Все про українські відрядження

Продовження. Початок див. у консультації за 16.05.2007 р.

Добові

За кожен день перебування працівника у відрядженні на території України йому виплачують добові в межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 (далі - Постанова № 663). Розмір добових розраховують залежно від наявності й кількості харчування в готелях (див. Таблицю 1).

Граничні норми добових витрат для українських відряджень

Увага: розмір добових витрат, що виплачуються відрядному не може бути нижче норм добових, зазначених у додатку до Постанови № 663 (п. 11 - 1 Постанови № 663).

Більш того, абз. 4 пп. 5.4.8 Закону про прибуток дозволяє включати до складу валових витрат непідтверджені затрати (добові) без будь-яких обмежень.

Наведемо основні правила розрахунку добових:

1. Добові виплачують з урахуванням вихідних, святкових й неробочих днів та часу перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

2. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводять із урахуванням дня від'їзду у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні.

3. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу.

4. Якщо в посвідченні про відрядження відсутні відмітки, то добові не виплачуються.

5. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємцем, не може бути нижче норм добових витрат, установлених додатком до Постанови № 663. Тобто добові на сьогоднішній день мають бути не менше 25 грн.

6. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі, незалежно від статусу населеного пункту.

7. Днем від'їзду/прибуття у відрядження вважається день відправлення/прибуття поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з/до місця постійної роботи відрядженого працівника.

При відправленні транспортного засобу до 24:00 включно днем від'їзду у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту.

Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Витрати на найм житлового приміщення

За наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) підприємець відшкодовує відрядженим працівникам витрати на найм житлового приміщення (у тому числі готелів, мотелів тощо) у розмірі фактичних затрат з урахуванням побутових послуг, які надаються в готелях: прання, чищення, лагодження й прасування одягу, за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо (пп. 1.6 Інструкції № 59).

На нашу думку, за наявності підтверджувальних документів підприємець може відшкодувати працівникові оплату у відрядженні телефонних рахунків із зазначенням номерів телефонів, що підтверджує їх зв'язок з госпдіяльністю.

Необхідно зазначити, що згідно з пп. 1.6 Інструкції № 59 працівникові відшкодовується плата за бронювання місця в готелях, але не більше 50% від його вартості за одну добу. У той же час ДПА в м. Києві (лист від 10.04.2006 р. № 250/10/31-106) вважає, що “бронезатрати” не включається до валових витрат. Тому що пп. 5.4.8 Закону про прибуток містить вичерпний перелік затрат на відрядження, серед яких немає плати за бронювання, тому такі витрати не відносяться до валових.

Працівникові також повинні відшкодувати витрати на найм житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, підтверджені відповідними документами.

Згідно з пп. 5.4.8 Закону про прибуток документами, що підтверджують витрати на оплату вартості проживання в готелях, є рахунки з готелів або інших осіб, які надають послуги з розміщення й проживання фізичної особи.

Відповідно до Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 06.07.95 р. № 265/95-ВР вищезазначеним документом є:

- або фіскальний касовий чек (якщо готельні послуги надають підприємство або підприємець на загальній системі оподаткування);

- або квитанція до прибуткового касового ордера (якщо послуги надає юридична особа);

- або розрахунковий документ у довільній формі (якщо готельні послуги надає підприємець на спрощеній системі оподаткування).

Цікаво, що з точки зору Мінфіну (яка викладена в листі від 28.02.2002 р. № 041-407-133/12-1943), документом, що підтверджує витрати на найм житлового приміщення, може бути розрахунковий документ (надрукований РРО або заповнений вручну), в якому зазначені прізвище працівника, направленого у відрядження, строк проживання й вартість основних і додаткових послуг, отриманих в готелі (мотелі). А Держпідприємництва (лист від 11.10.2004 р. № 6830) вважає, що документом, який підтверджує оплату готельних послуг, може бути касовий чек разом з рахунком готелю за надані послуги.

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд до місця відрядження й назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним й автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням всіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків, користуванням постільними приналежностями в поїздах і страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовують витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де він постійно працює, або до місця відрядження. Також компенсують витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (відповідно до підтверджуючих документів) згідно з маршрутом, погодженим з підприємцем.

