ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
НАКАЗ
04.02.2014 N 23
Про забезпечення взаємодії
структурних підрозділів Укрдержархіву
під час планування та організації
консультацій з громадськістю
На виконання Порядку проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року N 996 "Про забезпечення участі громадськості у формування та реалізації державної політики", доручень Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2013 року N 27666/109/1-12, від 20 вересня 2013 року N 11896/0/2-13, відповідних рекомендацій Кабінету Міністрів України та з метою забезпечення взаємодії структурних підрозділів Укрдержархіву під час планування та організації консультацій з громадськістю, взаємодії з громадською та науково-експертною радами при Укрдержархіві, сприяння проведенню громадської експертизи НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі, що додаються:
1) рекомендації щодо організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби під час планування консультацій з громадськістю;
2) рекомендації щодо організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби під час організації консультацій з громадськістю у формі публічного громадського обговорення.
2. Відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи (Прилепішева Ю.А.) забезпечити:
1) не менше ніж раз на рік підготовку та розгляд на засіданнях колегії Укрдержархіву питання про взаємодію Державної архівної служби, державних архівних установ та спеціальних установ СФД із засобами масової інформації та громадськими організаціями;
2) взаємодію структурних підрозділів Укрдержархіву під час планування та організації консультацій з громадськістю, публічного громадського обговорення;
3) організацію засідань громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві;
4) узагальнення пропозицій структурних підрозділів Укрдержархіву та підготовку розпорядчих документів щодо затвердження проектів орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю та плану заходів з реалізації Стратегії державної політики сприяння розвитку громадянського суспільства в Україні;
5) підготовку з урахуванням пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві пропозицій керівництву Укрдержархіву стосовно організації публічного громадського обговорення.
3. Відділу інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів НАФ Укрдержархіву (Забенько Ю.І.) забезпечити своєчасне оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву планів та звітів про взаємодію структурних підрозділів Укрдержархіву з громадськістю та за результатами проведеного публічного громадського обговорення.
4. Першому заступнику Голови (Воронін В.М.), заступнику Голови (Музичук О.В.) та керівникам структурних підрозділів Укрдержархіву (Воронін В.М., Музичук О.В., Прись Т.П., Богунова Н.К., Баранова О.В., Прилепішева Ю.А., Ярошенко Д.В., Сельченкова С.В., Денисенко О.В., Кузнєцова М.І., Кисельова Л.А., Забенько Ю.І., Стадник В.А., Потапенко А.А., Гончарук Н.М., Швець О.І., Степаненко В.Л.):
1) забезпечити у межах компетенції і повноважень чітке та своєчасне виконання рекомендацій щодо організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби, зазначених у пункті 1 цього наказу, під час планування консультацій з громадськістю та під час організації консультацій з громадськістю у формі публічного громадського обговорення та оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву звітної інформації про результати проведеного публічного громадського обговорення.
5. Відповідальним за дотримання вимог рекомендацій щодо організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби під час планування консультацій з громадськістю та під час організації консультацій з громадськістю у формі публічного громадського обговорення призначити першого заступника Голови Вороніна В.М.
6. Контроль за виконанням цього наказу лишаю за собою.
