ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ
27.05.2014 N 63

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державної архівної служби України
N 76 від 09.10.2017)

Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження
суспільно значущих заходів та взаємодію із засобами масової інформації

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 19 квітня 2014 року N 2557/129/1-14 щодо посилення координації інформаційної діяльності Укрдержархіву та установ, що належать до його сфери управління НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Регламент організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби із засобами масової інформації та своєчасного подання відповідної інформації державними архівними установами та установами СФД, що додається (далі - Регламент).

2. Відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю.А) забезпечити:

1) спільно зі структурними підрозділами Укрдержархіву дотримання порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність Укрдержархіву відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та постанови Кабінету Міністрів України від 04 січня 2002 року N 3 "Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади";

2) здійснення постійного моніторингу матеріалів, опублікованих у друкованих засобах масової інформації та оприлюднених у телерадіоорганізаціях та підготовка керівництву Укрдержархіву інформаційних матеріалів за результатами моніторингу;

3) оперативне, впродовж трьох годин після отримання, направлення засобам масової інформації для оприлюднення роз'яснень по критичним зауваженням, отриманим від заступників Голови та керівників структурних підрозділів Укрдержархіву;

4) щоденне, за наявності матеріалів, подання до Секретаріату Кабінету Міністрів України у паперовому та електронному вигляді (editor@kmu.gov.ua) інформаційних матеріалів, анонсів подій та прес-релізів для розміщення на Урядовому веб-порталі;

5) підготовку і розповсюдження у ЗМІ за матеріалами, що надаються структурними підрозділами, відповідних прес-релізів щодо запланованих інформаційних та іміджевих заходів та проектів нормативно-правових актів, підготовлених Укрдержархівом, з викладенням доступною мовою мети та очікуваного результату запровадження даного акту;

6) подання до Секретаріату Кабінету Міністрів України у паперовому та електронному вигляді (zvit@kmu.gov.ua) планів найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації у строки, визначені у пунктах 8, 10, 12 Регламенту;

7) подання до Міністерства юстиції тижневих звітів про найважливіші заходи з висвітлення у ЗМІ пріоритетних питань діяльності та пропозиції до піврічного плану виступів працівників центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується через Міністра юстиції у строки, визначені у пунктах 9, 11 Регламенту.

3. Відділу використання інформації департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Ярошенко Д.В.) забезпечити підтримання та постійне оновлення стенду в Головному корпусі споруд центральних державних архівних установ з інформаційно-роз'яснювальними матеріалами щодо роботи Укрдержархіву, правил та годин прийому громадян, публічних заходів, прийнятих та запланованих рішень.

4. Керівникам структурних підрозділів Укрдержархіву, Державного департаменту СФД (Баранова О.В., Денисенко О.В., Забенько Ю.І., Кузнєцова М.І., Прилепішева Ю.А., Прись Т.П., Сельченкова С.В., Стадник В.А., Степаненко В.Л., Швець О.І., Ярошенко Д.В.) забезпечити у межах компетенції і повноважень чітке та своєчасне виконання Регламенту у частині організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби із засобами масової інформації та пункту 1 розділу 2 цього наказу.

5. Директорам державних архівних установ та установ СФД забезпечити у межах компетенції і повноважень чітке та своєчасне виконання пунктів 2, 5, 8, 9, 10, 12 Регламенту щодо подання інформації про взаємодію із засобами масової інформації та інформаційно-роз'яснювальних матеріалів про роботу державних архівних установ та установ СФД до Укрдержархіву.

6. Вважати такими, що втратили чинність, накази Укрдержархіву від 16 січня 2012 р. N 3 "Про забезпечення інформаційно-комунікаційного супроводження суспільно значущих заходів та взаємодію з засобами масової інформації і громадськістю" та від 12 березня 2012 р. N 34 "Про внесення змін до наказу Укрдержархіву від 16 січня 2012 року N 3".

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Перший заступник Голови В.М. Воронін

Додаток
до наказу Укрдержархіву
27.05.2014 N 63

Регламент
організації взаємодії структурних підрозділів Державної архівної служби
із засобами масової інформації та своєчасного подання
відповідної інформації державними архівними установами та установами СФД