Як Ви розумієте, для підтвердження витрат необхідні відповідні документи. Без них ні про яку компенсацію не може бути й мови.

ПІДСУМКИ: Витрати на відрядження відшкодовують тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують розмір цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрат у зв'язку з відрядженням, не підтверджених відповідними документами, працівникові не відшкодовують.

Оподаткування приватних підприємців

Податок з доходів підприємців

(Цей розділ присвячений винятково
приватним підприємцям на загальній системі ополаткивання)

Порядок віднесення на валові витрати затрат на відрядження регулює пп. 5.4.8 Закону про прибуток. На валові витрати відносять затрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з підприємцем у межах срактичних витрат на:

- проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

- оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, лагодження й прасування одягу, взуття або білизни тощо), найм інших житлових приміщень;

- інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду й перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори й податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат;

- добові (у рамках граничних норм, установлених Постановою № 663).

Не включають до складу витрат:

- готівку, витрачену на цілі, визначені пп. 5.3.1 й 5.4.4 Закону про прибуток (наприклад, витрати на організацію прийомів, презентацій, свят тощо);

- вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми “чайових” (за винятком випадків, якщо суми таких “чайових” включаються до рахунку відповідно до законів країни перебування), а також плату за видовищні заходи;

- витрати, не підтверджені документально (крім добових);

- витрати, відшкодовані понад установлені норми за рішенням підприємця.

Витрати на відрядження можуть бути включені до складу валових за наявності підтверджуючих документів про зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю підприємця:

- запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з господарською діяльністю платника податків;

- укладеного договору (контракту);

- інших документів, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, проведених за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податків.

Податок на додану вартість

(цей розділ присвячений винятково
приватним підприємцям, які є платниками ПДВ)

Якщо в складі понесених у відрядженні витрат на придбання товарів (послуг), які відносяться до валових, “сидить” і ПДВ, то підприємець одержує право на податковий кредит (у разі якщо такі товари (послуги) використовуються в операціях підприємця, що обкладаються ПДВ).

Як відомо, підставою для збільшення податкового кредиту є податкова накладна. Без неї покупець втрачає права на включення до складу податкового кредиту суми сплаченого (нарахованого) податку у зв'язку із придбанням товарів (послуг). Однак законодавство робить винятки із правил, коли повноцінною заміною податкової накладної є:

- належним чином оформлений товарний чек, інший платіжний або розрахунковий документ, що підтверджує прийом платежу постачальником від одержувача таких товарів (послуг), з визначенням загальної суми цього платежу, суми ПДВ і податкового номера постачальника (платника ПДВ). Це правило працює у разі поставки за готівку або з розрахунками картками платіжних систем, банківськими або персональними чеками в межах граничної суми для розрахунків готівкою (на сьогодні - 10 000 грн.);

- транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, що виставляється платникові податків за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за даними приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку й податковий номер продавця (тобто податкова накладна для збільшення податкового кредиту за витратами на проживання й проїзд не потрібна);

- касові чеки, що містять суму поставлених товарів (послуг), загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера, але без визначення податкового номера постачальника). При цьому така загальна сума не повинна перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ), тобто 240 грн. з ПДВ.

Датою виникнення податкового кредиту з ПДВ за витратами, що здійснив працівник у відрядженні, буде не дата витрачання готівки, а дата затвердження авансового звіту.

Податок з доходів працівників

(цей розділ присвячений для всіх приватних підприємців - працедавців,
незалежно від обраної системи оподаткування)

Згідно з пп. 4.3.2 Закону № 889 сума добових у межах норм податком з доходів не обкладається. Точно так не обкладають і витрати, які відносяться до складу валових відповідно до Закону про прибуток чи відшкововуються згідно з Інструкцією № 59.

Якщо ж підприємець компенсує працівникові будь-які витрати, що не передбачені ні Законом про прибуток, ні Інструкцією № 59, то ці виплати, на нашу думку, варто розглядати як додаткові блага.

За несвоєчасне повернення зайво витрачених підзвітних сум можуть бути накладені санкції та/або утриманий податок.

Документи що посилаються на цей

• Все про українські відрядження (Частина І)