Документ : О порядке ведения складского учета

О порядке ведения складского учета

ВОПРОС: Является ли обязательным ведение карточек складского учета на складе, если учет материалов ведется с помощью специальной компьютерной программы, позволяющей ежедневно (либо после каждой проведенной операции) выводить остатки материалов, а также составлять оборотные ведомости?

ОТВЕТ: Для документального оформления операций по движению материальных ценностей используются первичные учетные документы, типовые формы которых утверждены приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 г. N 193. К таким документам относятся и карточки складского учета материалов (форма N М-12).

Порядок документирования хозяйственных операций и их отражения в бухгалтерских регистрах определен Положением об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 03.04.93 г. N 250, с изменениями и дополнениями (далее Положение N 250) и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88.

В соответствии с п. 12 Положения N 250 записи в регистрах бухгалтерского учета производятся на основании первичных учетных документов, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций.

Первичные документы, в частности на бумажных и машинных носителях, должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дата и место составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражениях); должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи или другие знаки, которые однозначно идентифицируют лицо, осуществившее хозяйственную операцию.

Таким образом, в случае если документы, составляемые на машинных носителях, соответствуют приведенным требованиям, нет необходимости одновременно составлять эти документы еще и на бумажных носителях, в частности вести складской учет с использованием карточек.

При этом необходимым является использование программ, позволяющих вести учет, в соответствии с вышеизложенными требованиями именно на складе, а не только в бухгалтерии предприятия. В случае осуществления учета материалов с использованием компьютерной техники лишь в бухгалтерии, ведение на складе карточек складского учета и других первичных документов должно осуществляться в общем порядке.

Кроме того, при составлении предприятием документов на машинных носителях информации следует помнить, что такое предприятие обязано за свой счет и собственными силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию проверяющих или судебных органов и своих клиентов.