N з/п  Захід  Строк  Відповідальний підрозділ 
1  2  3  4 
1.  Оприлюднення за допомогою ЗМІ, у мережі Інтернет та на офіційному веб-порталі Державної архівної служби інформації про діяльність Укрдержархіву, соціально-економічні реформи, інші пріоритетні питання державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації, проведення роз'яснювальної роботи щодо цілей, змісту, механізмів та очікуваних результатів цієї політики  постійно  Структурні підрозділи Укрдержархіву 
2.  Підготовка та подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву у паперовому та електронному вигляді для подальшого оперативного інформування Секретаріату Кабінету Міністрів (editor@kmu.gov.ua):     
1) інформаційних матеріалів, анонсів подій та прес-релізів для розміщення на Урядовому порталі (за зразком, наведеним у Додатку 1);  щоденно, за наявності матеріалів  Структурні підрозділи Укрдержархіву
Державні архівні установи
установи СФД 
2) матеріалів для підготовки прес-релізів в електронній формі;  за тиждень до проведення запланованих заходів 
3.  1) Оперативна (відповідно до компетенції) підготовка коментарів та роз'яснень з кожного випадку критичних зауважень у засобах масової інформації щодо діяльності Укрдержархіву та їх подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву.  упродовж трьох годин після отримання  Структурні підрозділи Укрдержархіву 
2) Розміщення узгоджених із заступниками Голови та керівниками структурних підрозділів інформаційних матеріалів на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у підрубриці "Реагування на критику у ЗМІ" рубрики "Прес-центр", у разі необхідності - направлення для оприлюднення на Урядовому порталі до Секретаріату Кабінету Міністрів України feditor@kmu.gov.ua) (за зразком, наведеним у Додатку 2).  Відділ міжнародного співробітництва
Відділ інформаційних технологій 
3) Подання для розміщення спростувань у відомчих, державних і комунальних засобах масової інформації, а також у програмах Національної теле- та радіокомпанії, в Укрінформі, газеті "Урядовий кур'єр" та до Держкомтелерадіо для розміщення в ефірі державних телерадіокомпаній (у випадку організації цілеспрямованої інформаційної кампанії з дискредитації Укрдержархіву). Відповідну інформацію готують структурні підрозділи згідно з компетенцією  Структурні підрозділи Укрдержархіву 
4.  1) Проведення (у разі необхідності) за критичними повідомленнями, які оприлюднені у ЗМІ, службових перевірок із залученням журналістів та громадськості.  постійно  Структурні підрозділи Укрдержархіву 
2) У випадках поширення недостовірної інформації вживання конкретних заходів відповідно до законодавства з метою відновлення ділової репутації Укрдержархіву, інформування про результати відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву 
5.  Підготовка та подання відділу використання інформації департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву інформаційно-роз'яснювальних матеріалів про роботу Укрдержархіву та державних архівних установ, правил та годин прийому громадян, публічних заходів, прийнятих та запланованих рішень для оновлення інформаційного стенду в Головному корпусі споруд центральних державних архівних установ  постійно, у разі змін протягом п'яти днів  Структурні підрозділи Укрдержархіву, директори УНДІАСД, ЦДАВО, ЦДІАК, ЦДКФФА, ЦДЕА, ДНАБ, ДЦЗД 
6.  Дотримання порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність Укрдержархіву відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року N 3 "Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади"  постійно  Структурні підрозділи Укрдержархіву 
7.  Підготовка за результатами моніторингу керівництву Укрдержархіву щотижневих оглядів матеріалів, оприлюднених у засобах масової інформації  щопонеділка до 10.00  Відділ міжнародного співробітництва 
8.  1) Підготовка та подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву тижневих планів найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації (за зразком, наведеним у Додатку 3).  щотижнево, щосереди до 15.00  Державні архівні установи
установи СФД 
2) Подання узагальненого тижневого плану найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації у паперовому та електронному вигляді до Секретаріату Кабінету Міністрів України (zvit@kmu.gov.ua)  щотижнево, щочетверга до 10.00  Відділ міжнародного співробітництва 
9.  1) Підготовка та подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву щотижневих звітів про проведену інформаційну діяльність (за зразком, наведеним у Додатку 4)  щотижнево, щосереди до 15.00  Державні архівні установи
установи СФД 
2) Подання узагальненого тижневого звіту про проведену інформаційну діяльність у паперовому та електронному вигляді до Міністерства юстиції (press@minjust.gov.ua)  щотижнево, щопонеділка до 10.00  Відділ міжнародного співробітництва 
10.  1) Підготовка та подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву щомісячних планів найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації (за зразком, наведеним у Додатку 5).  до 18 числа місяця, що передує запланованому  Державні архівні установи
установи СФД 
2) Подання узагальненого місячного плану найважливіших заходів, що потребують висвітлення у засобах масової інформації у паперовому та електронному вигляді до Секретаріату Кабінету Міністрів України (zvit@kmu.gov.ua)  до 20 числа місяця, що передує запланованому  Відділ міжнародного співробітництва 
11.  1) Підготовка та подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву пропозицій щодо своїх виступів з метою включення їх до піврічних планів виступів працівників центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується через Міністра юстиції, та забезпечення підготовки відповідних матеріалів для публікації у друкованих ЗМІ відповідно до затвердженого Мін'юстом плану (за зразком, наведеним у Додатку 6).  щопівроку,
I півріччя - до 20 листопада,
II півріччя - до 20 травня 		 Структурні підрозділи Укрдержархіву 
2) Подання узагальненої інформації у паперовому та електронному вигляді до Міністерства юстиції (legalmet@minjust.gov.ua)  щопівроку,
I півріччя - до 1 грудня,
II півріччя - до 1 червня 		 Відділ міжнародного співробітництва 
12.  1) Підготовка та подання відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву пропозицій до річного плану суспільно значущих заходів у сфері архівної справи та СФД, реалізація яких потребує інформаційно-комунікаційного супроводження (за зразком, наведеним у Додатку 7).  щорічно, до 20 грудня поточного року  Державні архівні установи
Державний департамент СФД 
2) Подання узагальненого місячного плану суспільно значущих заходів у сфері архівної справи та СФД, реалізація яких потребує інформаційно-комунікаційного супроводження у паперовому та електронному вигляді до Секретаріату Кабінету Міністрів України (zvit@kmu.gov.ua)  щорічно, до кінця поточного року  Відділ міжнародного співробітництва 

