Документ : Командировочные расходы частного предпринимателя: как их оформить на себя и на работника

Командировочные расходы частного предпринимателя:
как их оформить на себя и на работника

1. В командировку едет работник

Общеизвестно, что физические лица - частные предприниматели (далее - ЧП), наравне с юридическими, имеют право наниматать работников. Если последние по заданию ЧП выезжают в другой населенный пункт и, соответственно, несут расходы на проезд, проживание и т. п., то ЧП должен иметь законные основания, чтобы все это им возместить. Правильно оформить документы важно не только ЧП, применяющим общую систему налогообложения, но и предпринимателям - плательщикам единого или фиксированного налога. Это им позволит, во-первых, отразить расходы предпринимательской деятельности, во-вторых, неудерживать из сумм компенсации налоге доходов, и в-третьих, избежать штрафных санкций. Но обо всем по порядку.

Мы расскажем об этих расходах на примере деятельности ЧП на общей системе налогообложения, так как для них этот вопрос наиболее актуален. Как и ранее, они руководствуются разд. IV Декрета о подоходном налоге. В нем сказано, что расходы, на которые ЧП может уменьшать полученный валовой доход (выручку), должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с получением этого дохода.

Итак, какие же документы следует оформить? Прежде всего обратимся к Инструкции о командировках. Именно она указывает, какую поездку считать служебной командировкой, и приводит перечень документов, подтверждающих понесенные в ней расходы.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Как видим, по Инструкции о командировках в служебную командировку работников могут направлять предприятия - юридические лица. О предпринимателях этот документ, к сожалению, не говорит ни слова. Означает ли это, что для работников ЧП установлены какие-то иные правила? Нет, - разъясняют специалисты Министерства финансов Украины в письме № 31-03170. Их аргументы таковы.

Согласно ст. 3 КЗоТа законодательство о труде регулирует трудовые отношения работников всех предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, вида деятельности, а также лиц, работающих по трудовому договору с физическими лицами. А ст., 121 КЗоТа гласит, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. При этом указанные расходы и компенсации выплачивают в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Кроме того, согласно ст. 46 ХКУ, заключая с гражданином трудовой договор (контракт, соглашение), предприниматель обязан обеспечить надлежащие и безопасные условия труда, оплату труда не ниже определенной законом и ее своевременное получение работниками, а также другие социальные гарантии в соответствии с законодательством Украины.

Из вышесказанного со всей очевидностью следует: при направлении работников в служебные командировки все субъекты предпринимательской деятельности (в т. ч. ЧП) должны соблюдать нормы действующего законодательства по вопросам служебных командировок, и в частности Инструкции о командировках. Она предполагает оформление таких документов:

- письменного распоряжения ЧП о направлении работника в служебную командировку (в нем указывают ФИО работника, который едет в командировку, куда, на какой срок и с какой целью);

- командировочного удостоверения по утвержденной форме;

- регистрацию удостоверения в специальном журнале, форма которого утверждена Инструкцией о командировках.

Отдельно остановимся на том, как правильно оформить командировочное удостоверение, поскольку оно является основанием для выплаты суточных - расходов на питание и финансирование личных нужд командированного лица. Исходя из установленной формы оно должно быть заверено печатью работодателя-отправителя как на лицевой стороне, так и на обратной - в подтверждение подписи должностного лица, даты и места выбытия (прибытия). А, как известно, ЧП может вести деятельность без печати. Так вот, чтобы оформить удостоверение как положено и иметь законное основание для отражения расходов и безналоговой выплаты работнику суточных (естественно, в пределах норм), ЧП придется заказать печать. Об этом сказано и в письме Минфина № 31-03170.

Напомним и о необходимости выдать работнику аванс на командировку. Невыполнение этого требования является нарушением законодательства о труде.

Если ЧП берет наличность для финансирования командировочных расходов не из выручки, а снимает со своего счета в банке, то в чеке он должен правильно указать ее целевое назначение (например, "аванс на командировку работникам" или "возмещение командировочных расходов"). Иначе ему грозит штраф в размере неправомерно истраченной наличности (ст. 1 Указа № 436).

После возвращения из командировки работник обязан составить "Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет". К нему прилагают командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (при командировках в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - копии загранпаспорта с отметками о дате пересечения границы), а также оригиналы документов, подтверждающих расходы (проездные билеты, квитанции об оплате стоимости постельного белья, проживания в гостинице и т. п.). Предприниматель утвердит отчет и затем возместит работнику деньги, или заберет неиспользованную часть аванса обратно. Предупреждаем, что отчет и суммы излишне израсходованных средств (если они есть) работник должен представить в течение трех банковских дней, следующих за днем окончания командировки. Иначе предприниматель, как его налоговый агент, вынужден начислить и удержать налог с доходов и штраф (п. 9.10 Закона о доходах). Кроме того, за это нарушение предусмотрен штраф и на самого ЧП - в размере 25% выданных под отчет сумм (ст. 1 Указа № 436).