Голова О.П. Гінзбург
Затверджено
Наказ Державної
архівної служби України
04.02.2014 N 23
Рекомендації
щодо організації взаємодії структурних
підрозділів Державної архівної служби України
під час планування консультацій з громадськістю
| Захід | Строк | Відповідальний підрозділ |
| Підготовка річного орієнтовного плану проведення Укрдержархівом консультацій з громадськістю (Порядок проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 3 листопада 2010 року N 996 "Про забезпечення участі громадськості у формування та реалізації державної політики") Підготовка річного плану заходів Державної архівної служби України з реалізації Стратегії державної політики сприяння розвитку громадянського суспільства в Україні (Порядок планування та моніторингу реалізації органами виконавчої влади Стратегії державної політики сприяння розвитку громадянського суспільства в Україні, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2013 р. N 968) | ||
| Звернення до структурних підрозділів Укрдержархіву (далі - підрозділи) з проханням подати пропозиції до орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю (далі - орієнтовний план) за формою, що включатиме: перелік питань або нормативно-правових актів, які планується обговорити; форми консультацій та строки проведення обговорення; контактні дані відповідального підрозділу (особи) (електронна адреса, контактний телефон) |
Вересень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Звернення до підрозділів з проханням надати пропозиції до річного плану заходів Укрдержархіву з реалізації Стратегії державної політики сприяння розвитку громадянського суспільства в Україні (далі - річний план) за формою, що включатиме: сприяння утворенню та діяльності інститутів громадянського суспільства, у тому числі вдосконалення відповідного нормативно-правового забезпечення; сприяння участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики, здійсненню громадського контролю за діяльністю Укрдержархіву; сприяння підвищенню рівня громадянської та правової культури у суспільстві; конкретизовані формулювання запланованих заходів та чіткі строки їх виконання, контактні дані відповідальної особи/ фахового підрозділу. З метою уникнення дублювання орієнтовного плану заходів консультацій з громадськістю річний план заходів може містити завдання з формулюванням "проведення консультацій з громадськістю відповідно до орієнтовного плану консультацій з громадськістю на 201_ рік" |
Вересень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Інформування в прийнятний спосіб (електронною поштою, письмовим зверненням, під час засідання) громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві про початок підготовки орієнтовного та річного планів та можливість надати відповідні пропозиції | Вересень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Консультування підрозділів, членів громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві стосовно питань проектів нормативно-правових актів, щодо яких повинні проводитися консультації з громадськістю, форм та строків проведення консультацій | Вересень - жовтень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надання отриманих пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві до орієнтовного плану для опрацювання підрозділам відповідно до компетенції | Жовтень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Подання відділу міжнародного співробітництва пропозицій до орієнтовного та річного планів з урахуванням пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві, пріоритетів Укрдержархіву та основних завдань, визначених діяльністю Кабінету Міністрів України, планами роботи Укрдержархіву, у т.ч. з нормотворчої діяльності, а також переліку питань, щодо яких проведення консультацій є обов'язковим | Жовтень | Фахові підрозділи спільно з сектором нормативно-правового забезпечення |
| Узагальнення пропозицій підрозділів, громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві, підготовка проектів орієнтовного та річного планів | Листопад | Відділ міжнародного співробітництва |
| Проведення консультацій з громадськістю щодо проектів орієнтовного та річного планів у формі публічних заходів (зустріч з громадськістю, засідання) та електронних консультацій | Листопад - грудень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надання громадській та науково-експертній радам у прийнятний спосіб (електронною поштою, письмовим зверненням, під час засідання) проектів орієнтовного та річного планів, інформації про запланований публічний захід для їх обговорення, організація обговорення | Не пізніше ніж за три дні до проведення заходу | Відділ міжнародного співробітництва |