Заступник директора департаменту - начальник відділу
міжнародного співробітництва Укрдержархіву
Ю.А. Прилепішева

Додаток 1
до Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів
Державної архівної служби із засобами масової інформації
та своєчасного подання відповідної інформації
державними архівними установами та установами СФД

20 грудня 2013 р. відбудеться прес-конференція на тему
"Життя та діяльність Тараса Шевченка в архівних документах
(До 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка)"

20 грудня 2013 р. відбудеться прес-конференція на тему "Життя та діяльність Тараса Шевченка в архівних документах (До 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка)" за участю керівництва Державної архівної служби.

Початок заходу: 11.00. Вхід представників ЗМІ до 10.45.

Місце проведення: м. Київ, вул. Б. Хмельницького, 8/16, приміщення прес-центру Укрінформу.

Акредитація ЗМІ до 18.00 19 грудня 2013 року за тел. (044) 273-30-54.

Додаток 2
до Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів
Державної архівної служби із засобами масової інформації
та своєчасного подання відповідної інформації
державними архівними установами та установами СФД

Реагування
на критичні зауваження, що надійшли на адресу Укрдержархіву
від ЗМІ та громадськості
Огляд N ___ за ____________

N
з/п 		 Джерело, що оприлюднило критику, та порушена проблема  Детальний зміст інформації  Реагування Укрдержархіву на проблему 
    (відповідно до направленого Департаментом інформації та комунікацій з громадськістю Секретаріату Кабінету Міністрів України повідомлення)  (із зазначенням інформаційних джерел, на яких було розміщено відповідь, коментар, тощо) 

Додаток 3
до Регламенту організації взаємодії
структурних підрозділів Державної архівної служби
із засобами масової інформації та своєчасного подання
відповідної інформації державними архівними установами та установами СФД

План*
найважливіших заходів Державної архівної служби України,
державних архівних установ та установ СФД, що потребують
висвітлення у засобах масової інформації, на 21 - 27 квітня 2014 року

понеділок
21 квітня 		 вівторок
22 квітня 		 середа
23 квітня 		 четвер
24 квітня 		 п'ятниця
25 квітня 		 субота - неділя
26 - 27 квітня 
Участь директора Центрального державного архіву вищих органів влади Маковської Н. В. у програмі "Порядок денний" Національної радіокомпанії
(м. Київ, вул. Хрещатик, 26) 		 Участь заступника Голови Укрдержархіву Музичук О. В. та директорів ЦДІАК, ЦДКФФА та ЦДАМЛ у запису телепрограми, присвяченої Т. Г. Шевченку телеканалом Культура
(м. Київ, вул. Солом'янська, 24) 		   Робоча поїздка директора Державного архіву Київської області Каменєвої С. А. до районного архіву  Участь директора Державного архіву Черкаської області Клименко Т. А. у відкритті виставки архівних документів "Чорнобиль: документи свідчать"
(м. Черкаси, вул. Благовісна, 244-а) 		  

Виконавець: прізвище, ініціали, посада, телефон, електронна адреса.

__________

* У плані наводяться найважливіші заходи, що потребують висвітлення у ЗМІ, у тому числі, прес-конференції, брифінги, участь у телепрограмах, ток-шоу, радіопрограмах, відкритті виставок архівних документів, а також публікації у ЗМІ.

