань, то строк подання звіту продовжується до дати завершення відрядження.

Підіб'єм підсумки: за отриману готівку працівник повинен відзвітуватися до кінця третього банківського дня, що йде за закінченням відрядження.

Відповідальність за несвоєчасність
повернення підзвітних сум у фізосіб і підприємців

Існують два види відповідальності: першу несе підприємець, другу - працівник.

Так, за перевищення строків використання виданої підзвітної готівки, а також за видачу готівки без повного звіту на підприємця накладають фінштраф у розмірі 25% від виданих у підзвіт сум (cт. 1 Указу № 436).

Закон № 889 також передбачає застосування санкцій, розмір яких установлюється залежно від строків затримки повернення коштів.

Ситуація 1. Працівник несвоєчасно повертає суму зайво витрачених коштів, але не пізніше останнього дня мїсяия, в якому минає граничний строк подання звіту.

Працівник повинен сплатити штраф у розмірі 15% від суми таких зайво витрачених коштів.

Ш = З х 15%, де:

Ш - сума штрафу;

З - зайво витрачені й своєчасно неповернені підзвітні кошти.

Наприклад, працівник повертається з відрядження 13 березня 2007 року. Йому видали аванс у сумі 1 000 грн. Після приїзду з відрядження він представив звіт за сумою в 700 грн.

Останній строк повернення підзвітних сум (300 грн.) - не пізніше 3-го банківського дня після приїзду (16 березня 2007 року).

Але працівник повернув гроші 29 березня 2007 року (не пізніше останнього дня місяця, на який припадає граничний строк подання звіту). Отже, сума штрафу становить: 300 грн. х 15% = 45 грн.

Ситуація 2. Працівник не повертає суми зайво витрачених коштів протягом місяця, на який припадає граничний строк подання звіту.

Працівник повинен сплатити не тільки штраф, але й суму податку. Як розраховувати суму штрафу, ми вже показали в Ситуації 1. А от підрахунок податку має свої особливості. Для того щоб утримати податок із суми зайво витрачених коштів (3), останню необхідно збільшити на коефіцієнт, що розраховується за формулою:

К = 100: (100-Сп), де:

К - коефіцієнт;

Сп - ставка податку з доходів, установлена на момент нарахування доходу (з 2007 року вона становить 15%).

Визначивши значення К, Ви без особливих зусиль розрахуєте суму податку (П):

П = З х К х Сп.

Приклад

Візьмемо дані із Ситуації! Єдине, що змінимо, - працівник повернув гроші 4 квітня 2007 року (пізніше останнього дня місяця, на який припадає граничний строк подання звіту).

Сума штрафу становить: 300 грн. х 15% = 45 грн. Сума, з якої необхідно нараховувати податок: 300 грн. х (100 : (100 - 15)) = 352,94 грн. І, нарешті, сума податку: 352,94 грн. х 15% = 52,94 грн.

Таким чином, підприємець зобов'язаний за рахунок доходів працівника сплатити до бюджету: 45 грн. (штраф) + 52,94 грн. (податок) - 97,94 грн.

Якщо в майбутньому працівник повертає суму зайво витрачених коштів або її стягують у примусовому порядку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань не проводиться й сума податку та штрафу не відшкодовується. А коли з доходів працівника утримають суму штрафу й податку, йому не буде ніякого сенсу повертати зайво витрачені кошти.

_______________________________

*Державний, комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва у листі від 12.02.2002 р. № 1-221/805 підтверджує той факт, що підприємець повинен написати розпорядження.

Далі буде

Документи що посилаються на цей

• Все про українські відрядження (частина ІІ)