| Доопрацювання проектів орієнтовного та річного планів за результатами консультацій з громадськістю, погодження їх підрозділами | Грудень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Підготовка розпорядчого документа щодо затвердження орієнтовного плану | Грудень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Підготовка розпорядчого документа щодо затвердження річного плану | Грудень - січень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надання затвердженого орієнтовного плану відділу інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Грудень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Оприлюднення орієнтовного плану на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Грудень | Відділ інформаційних технологій |
| Надсилання громадській та науково-експертній радам при Укрдержархіві інформації про затверджений орієнтовний план | У десятиденний строк після затвердження плану | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надсилання Секретаріату Кабінету Міністрів адреси розміщення орієнтовного плану на офіційному веб-порталі Укрдержархіву для оприлюднення відповідного посилання на сайті "Громадянське суспільство і влада" | Грудень - січень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Моніторинг виконання орієнтовного плану | Протягом року | Відділ міжнародного співробітництва |
| У разі отримання пропозицій від громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві стосовно проведення консультацій, не передбачених орієнтовним планом, визначення доцільності проведення таких консультацій | Протягом року | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надання затвердженого річного плану відділу інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву разом із звітом за результатами його публічного обговорення | Грудень - січень | Відділ міжнародного співробітництва |
| Оприлюднення річного плану та звіту за результатами його публічного обговорення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Січень | Відділ інформаційних технологій |
| Надсилання Секретаріату Кабінету Міністрів адреси розміщення річного плану та звіту за результатами його публічного обговорення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву для оприлюднення відповідного посилання на сайті "Громадянське суспільство і влада" | Лютий | Відділ міжнародного співробітництва |
| Моніторинг виконання річного плану | Протягом року | Відділ міжнародного співробітництва |
| Розгляд пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві щодо проведення консультацій з громадськістю, не передбачених річним орієнтовним планом проведення консультацій з громадськістю | ||
| Надсилання пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві щодо проведення консультацій з громадськістю, не передбачених орієнтовним планом, підрозділу відповідно до компетенції | У разі отримання пропозицій від громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві | Відділ міжнародного співробітництва |
| Опрацювання пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві, визначення можливостей проведення консультацій з громадськістю із запропонованого питання, інформування про результати відділу міжнародного співробітництва | У п'ятиденний строк після отримання пропозицій | Підрозділ |
| Надсилання громадській та науково-експертній радам при Укрдержархіві інформації про результати розгляду пропозицій щодо проведення консультацій з громадськістю, не передбачених орієнтовним планом, із зазначенням відомостей про врахування пропозицій чи причини їх відхилення | У п'ятиденний строк після отримання інформації від підрозділу | Відділ міжнародного співробітництва |
| Підготовка плану консультацій з громадськістю на наступний місяць | ||
| Звернення до підрозділів Укрдержархіву щодо надати інформації про заплановані заходи з проведення консультацій з громадськістю на наступний місяць за формою, що включатиме: перелік питань або нормативно-правових актів, які планується обговорити (з урахуванням орієнтовного річного плану проведення консультацій); заходи, заплановані в рамках проведення консультацій, та строки їх проведення; прізвище, ім'я та контактні дані відповідальної особи підрозділу |
II декада поточного місяця | Відділ міжнародного співробітництва |
| Подання відділу міжнародного співробітництва пропозицій (за формою) до плану проведення консультацій на наступний місяць | II декада поточного місяця | Підрозділ |
| Підготовка плану консультацій на наступний місяць з урахуванням пропозицій фахових підрозділів, погодження його керівництвом Укрдержархіву | Початок III декади поточного місяця | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надсилання плану консультацій на наступний місяць Секретаріату Кабінету Міністрів для узагальнення та розміщення на веб-сайті "Громадянське суспільство і влада". Надання плану консультацій відділу інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву |
До 25 числа поточного місяця | Відділ міжнародного співробітництва |
| Оприлюднення плану консультацій на наступний місяць на офіційному веб-сайті Укрдержархіву | До кінця поточного місяця | Відділ інформаційних технологій |
