Документ : Товарно-транспортна накладна: коли потрібна і як правильно заповнити

Материал подготовлен специалистами издательства ООО "Баланс-Клуб"

Товарно-транспортна накладна:
коли потрібна і як правильно заповнити

Не секрет, що практично кожне підприємство у процесі здійснення своєї господарської діяльності стикається з необхідністю використання автомобільного транспорту. Проведення операцій поставки, купівлі-продажу, як правило, неможливе без здійснення транспортування товарно-матеріальних цінностей від підприємства-постачальника підприємству-покупцю. Бухгалтерський і податковий облік автотранспортних перевезень, як і проведення будь-якої іншої господарської операції, вимагає повного та своєчасного оформлення первинної документації.

Що таке ТТН і скільки їх може бути?

В Україні основними документами на перевезення вантажу є товарно-транспортні накладні та дорожні листи. Залежно від специфіки вантажу можуть оформлятися і додаткові документи. Обов'язковим же є оформлення товарно-транспортної накладної форми № 1-ТН (далі - ТТН) незалежно від умов оплати за роботу автомобіля, умов перевезення підприємством вантажів - як на комерційній основі, так і для власних потреб, а також видів перевезень. Для деяких видів вантажів (алкоголь, хлібобулочні вироби, молочна сировина) існують спеціалізовані товарно-транспортні накладні. У міжнародних перевезеннях також використовується товарно-транспортна накладна спеціальної форми.

Товарно-транспортна накладна типової форми № 1-ТН - це єдиний первинний документ, який є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника та оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку. Товарно-транспортна накладна додається до дорожнього листа.

Товарно-транспортна накладна виписується вантажовідправником на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.

ТТН виписують у чотирьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ. Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передаються водієві;

- другий примірник, який водій здає вантажоодержувачу, є підставою для оприбуткування ТМЦ;

- третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник пересилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення;

- четвертий примірник додається до дорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

Для вантажів нетоварного характеру, за якими не ведеться складський облік, а облік ведеться шляхом замірювання, зважування, геодезичного замірювання тощо, ТТН виписують у трьох примірниках. Перший примірник служить для обліку виконаних перевезень у вантажовідправника, другий - для здійснення розрахунків за використаний у перевезеннях автотранспорт, третій - для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати водієві.

Торгівля "транзитом".
Хто кому і які документи виписує?

У вітчизняному бізнесі часто зустрічаються схеми торгівлі, коли у посередника (назвемо його підприємство ТОВ "Бузок") немає відповідних умов для зберігання придбаного товару на своєму складі або йому не треба перевозити товар на свій склад, тому він залишає товар на відповідальному зберіганні у продавця чи виготівника (підприємство ЗАТ "Акація"). Потім реалізовує його, укладаючи договір купівлі-продажу з оптовиком дрібніше або роздрібним магазином (назвемо його ПП "Тюльпан"), причому відвантаження товару здійснюється зі складу ЗАТ "Акація". Назвемо таку торгівлю торгівлею "транзитом".

Торгівля "транзитом" передбачає різні умови поставки товарів. Вони повинні бути передбачені в договорах купівлі-продажу (поставки).

Далі розглянемо порядок документального оформлення торгівлі “транзитом” на кожному етапі її здійснення (див. схему) (зі схемою ви можете ознайомитись в розділі “Довідники” підрозділі “Додатки до документів” папка “Консультації”).

Передусім посереднику ТОВ "Бузок" необхідно придбати товар у виробника або великого постачальника - підприємства ЗАТ "Акація". Для участі в прийманні товару ТОВ "Бузок" направляє на склад ЗАТ "Акація" свого представника, заздалегідь виписавши йому довіреність на отримання цінностей за формою № М-2 або № М-26, за якою він прийме товар. ЗАТ "Акація" виписує супровідні документи (рахунок, накладну, податкову накладну, сертифікат, акт приймання-передачі тощо), на підставі яких бухгалтерія ТОВ "Бузок" прибуткує ці ТМЦ.