Додаток 4
до Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів
Державної архівної служби із засобами масової інформації
та своєчасного подання відповідної інформації
державними архівними установами та установами СФД

Звіт*
про найважливіші заходи Державної архівної служби України,
державних архівних установ та установ СФД,
що потребують висвітлення у засобах масової інформації, на 14 - 20 квітня 2014 року

понеділок
14 квітня 		 вівторок
15 квітня 		 середа
16 квітня 		 четвер
17 квітня 		 п'ятниця
18 квітня 		 субота - неділя
19 - 20 квітня 
Публікація статті заступника директора департаменту - начальника відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства Укрдержархіву Денисенка О. В. "Готуємо особові картки П-2 до архівного зберігання: покроковий алгоритм" у журналі "КАДРОВИК- 01"      Участь директора Державного архіву Черкаської області Клименко Т. А. у відкритті виставки архівних документів до 235-ї річниці Лебединського Свято-Миколаївського монастиря (м. Черкаси, вул. Благовісна, 244-а)     

Виконавець: прізвище, ініціали, посада, телефон, електронна адреса.

__________

* У звіті наводяться найважливіші заходи, що потребують висвітлення у ЗМІ, у тому числі, прес-конференції, брифінги, участь у телепрограмах, ток-шоу, радіопрограмах, відкритті виставок архівних документів, а також публікації у ЗМІ.

Додаток 5
до Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів
Державної архівної служби із засобами масової інформації
та своєчасного подання відповідної інформації
державними архівними установами та установами СФД

План*
найважливіших заходів Державної архівної служби України,
державних архівних установ та установ СФД,
що потребують висвітлення у засобах масової інформації, на травень 2014 року

N
з/п 		 Дата  Місце  Зміст заходу та форма його проведення 
1.  6 травня 2014 р.  Державний архів Волинської області
(м. Луцьк, вул. Ветеранів, 21) 		 Участь директора Державного архіву Волинської області Гики В.М. у відкритті виставки "Велика перемога" 
2.  15 травня 2014 р.  Державний архів Полтавської області
(вул. Пушкіна, 18/24) 		 Участь заступника директора Державного архіву Полтавської області Пустовіта Т.П. у телепередачі до 135-річчя від дня народження С.В. Петлюри ОДТРК "Лтава" 
3.       
4.       

Виконавець: прізвище, ініціали, посада, телефон, електронна адреса.

__________

* У плані наводяться найважливіші заходи, що потребують висвітлення у ЗМІ:

- у розділі 2 плану зазначається точна (приблизна) дата проведення інформаційних та іміджевих заходів;

- у розділі 3 плану зазначається місце проведення інформаційних та іміджевих заходів;

- у розділі 4 плану зазначається повна назва та тематика інформаційних та іміджевих заходів, спікери. Наприклад: "Прес-конференція заступника Голови Укрдержархіву О.В. Музичук на тему "Архіви для людей: виклики сучасності".

Додаток 6
до Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів
Державної архівної служби із засобами масової інформації
та своєчасного подання відповідної інформації державними
архівними установами та установами СФД

Орієнтовний план
виступів керівництва Укрдержархіву
на ____ півріччя ____ року

N
з/п 		 Теми виступів  Радіо  Телебачення  Друковані ЗМІ  Термін виконання (подання матеріалів, публікацій)  Відповідальні за виконання 
1.             
2.             
3.             

Додаток 7
до Регламенту організації взаємодії структурних підрозділів
Державної архівної служби із засобами масової інформації
та своєчасного подання відповідної інформації державними
архівними установами та установами СФД

План
найважливіших заходів, що проводитимуться у ____ році
у рамках реалізації системних соціально-економічних реформ,
інших пріоритетних напрямках діяльності Укрдержархіву

N
з/п 		 Орган виконавчої влади  Захід  Орієнтовна дата проведення  Місце проведення  Учасники*  Пропозиції щодо інформаційного супроводження заходу**  Очікуваний результат проведення заходу*** 
               

Директор
(повна назва установи) 		 підпис  ініціали, прізвище 

Виконавець:     
Начальник відділу
(повна назва структурного підрозділу)
контактний телефон, електронна адреса 		 підпис  ініціали, прізвище 

__________

* Зазначаються учасники, відповідальні та спікери.

** Зазначаються ЗМІ, у т. ч. електронні, з якими планується співпраця, та її форми (брифінги, прес-конференції, телепередачі, інтерв'ю, проведення консультацій з громадськістю та науковими експертами, ін.).

*** Одне-два речення по суті. Наприклад: "Врахування зауважень і пропозицій громадськості та публічне реагування на них, оприлюднення аналітичної інформації на веб-порталі Укрдержархіву".

Документи що посилаються на цей