| Надання членам громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві електронною поштою інформації про затверджений план консультацій на наступний місяць | До кінця поточного місяця | Відділ міжнародного співробітництва |
Затверджено
Наказ Державної
архівної служби України
04.02.2014 N 23
Рекомендації
щодо організації взаємодії структурних
підрозділів Державної архівної служби України
під час організації консультацій з громадськістю
у формі публічного громадського обговорення
| Захід | Строк | Відповідальний підрозділ |
| Моніторинг дотримання орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю, нагадування структурним підрозділам Укрдержархіву (далі - фахові підрозділи) про заплановані публічні громадські обговорення (далі - обговорення) | Протягом року | Відділ міжнародного співробітництва |
| Інформування відділу міжнародного співробітництва про потребу у проведенні обговорення питання/проекту нормативно-правового акта з урахуванням орієнтовного річного плану проведення консультацій з громадськістю та переліку питань, щодо яких проведення консультацій є обов'язковим | Підрозділ | |
| Інформування в прийнятний спосіб (електронною поштою, письмовим зверненням, під час засідання) громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві про заплановане публічне громадське обговорення і можливість подати пропозиції щодо його організації (заходів, строків) | Після отримання відповідної інформації від підрозділу | Відділ міжнародного співробітництва |
| Підготовка з урахуванням пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві пропозицій керівництву Укрдержархіву стосовно організації обговорення: заходів, що можуть бути проведені в рамках обговорення (конференції, форуми, громадські слухання, засідання за круглим столом, збори, зустрічі з громадськістю, електронні консультації); заінтересованих сторін, яких необхідно залучити до процесу обговорення; орієнтовних строків проведення обговорення |
Відділ міжнародного співробітництва | |
| Підготовка інформаційного повідомлення про проведення обговорення, яке повинно містити: найменування Укрдержархіву; питання або назву проекту акта, винесеного на обговорення; додаткову інформацію про питання/проект акта; варіанти вирішення питання; заінтересовані сторони, на які поширюватиметься дія прийнятого рішення; відомості про строк, місце, час, порядок обговорення, акредитації представників засобів масової інформації, реєстрації учасників; адресу, за якою прийматимуться письмові пропозиції та зауваження, строк і форму їх подання; адресу і номер телефона, за яким надаються консультації з питання, що винесено на обговорення; прізвище, ім'я відповідального за проведення обговорення працівника підрозділу Укрдержархіву; строк і спосіб оприлюднення результатів обговорення |
Після погодження питання проведення обговорення керівництвом Укрдержархіву | Відділ міжнародного співробітництва спільно з відповідним фаховим підрозділом |
| Надання інформаційного повідомлення про проведення обговорення відділу інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Строк визначається з урахуванням запланованої дати початку обговорення | Відділ міжнародного співробітництва спільно з відповідним підрозділом |
| У разі проведення електронних консультацій - надання разом з інформаційним повідомленням тексту проекту акта, винесеного на обговорення, та електронної адреси для надсилання пропозицій та зауважень | Відповідний підрозділ | |
| Оприлюднення інформаційного повідомлення про проведення обговорення (у разі проведення електронних консультацій - разом з відомостями, що до нього додаються) на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Строк визначається з урахуванням запланованої дати початку обговорення | Відділ інформаційних технологій |
| У разі проведення електронних консультацій - оприлюднення інформаційного повідомлення про проведення обговорення та проекту акта на урядовому веб-сайті "Громадянське суспільство і влада" | У день оприлюднення інформаційного повідомлення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Відділ міжнародного співробітництва спільно з відповідним підрозділом, відповідальним за підготовку проекту акта, та відділом інформаційних технологій |
| Надання громадській та науково-експертній радам при Укрдержархіві електронною поштою інформаційного повідомлення про проведення обговорення, а також проекту нормативно-правового акта, винесеного на обговорення, інших інформаційно-аналітичних матеріалів | У триденний строк після оприлюднення повідомлення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Відділ міжнародного співробітництва |
| Надання представникам громадськості за їх зверненнями консультацій з питання, що винесено на публічне громадське обговорення | Протягом строку проведення обговорення | Підрозділ |
| Організацій проведення у рамках обговорення публічних заходів (конференції, форуми, громадські слухання, засідання, збори, засідання за круглим столом, зустрічі з громадськістю) | У встановлений керівництвом Укрдержархіву строк | Відділ міжнародного співробітництва спільно з відповідним підрозділом |