Після здійснення приймання товарів ТОВ "Бузок" проводить їх передачу на відповідальне зберігання підприємству-виготівнику ЗАТ "Акація" на підставі договору про відповідальне зберігання.

Якщо ТОВ "Бузок" вивозить ТМЦ власним транспортом, то воно зобов'язане виписувати ТТН за загальними підставами із заповненням усіх передбачених граф. У даному випадку ТТН заповнюється як при перевезенні вантажу покупцеві і ТОВ "Бузок" буде вантажовідправником і перевізником.

Може трапитися, що товар забирає самостійно дрібний оптовик - ПП "Тюльпан". Відвантаження зі складу ТМЦ, що знаходяться на відповідальному зберіганні, безпосередньо покупцям цих товарів здійснюється згідно з письмовим розпорядженням власника - ТОВ "Бузок". При цьому відвантаження ТМЦ повинне обов'язково здійснюватися за участю представника ТОВ "Бузок", оскільки на правах власника товарів воно повинне отримати довіреність від ПП "Тюльпан", що прибуло за ТМЦ, і виписати необхідні видаткові документи. На підставі цих документів бухгалтерія ТОВ "Бузок" списує продані ТМЦ.

Однак бувають випадки, коли продавець - ТОВ "Бузок" не має практичної можливості виписати ТТН. У такій ситуації ТТН може виписати і покупець. Адже право власності в одержувача ТМЦ за договором виникає з моменту його передачі, якщо інше не передбачене законом або договором. Таким чином, отримавши накладну підприємства-посередника і ставши власником товару, ПП "Тюльпан" має право розпоряджатися ним, а отже, транспортувати вантаж самостійно, і має право оформити ТТН відповідно до отриманої накладної. У цьому випадку ПП "Тюльпан"самостійно заповнює всі розділи ТТН.

Також для вивезення вантажу покупець або продавець має право найняти стороннього перевізника - ПП "Автоперевезення". У цьому випадку вантажовідправником буде ТОВ "Бузок", перевізником - ПП "Автоперевезення", а вантажоодержувачем - ПП "Тюльпан".

Заповнення граф від імені вантажовідправника, вантажоодержувача і перевізника в цих випадках для зручності подамо в таблиці.

Ситуація	Заповнення граф ТТН від особи
	вантажо- відправника	вантажо- одержувача	перевізника
1 . Вантаж вивозить продавець ТОВ "Бузок" на власному автотранспорті і передає ПП "Тюльпан" на складі покупця	ТОВ "Бузок"	ПП "Тюльпан"	ТОВ "Бузок"
2. Вантаж вивозить покупець ПП "Тюльпан" на власному автотранспорті зі складу ЗАТ "Акація"* (самовивіз)	ПП "Тюльпан"	ПП "Тюльпан"	ПП "Тюльпан"
3. Вантаж на склад ПП "Тюльпан" доставляє сторонній перевізник ПП "Автоперевезення"	ТОВ "Бузок"	ПП "Тюльпан"	ПП "Автопе- ревезення"
* Отримавши видаткову накладну від ТОВ "Бузок" на складі ЗАТ "Акація" і ставши власником товару, ПП "Тюльпан" має право транспортувати вантаж самостійно і виписати ТТН "на самого себе".

Особлива умова виписування ТТН

До вказаного слід додати, що незалежно від того, хто здійснює перевезення, ТТН може бути виписана тільки за наявності дорожнього листа встановленої форми. Адже в обов'язки вантажовідправника при заповненні ТТН входить зазначення поряд з іншими реквізитами номера дорожнього листа, найменування перевізника, державних номерів автомобіля і причепів та інших даних дорожнього листа.

Нюанси заповнення ТТН

ТТН заповнюється в кілька етапів. Етапи заповнення і відомості, що заносяться до відповідних граф ТТН вантажовідправником, вантажоодержувачем і перевізником, здійснюються відповідно до Інструкції № 228/253.