Вы уже смогли убедиться, что с наличностью шутки плохи: шаг в сторону - и у налоговой есть повод для взысканий. В них также есть информация о том, как правильно оформить документы на командировку работников и принять у них отчет. Эти вопросы для ЧП и предприятий практически не отличаются.

Теперь о расходах ЧП. Они их формируют, руководствуясь ст. 5 Закона о прибыли. Что касается подтверждения командировочных расходов работников, то для таких случаев в Законе о прибыли предусмотрен отдельный пп. 5.4.8. Согласно ему к расходам относят:

- суточные за каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда (в пределах норм, установленных постановлением № 663);

- расходы работника на проезд, включая провоз багажа к месту командировки, по месту и обратно;

- оплату стоимости проживания в гостинице, а также включенные в счет расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений;

- стоимость телефонных переговоров;

- оформление загранпаспортов и разрешений на въезд (виз) и т. п.

Указанные расходы должны быть подтверждены оригиналами документов. Их прилагают к авансовому отчету работника (о нем мы упоминали выше). Кроме того, ЧП должен иметь документы, подтверждающие связь командировки с его основной деятельностью. Это могут быть приглашения принимающей стороны для заключения договоров, участия в семинарах, выставках, проводимых по тематике, совпадающей с основной деятельностью ЧП.

Как мы указывали выше, на работников ЧП распространяется ст. 121 КЗоТа о возмещении расходов и получении других компенсаций в связи со служебной командировкой. Там же сказано и о том, что за работником сохраняется средний заработок, начисленный за дни пребывания в командировке. Правда, сумму такой зарплаты ЧП относит на расходы не по пп. 5.4.8, а по пп. 5.6.1 Закона о прибыли.

2. Деловая поездка частного предпринимателя

А вот о деловых поездках самого предпринимателя следует поговорить отдельно. После вышеуказанных разъяснений Минфина может сложиться впечатление, что Инструкция о командировках в полной мере распространяется и на ЧП. Он ведь тоже физическое лицо, только работает не на "дядю", а на себя. И кушать ему хочется в дальней поездке ничуть не меньше, чем его наемному работнику. Неужели он вправе сам себе оформить командировочное удостоверение, отчитаться и затем выдать необлагаемые суточные?

Уверены, что это не так. Законодательство определяет предпринимательство как самостоятельную, инициативную, систематическую, на собственный риск хозяйственную деятельность, которую осуществляют субъекты хозяйствования (предприниматели) с целью достижения экономических и социальных результатов и получения прибыли (ст. 42 ХКУ). В свою очередь, хозяйственная деятельность - это деятельность субъектов хозяйствования в сфере общественного производства, направленная на изготовление и реализацию продукции, выполнение работ или предоставление услуг стоимостного характера, которые имеют ценовую определенность.

Отсюда вывод: ЧП нельзя приравнивать к наемным работникам, так как его предпринимательскую деятельность регулирует ХКУ Он не является работником по отношению к самому себе. Соответственно, на него не распространяются положения КЗоТа в части возмещения расходов и получения минимальных компенсаций в связи со служебными командировками. Так что на суточные предприниматель точно может не рассчитывать.

А вот все остальные расходы, связанные с дальними деловыми поездками (плату за проезд, проживание и т. п.), ЧП может отнести к расходам деятельности по пп.5.2.1 Закона о прибыли, соблюдая общие условия: такие расходы должны быть документально подтверждены квитанциями об оплате (платежными поручениями) и непосредственно связаны с полученным доходом (выручкой). Такая связь тоже должна подтверждаться документально: например, письмами (факсами) с приглашением принимающей стороны посетить семинар, выставку, заключить договор и т. п.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Декрет о подоходном налоге - Декрет КМУ "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. № 13-92.

2. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

3. Письмо № 31-03170 - письмо Минфина Украины от 15.04.04 г. № 31-03170-07-29/6353.

4. КЗоТ - Кодекс законов о труде.

5. ХКУ - Хозяйственный кодекс Украины.

6. Указ № 436 - Указ Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных" от 12.06.95 г. № 436/95.

7. Закон о доходах -Закон Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 22.05.03 г. № 889-IV.

8. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

9. Постановление № 663 - постановление КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж" от 23.04.99 г. № 663.

“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.