| Надання громадській та науково-експертній радам при Укрдержархіві у прийнятний спосіб (електронною поштою, письмовим зверненням, під час засідання) інформації про запланований публічний захід та запрошення взяти у ньому участь | Не пізніше ніж за три дні до проведення заходу | Відділ міжнародного співробітництва |
| Ведення під час проведення публічних заходів протоколу, в якому фіксуються висловлені пропозиції і зауваження | Протягом публічного заходу | Відділ міжнародного співробітництва спільно з відповідним фаховим підрозділом |
| Надання протоколу за результатами публічного заходу відділу інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Не пізніше ніж через два тижні після проведення заходу | Відділ міжнародного співробітництва спільно з відповідним фаховим підрозділом |
| Оприлюднення протоколу за результатами публічного заходу на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Не пізніше ніж через три дні після отримання | Відділ інформаційних технологій |
| Повідомлення підрозділу про дату, час проведення засідання громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві, на якому передбачено розглянути проект нормативно-правового акта чи питання, винесеного Укрдержархівом на обговорення | У разі отримання відповідної інформації від громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві | Відділ міжнародного співробітництва |
| Участь у засіданні громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві під час розгляду проекту нормативно-правового акта чи питання, винесеного Укрдержархівом на обговорення | Підрозділ | |
| Збір та узагальнення пропозицій і зауважень громадськості, що надходять поштою, у т. ч. електронною, а також через урядовий веб-сайт "Громадянське суспільство і влада" | Протягом строку проведення обговорення | Підрозділ |
| Оприлюднення пропозицій і зауважень, що надходять на урядовий веб-сайт "Громадянське суспільство і влада" | У п'ятиденний строк після надходження пропозицій і зауважень | Відповідний підрозділ спільно з відділами інформаційних технологій та міжнародного співробітництва |
| Направлення рішення/протоколу громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві щодо проекту нормативно-правового акта чи питання, винесеного на обговорення, відповідному підрозділу для забезпечення його розгляду | У триденний строк після отримання рішень/протоколу громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві | Відділ міжнародного співробітництва |
| Вивчення та аналіз пропозицій і зауважень, що надійшли під час обговорення, у тому числі відповідного рішення/протоколу громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві | У десятиденний строк після закінчення обговорення | Підрозділ |
| Підготовка звіту за результатами проведеного обговорення, який повинен містити: найменування Укрдержархіву; зміст питання або назву проекту акта, що виносилися на обговорення; інформацію про осіб, які взяли участь в обговоренні; інформацію про пропозиції, що надійшли до Укрдержархіву за результатами обговорення; інформацію про врахування пропозицій та зауважень громадськості або причини їх неврахування; інформацію про рішення, прийняті за результатами обговорення |
Не пізніше ніж через два тижні після закінчення обговорення | Підрозділ спільно з відділом міжнародного співробітництва |
| Надання звіту за результатами проведеного обговорення відділу інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Не пізніше ніж через два тижні після закінчення обговорення | Підрозділ |
| Оприлюднення (у разі прийняття рішення) звіту за результатами проведеного обговорення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву | Не пізніше ніж через три дні після отримання | Відділ інформаційних технологій |
| Надання відділу міжнародного співробітництва прийнятого рішення за результатами розгляду пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві з відомостями про їх врахування або причини відхилення | У триденний строк після прийняття рішення | Підрозділ |
| Надсилання громадській та науково-експертній радам при Укрдержархіві електронною поштою інформації про рішення, прийняте за результатами розгляду пропозицій громадської та науково-експертної рад при Укрдержархіві, з відомостями про їх врахування або причини відхилення | У десятиденний строк після прийняття рішення | Відділ міжнародного співробітництва |
| Зазначення інформації про проведення публічного громадського обговорення у пояснювальній записці до проекту акта Кабінету Міністрів України, яка повинна містити відомості про: отримані пропозиції та зауваження громадськості і ступінь їх врахування; шляхи мінімізації негативних наслідків неврахування таких пропозицій та зауважень; способи врегулювання конфлікту інтересів |
Під час підготовки пояснювальної записки | Підрозділ |