До ТТН можуть уноситися коригувальні записи і на шляху доставки вантажу у разі зміни адреси призначення або при зміні автомобіля.

При зміні адреси призначення відповідні записи вносять до рядка "Переадресування". Графи "Вантажоодержувач" і "Пункт розвантаження" виправляються так, щоб можна було прочитати раніше написане. Якщо треба перевантажити товар з однієї машини на іншу, то складається акт, на підставі якого проставляються реквізити і викладається короткий зміст акта у графі "Відмітки про складені акти". Для цього виправляються графи "Авто-підприємство", "Водій" та "Автомобіль" і підтверджуються підписами відповідальної за зміни особи.

Бувають ситуації, коли в розділі "Відомості про вантаж" товарно-транспортної накладної неможливо перерахувати всі характеристики ТМЦ, що перевозяться, тоді до неї як невід'ємна частина додається спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат та інша форма первинного обліку). При цьому в товарному розділі ТТН робиться відповідна відмітка. ТТН без доданої такої товарної накладної вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з вантажовідправниками та вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водієві.

Якщо перевозяться однорідні вантажі від вантажовідправника на адресу вантажоодержувача на одну й ту ж відстань за умови цілості вантажу допускається оформлення однієї ТТН на весь обсяг вантажу за зміну. При цьому оформлення проміжних їздок здійснюється з видачею вантажовідправником водієві автомобіля талона на кожну окрему їздку. Порядок оформлення талона застерігається вантажовідправником і вантажоодержувачем. Реквізити талона включають відомості, що визначають кількість перевезеного вантажу, час роботи автомобіля, простою за кожну їздку, а також інші показники, необхідні для їх подальшого занесення до ТТН.

Час прибуття автомобіля для завантаження встановлюється з моменту, коли водій подав дорожній лист у пункті навантаження, а час прибуття автомобіля для розвантаження - з моменту пред'явлення водієм товарно-транспортної накладної в пункті розвантаження. Навантаження і розвантаження вважаються закінченими після вручення водієві належним чином оформлених товарно-транспортних накладних на навантажений і вивантажений вантаж. Перевізник має право відмовитися від прийняття вантажу для перевезення, якщо замовник не підготував вантаж або необхідні товарно-транспортні документи чи без попереднього узгодження з перевізником змінені реквізити цих документів.

При визначенні кількості вантажу за допомогою зважування перевізник не несе матеріальної відповідальності у випадках розбіжності між масою вантажу, указаною в ТТН, і фактичною масою доставленого вантажу, якщо різниця маси не перевищує відповідних нормативів природних втрат маси вантажу.

Інструкцією № 228/253 було передбачено, що ТТН є бланком суворої звітності з усіма обставинами видачі, обліку і зберігання, що випливають із цього. Однак рішенням Держкомпідприємництва дію цієї Інструкції було припинено. Після цього деякі оптимісти вирішили, що бланки товарно-транспортних накладних узагалі скасовані і можна їздити без них. Насправді ж скасування стосується лише обов'язковості застосування ТТН як бланків суворої звітності (тобто бланк ТТН не є обов'язково бланком суворої звітності, він може бути надрукований безпосередньо на підприємстві (у підприємця) з дотриманням установленої форми, а може бути придбаний як бланк суворої звітності). Форми ж цих документів були затверджені раніше Наказом № 488/346, де говориться, що товарно-транспортна накладна є обов'язковим документом, необхідним для здійснення перевезень вантажним автомобільним транспортом, і їх використання ніхто не скасовував.

ТТН не виписувалася: що робити?

На практиці можуть трапитися ситуації, коли ТТН не виписується. А вантаж доставити необхідно. Як правильно вчинити в цій ситуації, яка відповідальність передбачена за відсутність ТТН, як її уникнути і як не позбавитися товару? Усе це й розглянемо далі.

Для бухгалтера важливість правильного оформлення ТТН викликана тим, що вона є первинним документом для складського, оперативного і бухгалтерського обліку. Тому в деяких випадках працівники податкової інспекції намагаються не визнавати валові витрати покупця, якщо відсутня ТТН, але є звичайна накладна. Вони мотивують це тим, що оскільки немає документів про доставку товару, значить, товар не отриманий (конфлікти виникають у тих випадках, коли мова йде про ТМЦ, які доставляються явно автотранспортом), а отже, немає і валових витрат.

Ці вимоги необґрунтовані. ТТН замінює для покупця звичайну товарну накладну лише при доставці ТМЦ вантажним автотранспортом і свідчить не тільки про факт придбання, але й про понесені витрати з транспортування. Та й Закон про прибуток не передбачає наявність спеціальних податкових документів для перевезення вантажів. Тобто застосування товарно-транспортних накладних у податковому обліку і застосування фінансових санкцій у разі відмови у виписуванні ТТН вантажовідправником чинним законодавством не передбачене. Але в той же час без наявності ТТН покупцеві буде складно обґрунтувати включення до валових витрат вартості транспортних послуг, якщо вони застережені в договорі або відображені в накладній окремим рядком, а також транспортних послуг, отриманих від перевізника.

Говорячи про штрафи за відсутність ТТН, слід зазначити, що відповідно до ст. 164-2 КУпАП за порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку контрольно-ревізійна служба (ст. 234-1) має право накладати штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Якщо у вас немає ТТН, для того щоб не платити штраф, можна заявити (скласти акт) про те, що в даному випадку було невідомо, у який спосіб вивозитиметься товар, покупці не пред'являли ніяких документів, що підтверджують спосіб вивезення товару зі складу. Адже ТТН може бути виписана тільки у випадку, якщо точно відомо, що перевезення вантажів здійснюється вантажним автомобільним транспортом за наявності дорожнього листа автомобіля. В інших же випадках виписування ТТН є неправомірним.

Нерідко вантажоперевізник стає жертвою співробітників міліції або ДПС, які намагаються вилучити вантаж, посилаючись на відсутність ТТН на нього. Так, згідно зі ст. 16 Закону № 3353 і у випадку, якщо автомобіль та вантаж, що перевозиться, належать підприємству, водій зобов'язаний мати при собі всі необхідні документи на вантаж і пред'явити їх на вимогу працівника міліції. У разі відсутності ТТН на вантаж співробітник міліції зобов'язаний на місці виписати протокол і відпустити вас. Вилучення майна чинним законодавством у цьому випадку не передбачене.

Також бувають випадки, коли співробітники контролюючих органів вимагають наявності ТТН при перевезенні вантажів легковим автотранспортом. Ця вимога незаконна. Для аргументованої відмови у виконанні цієї вимоги скористайтеся пунктом 1 Наказу № 488/346, відповідно до якого товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН) є обов'язковою для застосування при первинному обліку роботи саме вантажного автомобіля, тобто транспортного засобу, у техталоні якого вказана його приналежність до вантажних. Що ж стосується легкових автомобілів, то для оформлення ТМЦ, які перевозяться ними, достатньо використовувати звичайну накладну на відпуск ТМЦ (ф. № М-20).

ТТН і підприємці

Однозначної думки про необхідність наявності ТТН для підприємців-"єдинників" у сфері торгівлі, що перевозять товари на власному вантажному автомобілі, досі немає (щодо легкового - див. вище). Підприємці найчастіше перевозять вантаж без будь-яких підтвердних документів (наприклад, для його подальшої реалізації), і, з одного боку, положення Закону № 3353, Наказу № 488/346 вимагають наявності ТТН, а іншими нормами (Указом № 727, Листом № 6990) наявність документів на товар (якими є і ТТН) у цьому випадку не передбачена, адже підприємці-"єдинники" у сфері торгівлі не зобов'язані документально "оприбутковувати" товар і вести бухгалтерський облік (ТТН - це в тому числі й документ для прибуткування і списання ТМЦ). I, як показує практика, багато підприємців транспортують вантаж без ТТН.

Нерідко трапляється, що перевіряючі спеціально чекають підприємців, які купили на ринку товар, з метою його вилучення. Якщо вас затримали, не сперечайтеся зі співробітником міліції.

Пред'явіть йому своє свідоцтво про держреєстрацію та інші наявні документи, дайте записати ваші реквізити. Повідомте йому, що він може передати ваші дані для перевірки органам ДПС, МВС, але вимагати від вас наявності ТТН не має права.

Ви також можете заявити, що товар придбаний для особистих цілей, адже ніякий нормативно-правовий акт не обмежує вас у кількості зроблених покупок. Треба наполягати на цьому і не давати ніяких письмових пояснень, крім зауважень при підписанні прочитаного вами протоколу. Ну і звичайно, найбільш безпечний вихід - виписувати ТТН самому на себе за правилами, указаними вище, але це автоматично вимагає від вас заповнення і наявності дорожнього листа автомобіля.

Незайвим буде також возити із собою шпаргалку з витягами із законодавства, щоб у разі чого грамотно апелювати до вимог перевіряючих.

Бухгалтерський і податковий облік "суворих" ТТН

Як уже говорилося вище, використання "суворих" ТТН носить рекомендаційний характер. Але якщо ви використовуєте "суворі" ТТН, то до їх обліку справедливі вимоги, що відносяться до бланків суворої звітності. Необхідно призначити відповідальну особу, реєструвати бланки у спеціальній книзі обліку, зберігати "суворі" ТТН у спеціальних місцях, періодично проводити їх інвентаризацію, списувати за спеціальним актом.

Бланки "суворих" ТТН за вартістю придбання відповідно до Плану рахунків відображаються в бухгалтерському обліку по дебету субрахунка 209 "Інші матеріали". Одночасно вартість бланків документів суворої звітності підлягає зарахуванню на забалансовий рахунок 08 "Бланки суворого обліку", за вартістю, встановленою Інструкцією № 228/253. Відповідно до неї облікова вартість "суворих" бланків ТТН становить 0,1 мінімального розміру заробітної плати за 1 комплект. Аналітичний облік бланків ТТН ведеться відповідно до місць зберігання, із зазначенням нумерації та вартості таких бланків.

Оскільки витрати на придбання "суворих" бланків ТТН прямо пов'язані з господарською діяльністю платника податків, то згідно з пп. 5.2.1 ст. 5 Закону про прибуток витрати на їх придбання включаються до складу валових витрат звітного періоду за першою подією - придбанням або оплатою. При цьому за результатами звітного періоду згідно з п. 5.9 Закону про прибуток здійснюється коригування валових витрат на величину приросту (убутку) балансової вартості купованих товарів, у тому числі й бланків ТТН.

Перелік документів

1. КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X, зі змінами.

2. Закон № 3353 - Закон України від 30.06.93 р. № 3353-XII "Про дорожній рух".

3. Указ № 746 - Указ Президента України від 03.07.98 р. № 727/98 "Про спрощену систему оподаткування, обліку і звітності суб'єктів малого підприємництва" у редакції Указу Президента України від 28.06.99 р. № 746/98.

4. Наказ № 488/346 - наказ Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 488/346 "Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля".

5. Інструкція № 228/253 - Інструкція про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 07.08.96 р. № 228/253.

6. Лист № 6990 - лист ДПАУ від 14.05.99 р. № 6990/7/23-3117 "Про відповідальність за неоприбуткування товару".

Олександр Друшляк,
головний бухгалтер, м. Севастополь

Материал получен из еженедельника "Баланс"
№ 22 , (30.05.2005), стр.36